Nedcentr.ru

НЕД Центр
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса

Электронный документ между организациями

Похожие публикации

Если еще несколько лет назад можно было говорить о том, что электронная форма обмена информацией вызывает интерес у продвинутых предпринимателей, то сегодня можно уверенно утверждать, что электронный документооборот между организациями носит глобальный характер, и на сегодняшний день является самым быстрым и продуктивным способом обмена информацией.

Типы ЭДО

Внешний ЭДО

Внешний ЭДО – это обмен документами с клиентами, другими компаниями и органами власти. Среди таких документов могут быть счета, акты выполненных работ, сертификаты, накладные и другое.

Внешний электронный документооборот обычно состоит из 2 видов:

  • Между бизнесом и государством

электронные отчеты, работа с государственными закупками, общение с разными службами, ответы на требования и другое.

  • Между бизнесом и бизнесом

работа с контрагентами, банковское обслуживание, взаимодействие с возможными электронными торговыми площадками и другое.

Внешний ЭДО используется для:

  • экономии времени с оформлением и координацией документов;
  • экономии места;
  • повышения уровня безопасности.

Внутренний ЭДО

Внутренний ЭДО – это обмен документами между различными отделами и сотрудниками внутри компании. Сюда входят приказы, заявления, инструкции, служебные записки, уставы, протоколы, положения подразделений и другие документы. Все эти документы обычно не выходят за пределы компании.

Внутренний ЭДО необходим для:

  • контроля выполнения работ;
  • уменьшения времени на создание документов и их согласование;
  • уменьшения печати документов;
  • автоматизации поиска;
  • создания истории всех файлов;
  • общего доступа;
  • сохранности документов.

Как это работает?

Покажем общую схему работы ЭДО на примере веб-версии «Диадока». Она не требует никакого вмешательства в информационные системы организации, а обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты.

В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие.

Сам процесс происходит следующим образом. Поставщик формирует документы в редакторе «Диадока» или загружает их с ПК. При необходимости документы отправляются на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить».

Далее «Диадок» автоматически проверяет:

  • сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
  • формат документов;
  • соответствие данных в конкретном документе.

Если система находит ошибки, то пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.

Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.

Читать еще:  Что Платят За Опекунство Над Ребенком В Московской Области

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, то документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

Как е-документооборот влияет на репутацию компании

Сегодня мир движется в сторону экосознательности, а следовательно компании, придерживающиеся экологических методов работы, имеют большую лояльность со стороны клиентов и партнеров. Именно выбор ЭДО является одним из первых шагов, которые компания может сделать в этом направлении.

Сокращение количества бумажных документов положительно влияет на окружающую среду, ведь потребность в офисной бумаге становится все меньше и, соответственно, меньше деревьев идет на ее изготовление.

Благодаря моментальной передаче документа отпадает необходимость в курьерских службах. А значит мир тратит меньше бензина и снижает количество вредных выбросов в атмосферу. Это победа современных технологий и разработок в пользу окружающей среды.

Отметим и следующее. Поскольку ЭДО даже сейчас, в 2020 году, считается в Украине чем-то необычным, те компании, которые уже начали интегрировать его в свои рабочие процессы, автоматически воспринимаются партнерами как более современные и профессиональные.

Стоит ли бизнесу переходить на ЭДО? Однозначно да! Ситуация в мире показала, что будущее именно за ним. Поэтому предлагаем присоединяться к сервису Signy уже сейчас и начинать пользоваться преимуществами современных технологий!

Плюсы электронного документооборота

Юридическая значимость. Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.

Сокращаются затраты. Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО «Транскрипт» от 3 рублей.

Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника. Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.

Читать еще:  УПД 2021 что это такое бланк и образец заполнения

Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.

Быстрый поиск и хранение документов.

Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.

Отслеживается статус каждого документа в реальном времени. Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.

Электронный документ в защите и сохранности. Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.

Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном. Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.

Основные преимущества электронного документооборота

Самое очевидное из них – экономия. Стоимость отправки контрагенту одного цифрового договора в 10 раз ниже, чем бумажного, с учётом бумаги, оргтехники и услуг почты. В больших компаниях, где приходится работать с сотнями документов, благодаря этому экономятся значительные суммы.

Существуют дополнительные преимущества системы электронного документооборота.

Надёжность хранения и поиска

Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам или их потерь. ЭДО помогает справиться с такими проблемами:

Регистрация происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный номер. Даже если файл удалён, его, если потребуется, всё равно можно восстановить. Это способствует поддержания порядка в делопроизводстве.

Ускорение процесса обработки

Современные СЭД позволяют обрабатывать документ быстрее, чем это происходит при использовании электронной почты или мессенджеров. Ведь над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников, исчезает необходимость многократной пересылки друг другу «неизменяемого» файла.

Автоматизация любых бизнес-процессов предприятия за недели, а не месяцы.

Повышение дисциплины

Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.

Читать еще:  Как потратить материнский капитал на строительство жилья?

Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником. Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них. В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.

Ещё один плюс использования системы электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции также доступны.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

  • сокращаются трудозатраты: работа с контентом оптимизируется, а это влечет за собой ускорение всех бизнес-процессов компании.
  • бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов процесса в СЭД, можно отследить ход его исполнения и соблюдение сроков, благодаря этому руководство контролирует деятельность бизнеса и проводит своевременный мониторинг ситуации.
  • исполнительская дисциплина повышается: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются исполнителями. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы.
  • гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации.
  • соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании.
  • развивается корпоративная культура: взаимодействия сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации.
  • новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают возможность быстрого доступа к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее.
  • повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector