Когда бухгалтеры делают ошибки при начислении зарплаты

Производить удержание излишне выплаченной заработной платы без согласия работника не допускается согласно статье 137 ТК РФ, за исключением случаев:

• счетной ошибки;
• неправомерных действий работника, установленных судом;
• признания вины сотрудника в неисполнении норм труда.

Счетной признается арифметическая ошибка при начислении заработной платы:

• выполнение одних арифметических действий вместо других (например, умножения вместо сложения);
• неправильные вычислительные действия (например, при сложении 2 и 3 получили 8).

Что делать, если по ошибке начислили зарплату больше

В силу положений стат. 137 ТК допускается делать удержания из доходов работника, если допущена счетная ошибка. Но при этом необходимо, чтобы соблюдались два обязательных условия:

• Работник согласен со взысканием.
• Решение принято в течение 1 месяца со дня совершения такой ошибки.

Если хотя бы одно из обозначенных условий не выполняется, работодатель не вправе делать удержания. В такой ситуации взыскание может быть произведено только через суд.

А как исправить ошибку в зарплате в учете? Основанием является бухгалтерская справка. Для корректировок применяются следующие проводки:

• Д 50 (51) К 70 – если работник лично сдает в кассу предприятия (перечисляет на расчетный счет) деньги в случае ошибки в перечислении зарплаты.
• Д 20 (26, 25, 23, 44) К 70 – сторно избыточно начисленной зарплаты при исправлении ошибок счетного характера.
• Д 73 К 70 – излишек начисленной зарплаты списан на прочие расчеты с персоналом.
• Д 70 К 73 – отражено удержание из зарплаты счетной ошибки при следующей выдаче заработка.

Обратите внимание! По переплаченной зарплате также необходимо откорректировать расчеты по НДФЛ, страховым взносам, налогу на прибыль, подать в контрольные органы уточненки по отчетности. К примеру, по налогу на прибыль потребуется доначислить налог и доплатить в его бюджет: ведь сумма расходов организации уменьшится. Аналогичный порядок действует по страховым взносам. Что касается НДФЛ, его можно вернуть работнику (согласно заявлению) или зачесть в счет следующей зарплаты.

Техническая оплошность

Неправильный ввод данных признается технической ошибкой. Именно так суды часто характеризуют допущенную бухгалтером оплошность. При этом переплата работником не возвращается.

К таким ошибкам, например, относятся:

• неправильное применение налоговых льгот;
• выбор не того коэффициента при начислении зарплаты;
• ввод неверных исходных данных для расчета и т. д.

Такие недочеты практически невозможно переквалифицировать в счетные.

Суд откажет в возмещении переплаты при отсутствии связи неисправности в программе и арифметической ошибки. Сами по себе технические неполадки не могут свидетельствовать о счетной ошибке, поэтому необходимо заключение соответствующего специалиста, доказывающее эту взаимосвязь. В этой ситуации акт об обнаружении неточности не нужен.

В судебной практике техническими ошибками признаются:

• некорректное внесение сведений в программу;
• двойное перечисление заработка и прочих выплат;
• выплата вознаграждения за период по разным основаниям;
• несоблюдение правил, установленных нормативными документами.

Работодателю необходимо помнить, что при счетной ошибке удержание переплаты из заработка сотрудника без его согласия противозаконно (ч. 3 ст. 137 ТК).

В противном случае труженик может подать в суд, который обяжет компанию вернуть деньги и компенсировать гражданину моральный вред. Разбираться в основаниях и правомерности удержания арбитры не будут.

Для получения согласия от работника нужно подготовить для него уведомление в письменной форме. Сотрудник может написать заявление на возврат средств или заполнить соответствующие графы извещения. Труженик должен написать, что согласен с причиной и размером удержания.

При получении от сотрудника одобрения, работодатель может установить ему определенный срок для возврата денег, например, 3 дня, как для командировочных расходов. По истечении срока руководитель в течение месяца вправе издать приказ на удержание суммы. Распоряжение оформляется только при наличии согласия.

При отказе работника или пропуске месячного срока вернуть переплату возможно только по решению суда.

Работнику переплатили зарплату

Чтобы исправить такой «казус», бухгалтеру потребуется больше усилий. Но даже это не главная «беда» при таких обстоятельствах, ведь излишне выплаченные работнику средства нужно вернуть на счет учреждения. Кто будет вынужден «расщедриться»? Здесь все зависит от типа ошибки, в результате которой работник и получил зарплату в большем размере.

Такие ошибки условно делят на две группы: счетные и несчетные. Где искать их определения? В п.п. 1 п. 24 постановления № 13*. На рис. 1 приведем основные отличия счетных и несчетных ошибок.

* Постановление Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13.

Рис. 1. Основные отличия счетных и несчетных ошибок

Порядок действий при обнаружении счетной ошибки

В случае недоплаты необходимо доплатить недостающую сумму работнику. В этой ситуации сначала составляют акт, потом работник должен с ним ознакомиться (кроме того, работнику может быть отправлено уведомление), а затем работодатель издает приказ о выплате необходимой суммы.

Если работнику переплатили, то в этом случае сотрудник может оспорить основание для удержания. Тогда после ознакомления с актом и при отсутствии согласия работника на удержание из заработной платы работодатель обращается в суд, и все будет зависеть от его решения.

Если работник согласен на удержание, то тогда после акта составляют уведомление о сроках удержания. В нем работник расписывается о том, что согласен с этим. Далее издают приказ об удержании переплаты.

Семинары и вебинары по оплате труда в УЦ «Что делать Квалификация»

Вопросы начисления и учёта заработной платы, расчёта НДФЛ и страховых взносов, а также актуальные изменения в ТК РФ с нашими слушателями разбирают такие авторитетные эксперты, как Елена Воробьёва, Игорь Гейц и Радион Плавник. Обучение проводится в очном и онлайн-формате, а программы предназначены для бухгалтеров как коммерческих, так и бюджетных организаций.

Разумеется, перед каждым выступлением лекторы обновляют информацию в программах, исходя из новейших рекомендаций законодательных и контролирующих органов. Тем не менее можно выделить ряд универсальных знаний и умений, которые получают все слушатели мероприятий по оплате труда. В частности, они всегда узнают, что несут с собой последние нормы и предписания ТК РФ и НК РФ, каким образом эксперты рекомендуют организовывать расчёт и начисление заработной платы и пособий, а также работать со страховыми взносами и безошибочно организовывать отчётность по НДФЛ.

Эти знания та база, которая всегда пригодится бухгалтеру, стремящемуся вести свой участок ювелирно, без ошибок.

Предлагаем вам посмотреть фрагменты двух вебинаров 2021 года, чтобы понимать, как организован дистанционный режим обучения в нашем учебном центре.

Счетная ошибка при начислении заработной платы – как удержать средства с сотрудника

Правовое регулирование удержания средств по счетной ошибке при начислении заработной платы обеспечивается положениями статьи 137 ТК РФ. В частности, право подобного удержания однозначно имеет место за работодателем, но с определенными ограничениями. Работодатель при этом не обязан удерживать данные средства с сотрудника, но имеет право сделать это во время предусмотренного законодательством периода.

Так, при происхождении подобных обстоятельств может быть проведено удержание из зарплаты. Но только в том случае, если ошибка при начислении заработной платы за прошлый период произошла на протяжении календарного месяца до фактического момента удержания. В противном случае, любе удержания подобного рода производить недопустимо.

При этом следует помнить о том, что удержание с заработной платы работника в любом виде допускается только при наличии его согласия или при наличии судебного решения, которое однозначно дает возможность работодателю произвести процедуру удержания средств. Следует также помнить о наличии определенных пределов удержаний из заработной платы, свыше которых проводить взыскания работодатель не вправе.

С процессуальной точки зрения, имеют место два варианта оформления удержания в случае счетной ошибки. А именно:

Получение разрешения у работника. Работодатель получает у сотрудника разрешение на проведение удержания средств, на основании которого издает распоряжение и направляет его в бухгалтерию.

Сроки исковой давности по удержанию из заработной платы составляют три года, однако сама процедура может считаться законной только если на момент фактического удержания с момента фактического чрезмерного начисления средств прошло не более одного календарного месяца.