Особенности составления должностной инструкции администратора магазина и образцы документов

Должностная инструкция администратора — образец

Чаще всего должность администратора используется в организациях, оказывающих услуги (ресторанах, салонах красоты, гостиницах). В магазине тоже может быть администратор, в задачи которого входят не столько продажи, сколько взаимодействие с клиентами — именно это черта отличает администратора от остального персонала.

Администратор организует работу персонала и взаимодействует с клиентами, разрешая нестандартные ситуации. Проще говоря, это своеобразный организатор обслуживания посетителей. При этом в одних организациях должность именуется просто администратором, а в других работодатели конкретизируют название, добавляя сферу деятельности сотрудника (например, администратор гостиницы).

Права и должностные обязанности всех административных должностей схожи, работодатель должен вносить только некоторые коррективы, связанные с областью деятельности компании или сотрудника. Последнее актуально еще и потому, что в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, упоминается только должность администратора и каких-то ее подвидов там не предусмотрено. Однако квалификационные характеристики этой должности вполне можно взять за основу при составлении должностной инструкции, например, администратора гостиницы.

Принципы работы

Администратор магазина является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он — взаимодействующее звено между отделами всего магазина.

Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.

Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.

Должностная инструкция администратора салона красоты + Стандарт записи

Поделитесь в социальных сетях

Администратор салона красоты выполняет три блока обязанностей:

• Ведет запись, продавая услуги и товары салона.
• Обслуживает клиентов в салоне красоты.
• Выполняет часть операций внутренних процессов салона красоты.

Обязанности, ответственность и права администратора салона красоты прописывают в Должностной инструкции. В этом материал мы приводим пример такой инструкции целиком.

Кого берут на должность администратора салона красоты

Руководители современных салонов красоты, косметологических центров и СПА ищут на должность администратора человека, обладающего интеллектом для работы с CRM и выполнения разнообразных задач. А также — коммуникативными навыками и исполнительностью, для обслуживания клиентов в сервисной модели предприятия

Все чаще от администратора салона красоты требуется знание английского языка.

Несмотря на усилия руководителей по рекрутингу и обучению администраторов обязанностям, ошибки в работе — частое явление.

Поэтому, все больше предприятий понимают, что нельзя взять на работу администратора и не имея не только должностной инструкции (этот документ обязан быть на предприятии, согласно трудовому законодательству), но и Стандартов обслуживания клиентов.

Читайте пример шаблона должностной инструкции администратора салона красоты, косметологического центра и СПА и часть Стандарта записи клиента в салон красоты.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АДМИНИСТРАТОРА САЛОНА КРАСОТЫ

Название салона, косметологического центра, СПА

«___» ___________20__ г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Украины порядке, приказом директора.
1.3. Администратор подчиняется директору.
1.4. График работы администратора составляется и утверждается директором.
1.5. На время отсутствия администратора (отпуск, болезнь и прочее) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Администратор должен знать:

• организационную структуру, права и обязанности и режим работы персонала;
• документы: «перечень стандартов, регламентирующих работу администратора«;
• услуги, которые оказывает салон красоты N;
• товары, которые продаются в салоне красоты N;
• цены на все услуги и товары;
• цены на услуги основных конкурентов;
• текущие акционные предложения;
• планировку и стандарт оформления помещений и витрин;
• ФИО и график работы специалистов;
• правила и нормы охраны труда;
• документы, регламентирующие работу салон красоты N;
• утвержденную механику различных мероприятий и действий, направленных на продвижение, укрепления имиджа и продажи услуг и товаров.

2. ТРУДОВАЯ ДИСЦИПЛИНА

2.1. Рабочий день — это время, которое администратор обязан находиться в салоне красоты вне зависимости от записи клиентов. Рабочий день администратора начинается в 8.30 и заканчивается в 21.00
2.2. В случае если администратор не может по уважительной причине выйти на работу, согласно графику, то обязан заранее не позже 3-х часов предупредить об этом директора.
2.3. В случае если администратору необходимо в силу уважительных обстоятельств изменить свой график работы, он может обсудить эту возможность с директором.
2.4. Администратор обязан хранить свои вещи в специально отведенном для этого месте.
2.5. Курение в помещении салона красоты и у входа категорически запрещено.
2.6. Администратор обязан находиться на своем рабочем месте – за стойкой администратора, за исключением случаев:
a. проведения экскурсии Клиенту;
b. консультирование Клиента у витрины;
c. обслуживание Клиента в зоне ожидания;
d. форс-мажорных ситуаций.
2.7. Администратору запрещено располагаться в зонах отдыха и ожидания, предназначенных для Клиентов, в том числе, когда Клиентов нет.
2.8. Запрещено использовать служебный телефон в рабочее время для личных разговоров.
2.9. Администратор обязан выходить на работу в форме, согласно стандарту.
2.10. Администратор обязан носить бейдж.

3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Администратор салона красоты продает услуги и товары салона красоты; обслуживает клиентов, организовывает и контролирует внутренние процессы предприятия. Его работе регламентируется соответствующими стандартами. Администратор обязан:

• осуществлять запись Клиентов на услуги, согласно стандарту;
• информировать Клиентов об особенностях получения услуг в (за сколько минут Клиенту нужно прийти на услугу, сколько она будет длиться, сколько стоить), согласно стандарту;
• напоминать Клиентам о записи, согласно стандарту;
• информировать Клиентов об особенностях парковки, транспортных развязок и пробок, способов приезда из разных районов города, согласно стандарту;
• выяснять причину отмены или не прихода Клиента, сделавшего предварительную запись и вносить информацию в программное обеспечение, согласно стандарту;
• продавать Подарочные Сертификаты и товары;
• консультировать Клиентов о текущих акциях, новинках, новых технологиях, согласно стандарту;
• предлагать Клиентам напитки (чай, кофе, вода), готовить и подавать их, согласно стандарту;
• консультировать по вопросам оказываемых услуг и используемых технологий, согласно стандарту;
• информировать специалистов о записи на день (кол-во клиентов и услуги);
• обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей, согласно стандарту;
• проводить инвентаризацию, согласно стандарту
• принимать жалобы Клиентов салона, согласно стандарту;
• решать организационно-технические задачи (организация обучения, починки неисправностей и др.) по мере их возникновения;
• контролировать размещение, обновление и состояние рекламы внутри помещения и на здании, согласно стандарту;
• собирать заявки у специалистов о необходимости закупки материалов и товаров, согласно стандарту;
• следить за чистотой и порядком в помещении, согласно стандарту;
• информировать директора об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

4. ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ

4.1. Администратор не имеет права отзываться в критическом тоне о Клиентах и сотрудниках как на рабочем месте, так и за ее пределами.
4.2. Администратор не имеет право обсуждать Клиентов с другими Клиентами.
4.3. Администратор не имеет права отзываться в критическом тоне о конкурентах, как на рабочем месте, так и за ее пределами.
4.4. Спорные вопросы, возникающие в процессе работы между персоналом, должны сообщаться директору.
4.5. Администратору запрещено переводить свои профессиональные отношения с
клиентами на уровень личных отношений.
4.6. Администратор понимает, что старания всей команды будут тщетными, если хоть один человек позволит себе небрежное поведение, например, будет:
a. зевать;
b. болтать;
c. заниматься собой;
d. высокомерен;
e. пахнуть табаком от перекуров;
f. изображать на лице проблемы.
4.7. Администратор должен знать и соблюдать правила обслуживания клиентов, прописанные в соответствующем стандарте.

5. ПРАВА. Администратор имеет право:

5.1. Вносить предложения директору по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям и работы в целом.
5.2. Отказать в предоставлении услуги лицам, находящимся в алкогольном или наркотическом опьянении, а также, нарушающим условия Публичного Договора.
5.3. Требовать от директора обеспечения необходимыми документами, оснащением рабочего места и т.д. для исполнении должностных обязанностей и прав в полном объеме.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. Администратор несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.
6.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
6.3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.

Должностную инструкцию получил:

Пример Стандарта записи клиента в салон красоты

Общаясь с клиентом, администратору необходимо обязательно соблюдать стандартные этапы разговора:

• Приветствие
• Выслушать запрос / вопрос
• Задать вопрос (вопросы) – если для рекомендации услуги необходимо выяснить дополнительную информацию
• Выслушать ответ
• Отвечая, узнать ИМЯ
• Предложить услугу
• Записать на основную услугу с помощью безальтернативного вопроса «Или–или» (Например: «Наталья, есть свободное время во вторник в 12:00 и в воскресенье в 9:00»)
• Предложить дополнительную услугу, если это позволяет протокол основной процедуры
• Сделать резюме записи: обратиться по имени, повторить дату, время, услугу, ее длительность, цену, адрес (мы находимся…), просьбу приходить за 5 минут до начала процедуры.

Стандарты администратора: пример стандарта записи клиента в салон красоты. Предоставлен The Concepts, бизнес-школой № 1 в индустрии красоты.

Больше об обязанностях администраторов салонов красоты и косметологических клиник с примерами стандартов читайте в бестселлерах Натальи Гончаренко «Мой салон красоты» и «Мы открылись!» Их можно заказать на нашем портале в разделе «Книги и видеокурсы» или заполнить заявку в конце статьи.

P.S. Мы в Салонном маркетинге мечтаем о том, чтобы индустрия красоты и здоровья заговорила на грамотном английском языке.

Тем самым, повысив свою конкурентоспособность.

Купить самоучитель Дениса Третьякова «English. The 1st sinking» / «Английский язык. Первое погружение»

Денис Третьяков — основатель DenEdSy, системы глубокого изучения английского языка. Опыт преподавания и разработки методик — 20 лет.

«English. The 1st sinking» – самоучитель современного, грамотного английского языка с элементами ситкома и аудио. В нем — 336 страниц, 12 юнитов, 5 разделов в каждом юните, 3 уровня обучения.

Отдельно идет брошюра А5 «Мои шпаргалки» с опорными схемами для запоминания грамматики (удобно и просто). АУДИО с лексикой к каждому разделу.

Обучение построено по принципу «спирали» – поэтому ваш базовый уровень владения может быть любым.

Заказать по телефону
+38 067 217 32 17
или в месседжерах: (Viber, Telegram, WhatsApp).

9-10 августа, ОНЛАЙН КУРС АДМИНИСТРАТОР САЛОНА КРАСОТЫ ОТ 1% ДО 100%!

Приобрести книги или записаться на ОНЛАЙН-КУРС «Администратор салона красоты от 1% до 100%»

Оставить заявку

Теги: [ должностная инструкция администратора в салоне красоты, должностная инструкция администратора салона красоты украине, должностная инструкция администратора салона красоты скачать, администратор должностная инструкция, должностная инструкция администратора-кассира салона красоты, должностная инструкция администратор салона красоты, должностная инструкция старшего администратора, должностная инструкция администратора парикмахерской ]

Мнение портала СМ может не совпадать с мнением авторов.

Покупайте лучшие книги и видеокурсы о бизнесе в индустрии красоты в МАГАЗИНЕ СМ. Их уже читают и смотрят в 30 странах мира!
Подписаться на Telegram-канал СМ.

Как выучить английский язык? Мы в СМ учим английский язык с Денисом Третьяковым — автором системы DenEdSy и учебника «Английский язык. Первое погружение». Почему мы учим язык по книге, а не по приложениям? Потому что, в искусственном интеллекте нам, как ни странно, не хватает. интеллекта. Рекомендуем: грамотный, современный английский, аудио, строгая методология, контроль и поддержка.

Рассматриваемый документ является юридическим внутренним документом, который регулирует трудовую деятельность внутри организации или у предпринимателя. Он не должен противоречить Трудовому кодексу, поскольку в этом случае такие пункты будут противозаконны, и еще, что логично, не будут иметь силу. А работник, жаловавшийся на подобное несоответствие, может инициировать судебный процесс.

На самом деле разница между должностной инструкцией для продавца непродовольственных и продовольственных товаров не так уж велика. Одно из важных различий — для всех продавцов продуктов питания обязательна медицинская книжка либо на момент вступления в должность, либо медосмотр с дальнейшим ее получением сразу после зачисления в штат. В то время как для их коллег из непродовольственного сектора это не всегда обязательно.

А также принято считать, что продавцы-консультанты по большей части работают с непищевыми продуктами, однако, примером того, что это отнюдь не так, могут служить небольшие магазинчики чая и кофе, фирменных сладостей, «монастырского хлеба», продуктов пчеловодства. Тогда в их инструкцию будут входить и элементы пунктов из обязанностей продавца-консультанта и, весьма вероятно, продавца-кассира. То есть знание вкусовых качеств продуктов, помощь в подборе необходимого по вкусу или качествам продукта, знание о том, насколько это безопасно для, например, аллергиков, ведение кассовой отчетности и расчет с покупателем. Если же бизнесмен работает по предзаказам полностью или частично, например, в труднодоступной местности или он предлагает какую-то эксклюзивную продукцию, которую просто так нет смысла везти, продавец обязан предоставлять желающим бланки заказа. А также он вправе формировать заказ при покупателе с его слов, если бланков не предусмотрено по каким-то причинам (например, заказ идет сразу через интернет).

В некоторых магазинах с должности продавца продовольственных товаров можно подняться в разряд старших продавцов, накопив достаточно опыта работы. Этот момент должен быть отражен в трудовом договоре, но в должностной инструкции он вряд ли будет оговорен, так же как и те общие моменты, которые рассмотрены в Трудовом кодексе.