Nedcentr.ru

НЕД Центр
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Что нужно для перехода на кадровый электронный документооборот

Переход на электронный кадровый документооборот

  • Определение и правовое регулирование эксперимента по электронному кадровому документообороту
  • Требования к участникам эксперимента по электронному кадровому документообороту в 2020 году
  • Общие условия проведения эксперимента
  • Можно ли формировать электронные кадровые документы без участия в эксперименте?
  • Итоги

Кадровая документация

Кадровая документация – совокупность всех документов, необходимых для фиксации, регулирования и подтверждения отношений между работником и работодателем, используемая также при проверке и контроле со стороны проверяющих органов.

Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.

Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории:

  • документы, оговаривающие взаимоотношения между работодателем и работником (трудовой договор, дополнительные соглашения к нему);
  • учетная документация (учетные формы кадровой документации, документы по учету рабочего времени);
  • персональная документация (личное дело, личная карточка работника);
  • организационно-распорядительная документация (график отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу).

Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.

Кабы не было волны

Электронное кадровое дело. Руководство для HR-менеджера Пандемия бесспорно стала катализатором цифровизации кадровых документов. Логично поинтересоваться: а были бы изменения столь же стремительными в условиях привычной экономической и социальной активности? Строить прогнозы — дело неблагодарное, куда хуже описывать события в сослагательном наклонении, когда они уже не произошли. Но мы попробуем.

Второй эксперимент Минтруда был назначен на 2020-й год и должен был стартовать уже 1 января. Ковидные вызовы сдвинули начало мероприятия на апрель. Можно предположить, что без карантина участвовать в нём пожелало бы меньше компаний. Однако цели изначально лежали в плоскости законодательных изменений, и эксперимент планировали увенчать прямыми разрешениями электронного взаимодействия в отношениях работников и работодателей.

Гузель Муллахметова напоминает, что тенденция кадровой цифровизации появилась задолго до пандемии и экспериментов Минтруда: «Крупные компании переводили кадровые процессы в электронный вид, не дожидаясь прямого законодательного разрешения. Подспорьем такому прогрессивному подходу послужили широкая трактовка ТК и 63-ФЗ, а также судебная практика применения электронных документов. Бизнес понимает выгоды цифровизации: централизованное хранение документов и быстрый поиск позволяют лучше ориентироваться в ситуации и реагировать на изменения оперативнее. Важно, что сегодня участники эксперимента вносят свои предложения по совершенствованию трудового законодательства, то есть непосредственно влияют на него».

Юлия Попова среди важных отличий нового эксперимента называет возможность вступить в него всех желающих:

«Это положительно повлияло на отношение компаний к кадровому ЭДО. У рынка появилось больше доверия к кадровым электронным документам. Было понятно, что следующим шагом станет поддержка на законодательном уровне».

Требования к переходу на кадровый ЭДО

К переходу на кадровый ЭДО нужно подготовиться. И дело не только в видах электронных подписей, в которых бизнесу придется разобраться, чтобы без проблем подписывать электронные документы.

Всего нужно пройти несколько шагов:

Определиться с перечнем кадровых документов, которые вы хотите оцифровать.

Разработать локальные нормативные акты, на основании которых вы сможете применять электронные кадровые документы. С этими актами должны быть ознакомлены сотрудники.

Определить, какие электронные подписи вы будете использовать, и получить сертификаты этих подписей на каждого сотрудника.

Понять, каким образом вы будете взаимодействовать с сотрудниками, и выбрать удобную систему для обмена документами.

Вполне возможно, что такая система у вас уже есть, тогда нужно озаботиться и интегрировать ее с системой кадрового делопроизводства.

4 страха при переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Что мешает идти в ногу с технологическим прогрессом?

В маркетинге существует понятие «жизненный цикл продукта», который изображается в виде синусоиды. В начале пути новый продукт пробуждает интерес у небольшого числа покупателей — «ранних последователей». Они на личном опыте тестируют и анализируют его возможности, подстраиваются под новую, возможно, несовершенную технологию. Постепенно их смелость и успехи привлекают внимание других, и продукт начинает набирать популярность, превращаясь в массовый. Со временем он сходит с горизонтов. Причинами этого могут стать смена трендов, совершенствование технологий. Пример — ситуация, когда на смену радиоприёмнику пришел смартфон, который позволяет слушать радио.

Те организации, которые уже частично или полностью внедрили кадровый электронный документооборот (КЭДО), готовы делиться своим положительным опытом. Автоматизация внутренних процессов кадрового учета позволяет сотрудникам HR-службы эффективно взаимодействовать с сотрудниками в удалённом формате, всегда быть в курсе процессов. Исходя из личного опыта, могу отметить, что ИТ-система, применяемая в компании «ДоксВижн», избавляет от рутинной коммуникации с сотрудниками. Она сама рассылает важные напоминания и помогает определить узкие места в процессах.

Читать еще:  Как блеснуть на собеседовании по телефону или в Skype

Меня зовут Мария. Я — менеджер по персоналу в «ДоксВижн». Я тот самый «ранний последователь», который ратует за перевод кадровых процессов в цифру. У многих моих коллег есть сомнения и отрицания необходимости перевода кадрового делопроизводства в цифровое пространство. А я настойчиво поддерживаю его развитие. Внедрение КЭДО показало, что можно и нужно автоматизировать всё, что требует структурирования. В результате появляется возможность заниматься интересной работой, а рутину выполняет система. В связи с этим я решила собрать и проанализировать мнения противников перевода бумажного документооборота в цифру, максимально раскрыть каждый вопрос и, возможно, вдохновить пробовать.

Страх 1. Создание ЭЦП для перехода на кадровый ЭДО потребует больших финансовых вложений

Да, действительно, обслуживание усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) обходится в 3000 руб./год. Подпись требует ежегодного продления, посещения офиса. Однако отмечается тенденция либерализации стоимости владения электронной подписью, а также более глубокое проникновение современных технологий — вводится облачная подпись. Ожидается, что её стоимость снизится в 3 раза для компаний, кроме того, она будет более доступной — как любой облачный сервис. К тому же для организации кадрового ЭДО вовсе не обязательно обеспечивать всех сотрудников, работающих в системе, усиленной квалифицированной ЭП. Подписание нормативных актов внутри компании может проводиться простой электронной подписью (ПЭП) или неквалифицированной подписью (НЭП). Например, в нашей компании, работающей на базе платформы Docsvision, данные подписи имеют равную силу.

Согласно данным исследований Deloitte, 79% компании для внедрения кадрового электронного документооборота применяют простую электронную подпись.

Правила использования простой электронной подписи должны быть закреплены в нормативной документации компании. Около ¾ организаций в России уже прописали правила электронного взаимодействия между работодателем и сотрудниками в локальных нормативных актах (ЛНА).

Страх 2. Нужно дублировать электронную документацию в бумажном варианте, так как в критической ситуации суд может отказаться принимать электронные формы

Согласно статистике Deloitte, публикуемой второй год подряд, в 67% случаев суды и контролирующие инстанции используют электронные документы в качестве доказательства.

50% компаний, которые уже внедрили КЭДО, но продолжают дублировать документы на бумаге, в ближайшем будущем планируют полностью перейти на электронный документооборот и избегать задвоения процессов. Автоматизация любого процесса влечёт за собой упрощение оптимизации. Даже если вы пока боитесь отказаться от бумажного дублирования, после модернизации старых процессов делается всё гораздо легче.

По моим наблюдениям, ещё одно препятствие, которое встречается на пути к переходу на кадровый ЭДО, — отсутствие регулирования на государственном уровне. 2020 год ознаменовался существенными изменениями в данной области. 1 января 2021 года набрали силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие удалённую (дистанционную) работу сотрудников на постоянной или временной основе. В Кодексе зафиксирована возможность использования разных ЭПЦ, а не только УКЭП, и разрешён полный отказ от бумажных документов для сотрудников, работающих удалённо. Это только первые шаги, но даже они дают понимание, что пора переводить кадровый документооборот в цифру и отказаться от трудоёмкого бумажного дублирования.

Страх 3. Трудовая инспекция не разрешает переводить в ЭДО ряд документов

При переходе на цифровой кадровый документооборот важно первым делом составить перечень документов, которые участвуют в кадровом делопроизводстве, и дополнить его подробным описанием процессов, имеющихся в компании. Далее необходимо провести внутренний аудит, чтобы избавиться от бумажных документов и оптимизации процессов. Полученный список сверяется с требованиями действующих норм законодательства и судебной практикой, после чего принимается решение о переводе в цифру. После выполнения комплексной оценки можно без риска перевести в кадровый ЭДО более 75% документов. Работа с оставшимися 25% бумажных документов существенно облегчается.

Страх 4. Оцифровать текущий архив нереально

С помощью современного программного оборудования и сканеров можно практически одновременно создавать скан-копии документов и автоматически загружать данные из них в общую систему. На рынке представлен большой выбор удобных решений. Хотя некоторые вопросы к электронному архиву ещё не сняты, но именно цифровая форма документов, в отличие от бумажной, не может истлеть в силу давности, сгореть, повредиться при потопе и так далее. Сегодня система предусматривает срок хранения документов до 15 лет. Последующие механизмы продления, хранения и подтверждения корректности документов не разработаны, но эти задачи решаются.

С чего стоит начать?

2020 год с его локдауном ознаменовался резким повышением интереса к КЭДО. Согласно данным Deloitte, в прошлом году 44% компаний попробовали перевести процессы кадрового делопроизводства в электронный вид, а 37% — перешли на КЭДО. Затяжной переход объясняется необходимостью глобального пересмотра внутренних процессов каждой компании и оптимизации процессов удалённой работы.

Чтобы свести к минимуму риски, связанные с судебными разбирательствами, организации сначала переводят в цифру наиболее простые процессы, не требующие постоянной коммуникации. Первыми в ЭДО уходят процессы согласования отпусков, оформление отпусков и командировок. Далее идет процесс ознакомления работников с внутренней документацией. Автоматизация этих, казалось бы, не самых критичных процессов освобождает существенный объём времени на более важную работу.

Читать еще:  Трудовой договор с бухгалтером. образец заполнения и бланк 2021 года

Мария Столовая, менеджер по персоналу «ДоксВижн»

Преимущества перехода на электронный кадровый документооборот

Как уже было отмечено, принять участие в эксперименте может любая компания. Сам порядок проведения эксперимента будет регламентирован Положением Министерства труда и социальной защиты.

Что дает работодателю участие в эксперименте? Прежде всего, сокращение бумажного кадрового документооборота, экономия времени на подписание кадровых документов, пространства для хранения кадровых документов, денег на приобретение бумаги, заправки картриджа и т.п. Электронный документооборот удобен компаниям с вахтовым методом работы, при наличии обособленных подразделений в разных городах, удаленных от головного офиса. Кроме того, при использовании электронных кадровых документов снижен риск их фальсификации.

Кадровый ЭДО. Что нас ждет в 2021

Оксана Олексюк

Руководитель Управления методологии расчета заработной платы и кадрового аутсорсинга

Быстрый переход компаний на удаленный формат работы в связи с пандемией подтолкнул многие HR-службы к внедрению электронного кадрового документооборота. Оксана Олексюк, руководитель Управления методологии расчета заработной платы и кадрового аутсорсинга «СберРешения», рассказала читателям Клуба ОЦО, какие законодательные нововведения в сфере кадрового ЭДО наиболее важны для бизнеса и почему полная цифровизация кадрового документооборота гораздо ближе, чем кажется.

Пандемия и эксперимент Минтруда России — главные двигатели перехода на ЭДО

Дистанционная работа в условиях пандемии стала серьезным толчком к переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО), даже в тех компаниях, которые раньше не задумывались об этом. Параллельно, весной, стартовал второй этап эксперимента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации по электронному кадровому документообороту. Этот эксперимент оказался в центре внимания многих работодателей, поскольку они столкнулись с необходимостью подписывать дистанционно кадровые документы с работниками.

С 5 мая 2020 года, после вступления в силу Федерального закона от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ, у каждой компании появилась возможность совершенно законно полностью отказаться от бумажных документов. Этой возможностью воспользовались уже более 380 компаний, подавших заявку на участие в эксперименте.

Такой всплеск интереса объясняется тем, что государство проводит последовательную цифровую трансформацию всех сфер общественной жизни, в том числе социально-трудовых отношений. Получение большинства государственных услуг переведено в цифровой формат. Уже сейчас реализованы электронные листы нетрудоспособности. С 1 января 2021 года работникам, поступающим впервые на работу, будут оформляться только электронные трудовые книжки. Всё чаще контролирующие органы при проведении проверок запрашивают документы в электронном виде и не работают с бумажными. Поэтому переход на электронный документооборот в кадровой сфере — это вопрос не ближайшего будущего, а текущая данность.

Кроме того, у компаний появилась дополнительная мотивация. Во-первых, участие в эксперименте позволит перестроить работу кадровой функции и быть готовыми к законодательным изменениям, которые ожидаются уже в следующем году. Во-вторых, это возможность поработать в тесном контакте с рабочей группой Минтруда и принять участие в формировании законодательных изменений трудового законодательства в ближайшие годы. Эксперимент завершится 31 марта 2021 года, а до этого момента Минтруда России намерено подвести итоги и поделиться дальнейшими планами и законодательными инициативами

Необходимые законодательные изменения по КЭДО

На сегодняшний день остается ряд вопросов, не урегулированных в должной степени законодательно, что является одним из стоп-факторов при принятии решения бизнесом о переходе на ЭДО. Отметим наиболее значимые для бизнеса вопросы.

  1. Стоимость электронной подписи, которая может варьироваться от 500 до 5000 руб. в год на одного сотрудника в зависимости от вида. Это особенно актуально для крупных компаний с высокой оборачиваемостью персонала. Законодатель рассматривает возможность установления стоимости выпуска электронной подписи на уровне Правительства РФ или предоставление подписи на безвозмездной основе.
  2. Отсутствие готового недорогого или бесплатного решения, позволяющего обмениваться с работниками документами и подписывать их. Минтруда рассматривает портал «Работа в России» и как единую платформу для подписания и хранения подписанных документов.
  3. Отсутствие права оформлять ряд кадровых документов в электронном виде и страх прохождения проверок госорганов. Законодатель готовит поправки в трудовое законодательство, позволяющие оформлять электронные кадровые документы; ряд из них вступит в силу уже в 2021 году.

Кроме того, не урегулированы вопросы хранения электронных документов: требования к месту, где они должны храниться или куда будут выгружаться, а также сроки хранения электронных документов (совпадают ли они со сроками хранения бумажных документов), — это также необходимо прописать в законодательстве.

Вопрос признания легитимности подписи после конвертации подписанного документа в иной формат пока также не решён.

Как снизить стоимость внедрения КЭДО

Основные затраты при внедрении ЭДО — это расходы на два элемента: внедрение системы электронного документооборота и стоимость электронных подписей, о чем было сказано выше. Рассмотрим, за счет чего можно снизить общие расходы.

Читать еще:  Кто такой зоопсихолог и когда к нему стоит обратиться

Стоимость внедрения системы ЭДО может составлять в среднем от 2 до 10 млн руб. в зависимости от функционала системы. Сэкономить можно, выбрав коробочные решения с готовой методологией, адаптировав свои процессы под них. Как правило, компания внедряет комплексную систему ЭДО — не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского документооборота, ведения договоров и т.д. При принятии решения о выборе системы нужно договориться внутри компании со всеми заинтересованными подразделениями, после чего выделить бюджет на этот проект.

Расходы на электронные подписи в настоящий момент существенны. На сегодняшний день самый безопасный вид подписи — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — стоит 3000–5000 руб. на одного сотрудника. Понятно, что при большом количестве сотрудников, которые нуждаются в такой подписи, это достаточно дорогой инструмент для компании. Поэтому УКЭП необходимо приобрести представителю компании, уполномоченному подписывать документы, и на всякий случай лицу, замещающему его на время отсутствия. Для подписания же большинства типовых кадровых документов сотрудниками можно применять усиленную неквалифицированную электронную подпись.

С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО

Хотелось бы выделить пять ключевых шагов, которые предстоит сделать компаниям, только планирующим переход на КЭДО.

  1. Принять, что изменения будут, и подготовиться к ним.
  2. Составить план, какие процессы следует перевести в электронный вид сначала. Для этого нужно определить те процессы, на которые компания тратит больше всего ресурсов, и переводить их на ЭДО в первую очередь.
  3. Понять, насколько компания готова к переходу на ЭДО. Что это значит? Во многих компаниях есть так называемые исторически сложившиеся процессы, которые необходимо оптимизировать. Нужно по каждому из них сформировать целевой эталонный процесс, который будет тиражирован на все подразделения компании. Это серьезно поможет при настройке функционала будущей системы ЭДО.
  4. Имеет смысл ознакомиться с наиболее популярными системами на рынке, сформулировать важные для вашей компании критерии и требования. Соотнести бюджет и предлагаемые решения, обратиться к опыту компаний, уже перешедших на КЭДО.
  5. Сделать методологическую и юридическую «обвязку» — в соответствии с требованиями законодательства подготовить внутренние документы, которые защитят вас в будущем, например положение, в котором четко прописан КЭДО: порядок обмена документами, выдачи и использования электронных подписей, используемые системы, порядок хранения и уничтожения документов и т.д.

В целом, чтобы обосновать расходы на внедрение ЭДО, руководству нужно показать, какова реальная стоимость функции сейчас и сколько она будет стоить после внедрения ЭДО. При оценке стоимости функции имеет смысл учесть не только очевидные расходы на бумагу и принтеры, но и временные затраты всех участников процесса — от сотрудника до руководителя — на распечатывание, согласование, формирование в дела, логистику и хранение этих документов. Оперативный доступ и удобство поиска документов в электронном виде — еще одно преимущество электронных документов. Допустим, расходы на содержание HR-функции сегодня — пять единиц, затраты на внедрение системы ЭДО составят 20 единиц, но в результате внедрения ЭДО функция будет стоить одну единицу. При этом срок окупаемости расходов на внедрение системы составит полтора года. Для руководства очень важно наглядно увидеть, какую экономию даст внедрение системы ЭДО.

Ближайшее будущее: все данные о сотрудниках — только в цифровом виде

В заключение важно коротко осветить планы цифрового развития, утвержденные на государственном уровне, которые повлияют на работу как бизнеса в целом, так и кадрового сообщества уже в ближайшем будущем. У нас в стране действует Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации», в рамках которой планируется развивать цифровые сервисы по всем направлениям. Эта программа предусматривает переход с электронных трудовых книжек к персональным траекториям развития . Что это означает? В процессе обучения студента будет наполняться профиль его компетенций: вноситься записи об освоенных во время обучения в вузах дисциплинах, подтвержденных компетенциях. В результате сформируется персональный файл будущего сотрудника, в котором будет храниться вся информация о его профессиональных навыках. При трудоустройстве работник предоставляет работодателю доступ к своему персональному файлу, и он дополняется записью о должности, месте работы, затем перечнем функций, результатами профессиональной оценки и т.д. При переходе на другое место работы сотрудник будет предоставлять доступ к своей персональной записи новому работодателю. Таким образом будет сформирован полный цифровой след профессионального пути сотрудника. По моей оценке, этот проект может заработать уже к 2025 году, а активно начнет внедряться с 2021–2022 годов.

Таким образом, электронные цифровые сервисы станут неотъемлемой частью работы кадровых служб, а значит, необходимо готовиться к этому уже сегодня. Это означает, что HR-руководители должны понять: либо они подготовятся к цифровому будущему, либо останутся в прошлом и не будут востребованы работодателями.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector