Как заполнить спецификацию к договору поставки товара по образцу

Спецификация — это приложенный к договору поставки перечень товаров, которые надлежит поставить заказчику. Он конкретизирует наименование, количество, ассортимент, а иногда и цену поставляемого товара.

Составляются спецификации в различных случаях. Самым распространенным является ситуация, когда между сторонами заключен длящийся договор поставки, подразумевающий постоянные взаимоотношения между заказчиком и поставщиком, согласно которым последний периодически поставляет различную продукцию.

Оговорить весь перечень поставляемых товаров это в одном договоре невозможно, и на помощь приходят спецификации. Однако и по разовым договорам спецификации также составляются, поскольку это очень удобно, и позволяет обоим сторонам четко и наглядно представлять, какая продукция будет поставлена.

Все приложения к любым договорам составляются в той же форме, что и основное соглашение. Соответственно ввиду того, что договор поставки стороны заключают в письменной форме, то и спецификация к нему должна быть оформлена письменно.

Ни один нормативный акт не утверждает формы спецификации к договору поставки и образец заполнения документа также отсутствует. Это означает, что участники сделки должны разработать ее самостоятельно. О том, как это сделать, расскажем далее.

Спецификация на поставку металлопроката: структура и содержание

Спецификация должна максимально конкретизировать договор. Любая спецификация оформляется для защиты интересов покупателя, чтобы он мог сверить полноту фактически поставленных изделий с договорным объемом. Поэтому, спецификация готовится в свободной форме. Однако основные требования к ее содержанию нужно описать подробнее:

• Спецификация должна содержать дату подписания, которая совпадает с датой подписания основного соглашения между сторонами сделки;
• В спецификации отражается суть договора, так как она является приложением к нему. Это необходимо для четкой привязки такой спецификации к конкретному соглашению;
• В спецификации подробно перечисляются наименования товара, подлежащего поставке и объем каждого вида продукции. При этом в спецификации указывается диаметр изделий, толщина стенок и другие признаки того или иного вида товара;
• В спецификации следует прописывать обязанность поставщика предоставить продукцию в строгом соответствии с содержанием документа.

Подготовленный документ прилагается к основному соглашению, так как без него он не имеет какой-либо силы.

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, выделяют пункты:

1. Порядковый номер.
2. Наименование товара, работы или услуги.
3. Технические характеристики.
4. Количество.
5. Единица измерения.
6. Цена за единицу.
7. Общая стоимость по каждой позиции.
8. Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг имеет аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно прописывают график исполнения.

Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться

1. В самом договоре обязана быть ссылка или другой вид информационного уведомления о наличии в договоре поставки спецификации.
2. Спецификация обязана быть заполнена на отдельном листе и подписана до того момента как товар получен.
3. Товар, указанный в спецификации обязан быть согласован обеими сторонами.
4. в самой спецификации обязаны стоять подписи обеих сторон в противном случае, документ будет недействительным.
5. Обязательно документ обязан быть составлен в 2 экземплярах.

Порядок заполнения спецификации:

1. Дата подписания спецификации в шапке спецификации.
2. Номер документа.
3. Данные о том, к какому именно соглашению спецификация является приложением.
4. Реквизиты покупателя и поставщика.
5. Правильное наименование организаций обеих сторон. Обязаны быть указаны дважды.
6. Реквизиты сторон указываются в конце спецификации.
7. Наименования сторон прописываются вначале.
8. Печати и подписи сторон.
9. Дата заключения этого документа.

г. ___________ «___» ______________ 20___ г.

_______________________________, именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице __________________________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора ______________________________________, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор поставки товара о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.

1.1. Поставщик в течение срока действия настоящего договора обязуется поставлять, а Покупатель принимать, оплачивать _____________________ именуемый(ую) в дальнейшем Товар.

1.2. Количество, цена, номенклатура товара согласовываются сторонами в спецификации. Цена товара в спецификации приводится с учетом НДС-18%.

1.3. Спецификация являются неотъемлемой частью настоящего договора.

1.4. В целях надлежащего исполнения налоговых обязательств по настоящему договору каждая из сторон обязуется представить противной стороне связи копии следующих документов:

• свидетельство о государственной регистрации;
• свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, по месту нахождения на территории РФ.

1.5. Указанные в п. 1.4 настоящего договора документы являются его неотъемлемой частью.

1.6. Копии договора и документов имеют статус юридической силы до получения заверенных подписью директора и печатью организации документов по почте.

2. КАЧЕСТВО И КОМПЛЕКТНОСТЬ ТОВАРА.

2.1. Качество и комплектность поставляемого товара должны соответствовать ГОСТам и ТУ завода-изготовителя.

2.2. Гарантийный срок устанавливается заводом-изготовителем, условия гарантийного обслуживания на товар оговорены в формуляре. (Гарантийные обязательства распространяются на товар, прошедший в обязательном порядке регистрацию и постановку на гарантийный учет).

2.3. Приемка товара по количеству и качеству осуществляется Покупателем в соответствии с Инструкциями Госарбитража СССР №№ П-6 и П-7 (с изменениями и дополнениями).

3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.

3.1. Покупатель обязан оплатить товар по согласованной в договоре цене. Увеличение цены допускается только по согласованию сторон.

3.2. Товар оплачивается Покупателем на основании выставленного счета путем 100 % предоплаты.

3.3. Транспортные расходы по доставке товара (ж/д тариф, погрузка, охрана груза и т.д.) оплачивает Покупатель за 5 (пять) дней перед отгрузкой на основании выставленного счета .

3.4. Расчеты между сторонами осуществляются по согласованию сторон в следующей форме:

• перечисление денежных средств на расчетный счет Поставщика;
• обязательства по оплате считаются исполненными в день зачисления денежных средств на расчетный счет Поставщика.
• Транспортные услуги оплачивает «Покупатель».

3.5. Право собственности на товар переходит от Поставщика к Получателю с момента передачи товара от Поставщика первому грузоперевозчику.

4. СРОК И ПОРЯДОК ПОСТАВКИ.

4.1. Поставщик отгружает товар в сроки, оговоренные в спецификации.

4.2. Поставщик отгружает товар Покупателю по реквизитам указанным в настоящем договоре. В случае изменения реквизитов грузополучателя, Покупатель обязан уведомить Поставщика не ранее чем за 5 (пять) дней до начала отгрузки.

4.3. Способ отгрузки и вид транспорта: ж/д транспорт, автотранспорт, самовывоз. Способы отгрузки, конкретные виды транспорта и условия поставки отдельно по каждой партии продукции указываются в спецификации.

4.4. Поставщик уведомляет Покупателя об отгрузке товара по факсимильной связи, путем предоставления копии накладной, в течение 2 (двух) дней с даты отгрузки.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН.

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

6. СЛУЧАИ ОСВОБОЖДЕНИЯ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ (ФОРС-МАЖОР).

6.1. Стороны освобождаются от ответственности за невыполнение обязательств по настоящему договору в случае, если это невыполнение вызвано форс-мажорными обстоятельствами, которые признаются по действующему законодательству. В этом случае установленные сроки по выполнению обязательств, указанных в договоре переносятся на срок, в течение которого действуют форс-мажорные обстоятельства.

7. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.

7.1. Все споры и разногласия между сторонами, возникающие в период действия настоящего договора подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.

8. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА.

8.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания уполномоченными лицами сторон и действует до «__» __________ 20___ г.

9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

9.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.

9.2. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями сторон.

10. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:

Поставщик: Покупатель:

11. ПОДПИСИ СТОРОН:

СПЕЦИФИКАЦИЯ №1

к договору поставки № __ /______ от «___» ____________ 20___ г.

Обозначение

Наименование

Кол-во,
шт.

Цена, руб.
с НДС 18%

Сумма, руб.
с НДС 18%

Особенности оформления и составления

Жёсткие стандарты по её заполнению с указанием конкретных граф, строк и столбцов в российском законодательстве отсутствуют. Допускается оформление в свободной форме. Исходя из богатой накопленной сложившейся практики предпринимательства, самым рациональным будет записать спецификацию в табличной форме с указанием по каждому наименованию и другим отличительным чертам изделий следующие графы:

• №(номер по порядку);
• полное наименование единицы продукции;
• его соответствие ГОСТу, другим установленным стандартам, подтверждающим качество и индивидуальные признаки;
• указание его характеристик;
• единица измерения(штук, килограмм, тонн, погонных метров и т. д.);
• цена за единицу;
• количество продукции;
• сумма по партии поставляемого товара.

После записи во все строки по каждой индивидуальной единице продукции в конце таблицы подсчитывается общая стоимость отгрузки по данной спецификации, сумма налога на добавленную стоимость и окончательный итог с учётом НДС.

После заполнения таблицы в следующих абзацах указываются существенные правила отгрузки:

1. условия транспортировки согласно правилам Инкотермс или в другом определённом сторонами порядке;
2. сроки поставки;
3. место доставки, условия складирования, упаковки и хранения.

Форма спецификации для договора

Законом не установлено унифицированных форм для спецификаций. Однако в реальных договорных отношениях и в судебной практике были выработаны некоторые общие требования к спецификациям.

Для отображения всех характеристик в хозяйственном обороте принято использовать табличную форму спецификации.Такая форма спецификации является наиболее удобной и наглядной. В таблице обычно в строках используются наименования товаров, работ, услуг. В столбцах обычно отражаются:

• количество товаров, работ, услуг;
• стоимость одной единицы;
• требования ГОСТ, СНиП, ТУ к товарам, услугам, результатам работ;
• общая стоимость.

Кроме таблицы, являющейся основной частью спецификации, в данном документе обычно отображаются реквизиты:

• в шапке документа обозначается заголовок, в котором указывается на наименование документа — «Спецификация к договору поставки». Также здесь следует указать ссылку на сам договор — его номер, дату;
• под шапкой указывается дата подписания спецификации;
• желательно указание города (может иметь значение при определении подсудности, применимого права и для других обстоятельств);
• реквизиты сторон договора (паспортные данные для физических лиц и данные ЕГРЮЛ для юридических лиц);
• ссылка на основной договор и описание его предмета;
• таблица с основными характеристиками товаров, работ, услуг;
• реквизиты и подписи сторон.

Зачастую подписание договора происходит при личном участии сторон, а спецификациями обмениваются посредством факса или электронной почты. Учитывайте, что в таком случае необходимо, чтобы были доказательства, что адрес электронной почты достоверно принадлежит другой стороне договора. Обычно это реализуется путем включения в текст самого договора, подписанного сторонами, адресов электронной почты сторон.

Как заполнять

Требований к составлению в контрактном законодательстве нет. Если сами разрабатываете этот документ, то обязательно укажите следующие поля для заполнения:

1. Номер по порядку.
2. Название товара, работы или услуги.
3. Теххарактеристики.
4. Количество товара или объем услуг (работ).
5. Единица измерения.
6. Стоимость каждой позиции.
7. Общая стоимость по каждой позиции. Складывается путем умножения количества на цену этой позиции.
8. Итого.

В качестве дополнительных сведений предусмотрите график исполнения. Этот документ, как и контракт, подписывается сторонами сделки и составляется в том же количестве экземпляров, что и контракт.