Образец заполнения счета на оплату

Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Как составить?

Унифицированной формы счета нет, каждая организация разрабатывают свою или пользуются уже разработанными (Форма (бланк) счета на оплату).

При разработке формы счета можно руководствоваться нижеизложенной инструкцией.

Счет должен содержать следующие данные:

Порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления.
Платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем.
Реквизиты плательщика и грузополучателя. В случаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их ИНН, КПП (если эти коды присвоены).
Названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр и т. д.), цена (прописью).
Облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС.
Использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения. Это важно для налоговых последствий сделки.
Подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).

Счет на оплату оформляется в двух экземлярах, один остается у выписавшего счет (хотя особо и не нужен), второй отправляется покупателю.

При допуске ошибки в счете лучше создать новый счет, чем исправлять данные в ошибочном.

В некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Вы можете выставить счет на оплату онлайн и заполнять другие бланки автоматически в онлайн-программе Класс365! Забудьте об ошибках и экономьте свое время!

Читать еще: Сколько хранить квитанции об оплате коммунальных услуг?

Подключитесь к КЛАСС365 сегодня и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматическое заполнение актуальных типовых форм документов
Печать документов с изображением подписи и печати
Создание фирменных бланков с вашим логотипом и реквизитами
Составление лучших коммерческих предложений (в том числе по собственным шаблонам)
Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылка документов по email прямо из системы
Организация отдела продаж

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически выписывать документы. Бесплатная программа управление торговлей позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету.

Вы сможете легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. Для регистрации и освоения программы Вам понадобиться всего несколько минут! Начните работать быстрее и эффективнее уже сегодня!

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Основные правила заполнения, образец счета

Если вы продаете товары или услуги, облагаемые НДС, вам необходимо счет заполнить следующим образом:

В графе «Товары (работы, услуги)» указываем наименование товаров или услуг, которые требуется оплатить.
В графе «Количество» проставляем число, соответствующее продаваемому количеству товара.
В графе «Единица измерения» указываются наименования единиц, в которых измеряется товар, подлежащий оплате (штуки, килограммы, метры и т.д.).
В графе «Цена» указывается стоимость единицы товара с учетом НДС.
В графе «Сумма» выводится полная стоимость партии оплачиваемых товаров с учетом НДС отдельно для каждой номенклатуры (то есть НДС у нас «внутри» стоимости).
В поле «Итого» суммируем стоимость всех партий товаров по различным номенклатурам, включенным в счет.
В поле «В том числе НДС» указываем сумму НДС, исчисленную из общей стоимости оплачиваемых товаров (не забываем, что в данном случае НДС у нас «внутри»!).
В поле «Всего к оплате» указывается итоговая общая сумма. Ниже она же приводится прописью.

Графы счета могут быть заполнены и несколько по-другому: в графе «Цена» сумму можно указать без НДС. Тогда поля «Сумма» и «Итого» тоже будут без НДС, а далее вместо поля «В том числе НДС» пойдет поле «НДС», в котором необходимо будет указать сумму налога, рассчитанного с полной стоимости оплаченных товаров (но в данном случае НДС уже будет «сверху»). Дальнейший порядок заполнения счета не отличается от порядка, приведенного для предыдущего случая.

Читать еще: Счет 60 бухгалтерского учета

Для большей наглядности приводим образец заполнения такого счета.

Как заполнить счет на оплату?

Необходимо указать подробные реквизиты продавца (поставщика):

Полное наименование компании. Например, общество с ограниченной ответственностью «Людмила». Если счет выставляет предприниматель, то указывается ФИО предпринимателя.
Полный адрес компании;
ИНН компании-продавца;
КПП компании-продавца;
Номер расчетного счета получателя денежных средств;
Номер кор.счета;
БИК;
Можно указать контактные данные для связи: номер телефона, факс, адрес электронной почты.

Только данных поставщика недостаточно. Пример счета на оплату также должен содержать реквизиты самого покупателя:

для организаций: название, адрес регистрации, ИНН, может быть КПП и банковские реквизиты;
для индивидуальных предпринимателей: полное ФИО, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП; обязательно – указание, что физлицо – индивидуальный предприниматель;
для клиентов – физлиц: полное ФИО, адрес регистрации.

Правила заполнения счета на оплату не устанавливают, как должны быть оформлены реквизиты поставщика и покупателя. Они могут быть оформлены таблицей, оформлены столбцами в шапке документа, разделятся названием документа – это не имеет значения. Главное, чтобы реквизиты были заполнены корректно и в полном объеме.

Образец счета на оплату обязательно содержит основную информацию по заключенной сделке (наименование товара, количество товара, стоимость), за которую поставщик предполагает получить оплату. Целесообразно оформить эту информацию в виде таблицы:

Номер по порядку;
Подробное указание, за что предполагается получить оплату — характеристика товара, описание услуг, которые были оказаны;
Единица измерения (если счет выставляется за услуги, единицу измерения указать нельзя — можно поставить прочерк);
Количество единиц товара;
Цена за одну единицу;
Общая стоимость данной категории товара.

Заполнение счета на оплату (основная часть) не должен вызывать вопросов у заказчика, поэтому не нужно суммировать услуги в бланке счета, объединяя строки, или суммировать похожий товар. Покупатель должен понимать, за какие услуги выставлен счет. Некорректное указание информации в данном разделе может привести к замедлению оплаты со стороны покупателя.

Читать еще: Доплата за классность водителям в 2021 году

Под таблицей подводится итоговая стоимость по счету. Сумма к оплате указывается отдельно как итог суммы цен всех указанных выше в счете товаров или услуг. Если необходимо, отдельно указывается сумма НДС с указанием ставки. Если НДС отсутствует, то в счете на оплату отражается «без НДС».

Можно указать отдельно сумму к оплате прописью, но это необязательно. Указание суммы прописью не удостоверяет дополнительно сумму, подлежащую уплате, но очень часто применяется на практике аналогично официальным формам платежных документов.

Пример счета на оплату должен содержать должности лиц, ответственных за осуществление данной операции (руководитель компании, главный бухгалтер), проставляются их подписи, указывается расшифровка подписи (фамилия, инициалы). Если счета на оплату отправляются по электронной почте или по факсу, то в этом случае проставляются факсимильные подписи.

Заполнение бланка

В таком документе, как счет на оплату, необходимо обязательное включение таких данных:

Порядковый регистрационный номер документа, а также дата его составления. Эти данные заполняются в отделе бухгалтерии, которая учитывает их за текущий год.
Реквизиты для осуществления платежа со стороны продавца, которому необходимо выставить счет покупателю. В него должно входить полное наименование организации, а также ее юридический адрес. Сюда относятся банковские реквизиты предприятия, которым в дальнейшем покупатель будет пользоваться для перечисления финансовых средств.

Стоит отметить, что каждая организация может прописать в документе дополнительную информацию, необходимую для той или иной стороны. В некоторых случаях одна из организаций может потребовать внести графу «Срок оплаты». Ее необходимо прописать сразу после стоимости товара или услуги.

По мнению экономических экспертов, чем больше условий включается в счет на оплату, тем больше документ приближен к оформлению договора о сотрудничестве организаций.

Счет на оплату: образец

Заполним образец счета-оферты ООО «Компания» покупателю канцтоваров: ручек и карандашей. Начинаем заполнение с указания платежных реквизитов поставщика.