Что входит в обязанности начальника отдела кадров перечень

Как правильно и без ошибок написать резюме начальника отдела кадров

Каждое муниципальное или частное предприятие нуждается в квалифицированном начальнике отдела кадров, задача которого заключается в распределении обязанностей между сотрудниками и контроле их работы. Такой специалист обязан досконально разбираться в системе и принципах функционирования фирмы, где он занимает руководящую должность. Он должен обучать сотрудников, следить за соблюдением требований трудового распорядка и нести личную ответственность по результатам их деятельности. Также в перечень его функций входит ведение полного документооборота отдела кадров и другие важные задачи.

Корректно и грамотно составленное резюме начальника отдела кадров гарантирует получение этой должности, для этого оно должно содержать всю необходимую информацию. Обязанности специалиста этого уровня контролируются нормативными актами Трудового кодекса РФ, в них могут быть внесены изменения в соответствии с принятием новых законов и сменой действующего законодательства. Эти нюансы необходимо учитывать во время трудоустройства и заполнения бланка резюме.

Что нужно знать о работе начальника отдела кадров тем, кто хочет руководить?

О переходе на руководящую должность лучше задуматься заранее. Во-первых, нужно позаботиться об образовании. Для руководителя отдела кадров желательно высшее образование в сфере управления персоналом, права или документоведения. Во-вторых, важно совершенствовать свои управленческие навыки. В-третьих, стоит устроиться в компанию, где у вас будут шансы подняться по карьерной лестнице.

Давайте разберемся, что нужно знать о работе руководителя в сфере управления персоналом тому, кто планирует им стать.

Что делает начальник отдела кадров?

Основная зона ответственности этого специалиста — документирование фактов установления и окончания трудовых отношений с работниками. Иными словами, в обязанности начальника отдела кадров входит оформление приема сотрудников на работу, их перевод на новую должность и увольнение. Также он занимается легализацией иностранной рабочей силы.

При этом полномочия начальника отдела кадров гораздо шире, чем у специалистов по кадровому делопроизводству. Он не просто оформляет трудовые отношения, а руководит процессом и принимает важные в стратегическом плане решения.

Приведем пример.

Представим, что руководство компании планирует открыть новую складскую площадку. На старте проекта на ней должно работать 200 человек. Руководитель наметил три варианта решения: привезти вахтовиков, нанять местных работников или привлечь иностранцев. Начальнику отдела кадров поручили оценить, какое решение лучше принять с точки зрения кадровых рисков. Он составляет подробный отчет с анализом каждого решения, в том числе указывает цепочки оформления документов и риски, которые могут возникнуть. После этого начальник отдела кадров делает выводы по каждому решению и дает рекомендацию — какой вариант более удачен и почему.

Чтобы решать такие задачи, нужно обладать особыми навыками и знаниями. Именно поэтому в список требований к начальнику отдела кадров входит умение проводить кадровый аудит и анализировать риски, связанные с документированием трудовых отношений. Кроме того, он должен отлично знать нормативные и законодательные акты, которые регулируют трудовые отношения. Стандартный перечень требований можно посмотреть в образцах должностной инструкции начальника отдела кадров.

Есть и другие обязанности, которые стоит упомянуть. Например, иногда в список функций начальника отдела кадров включают подбор персонала и курирование работы рекрутеров. Но это, как правило, встречается только в компаниях малого и среднего размера (до 300 человек).

Полный список обязанностей и прав указывается в должностной инструкции начальника отдела кадров.

Какое обучение требуется руководителю?

По профстандарту , начальник отдела кадров должен иметь высшее образование, притом подойдет только магистратура или специалитет. Кроме того, профессиональный стандарт устанавливает требование к опыту работы в сфере управления персоналом — минимум 5 лет.

Но окончить вуз недостаточно. Начальнику отдела кадров нужно сформировать привычку регулярно обновлять свои знания. Особенно важно следить за нововведениями в трудовом и архивном законодательстве. Если руководитель делегирует эту задачу подчиненным, рано или поздно он пропустит крупное изменение и совершит ошибку в работе.

Именно поэтому даже опытным начальникам полезно пройти курсы по кадровому делопроизводству и программу «Организация кадрового сопровождения трудового процесса на современном предприятии» , чтобы понять, как изменились стандарты оформления кадровых документов и отчетности. К этому стоит добавить привычку каждое утро начинать с мониторинга нововведений в трудовом законодательстве.

Особое внимание обратите на программу повышения квалификации «Аудит кадрового делопроизводства как метод управления рисками в сфере оформления трудовых отношений» . Умение проводить такой аудит — очень важная компетенция для начальника отдела кадров. Специалист должен знать, как оценить риски оформления трудовых отношений в том виде, который сейчас принят в организации.

Почему это необходимо? Допустим, несколько лет назад был прецедент, связанный с увольнением работника, и на его основе разработали регламент. Теперь в компании руководствуются этим регламентом каждый раз, когда происходит схожая ситуация. Но за прошедшее время могла измениться судебная практика или нормативные акты. Это значит, что пора разработать и ввести новый регламент. Что произойдет, если этого не сделать? Во-первых, могут возникнуть проблемы из-за неправильного оформления увольнения. Во-вторых, если начнется проверка, кадровый аудитор выявит нарушения. Пройдя обучение, вы узнаете, как проводить аудит, снижать кадровые риски и готовиться к проверкам.

В ходе обучения на курсах повышения квалификации вы сможете общаться с экспертами-практиками и другими Слушателями. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы получить ответы на интересующие вас вопросы о работе с подчиненными, взаимодействии подразделений и пр. Помните, что курсы призваны подготовить вас к реальной работе.

Советы по эффективной организации работы для начальника отдела кадров

Руководитель должен позаботиться о том, чтобы его подчиненные действовали продуктивно и грамотно. Конечно, в каждой компании своя специфика и свои границы полномочий и прав начальника отдела кадров. Но есть несколько универсальных рекомендаций, которые могут вам пригодиться:

• Начните с анализа стратегии предприятия — это даст гарантию, что вы развиваете подразделение в правильном направлении и готовы к будущим переменам. Важно, чтобы ваши действия помогали добиться долгосрочных целей, а не противоречили им.
• Составьте список функций вашего подразделения, которые необходимо выполнять, согласно планам развития.
• Объясните каждому сотруднику, что и зачем он должен делать, какую крупную стратегическую задачу он решает ежедневными действиями. Все работники в вашем подразделении должны хорошо понимать свои обязанности и правила взаимодействия с коллегами, а также осознавать всю важность своей работы. Ситуации, когда человек не знает, какую задачу следует решить ему, а какую другому работнику — тревожный признак для начальника.
• Напоминайте сотрудникам о рисках ошибок. Говорите даже о тех вещах, которые должны быть хорошо известны работникам: например, почему почему необходимо в каждом трудовом договоре указывать не только дату, но и время. Иногда сотрудники устают от повторяющихся действий и могут допускать ошибки, которые кажутся небольшими, но могут привести к серьезным последствиям. Напоминая об этих ошибках, вы снизите риски.
• Не только ставьте задачи, объясняя, какой результат вы хотите видеть, но и контролируйте выполнение. Будьте открыты для вопросов и предложений. Убедите подчиненных рассказывать вам о допущенных ошибках, ведь чем быстрее вы о них узнаете, тем легче будет их исправить. Если сотрудники будут бояться обратиться к вам с вопросом, они начнут неправильно выполнять задачи, в которых не смогли разобраться сами. В результате ошибки могут всплыть спустя несколько месяцев, и нести за них ответственность придется вам.

На курсах вам расскажут и о других аспектах деятельности начальника отдела кадров. Прислушайтесь к рекомендациям наших экспертов-практиков — у них большой стаж работы в компаниях, и они могут поделиться действительно ценным опытом.

Программы по теме

Организация кадрового сопровождения трудового процесса на современном предприятии

Регламентированные обязанности

На плечи начальника отдела кадров возлагается широкий перечень обязанностей. Их объем зависит от его квалификации. Круг вопросов, решаемых начальником, может расширяться, дополняться и изменяться в процессе осуществления своей деятельности, в зависимости от опыта работы и качества выполнения.

Основные обязанности:

• разработка кадров в компании;
• прием на работу, перевод, а также увольнение работников;
• составление планов должностных инструкций;
• аттестация рабочего персонала;
• подготовка необходимых документов для страхования, а также пенсионного обеспечения работников;
• контроль, оценка и анализ работы кадров;
• работа и контроль графика отпусков и соблюдения трудовой дисциплины.

Так как, профессия подразумевает под собой контроль большого количества людей, не каждому даётся выполнять обязанности качественно. При приеме на работу сотрудников приветствуется опыт взаимодействия с людьми.

Из важнейших положительных качеств начальника отдела кадров, можно выделить создание системы мотивации и поощрения персонала. Для того, чтобы было легче устроиться в организацию, требуются знания специфики работы этого предприятия.

Права начальника отдела кадров

Помимо определенных обязательств, во время исполнения профессиональных функций у начальника отдела кадров, как и у других сотрудников, будут иметься определенные права. К основным из них можно отнести следующие:

1. Возможность внесения на рассмотрение руководителю следующих предложений:
   • о внесении различных изменений в текущий процесс работы, которые позволят улучшить показатели и качество исполняемых трудовых функций сотрудником;
   • о поощрении некоторых работников за особые и максимально высокие результаты их деятельности;
   • о привлечении одного либо сразу нескольких служащих к нормам материальной и дисциплинарной ответственности за различные нарушения, которые были допущены ими во время исполнения профессиональных обязательств.
2. Право на составление официальных запросов для руководителей других структурных подразделений относительно предоставления начальнику отдела кадров важной информации, которая имеет прямое отношение к его деятельности.
3. Подробное ознакомление с различными локальными актами компании, а также иными документами при условии, что их содержание имеет прямое отношение к профессиональной деятельности начальника отдела кадров.
4. Ознакомление с различными проектами и решениями руководства компании.
5. Предоставление руководству компании официальных требований относительно создания нормальных условий труда, которые требуются сотруднику для надлежащего исполнения возложенных на него функций.
6. Основные права, которые гарантируются действующими нормами трудового законодательства. К основным из них можно отнести следующие:
   • право на официальное трудоустройство. В соответствии с действующими нормами работодатель обязан заключить с новым служащим трудовой договор, а также внести соответствующую запись о трудоустройстве в другие документы;
   • право на регулярное получение вознаграждения за собственный труд. Существующие нормы трудового законодательства устанавливают, что заработную плату сотрудник должен получать как минимум два раза за один месяц. Точные числа выдачи положенных сотрудникам денежных средств обязательно должны быть зафиксированы в положениях трудового договора, а также в иных локальных актах компании;
   • право на получение стандартных социальных льгот, включая регулярное предоставление оплачиваемого отпускного периода, оплачиваемого больничного листа и т.д.
7. Право на обращение в уполномоченные инстанции с целью подачи туда официальной жалобы на незаконные действия работодателя либо проявленное с его стороны преступное бездействие.

Если сотрудник считает, что его интересы были ущемлены работодателем, он сможет подать официальную жалобу в Трудовую инспекцию, в органы прокуратуры, а также в иные инстанции, включая и судебное учреждение.

Специалист по кадрам: суть профессии

Специалист отдела кадров работает с личным составом субъекта предпринимательства. Его основными задачами являются:

• поиск работников для решения производственных заданий;
• проверка уровня их квалификации;
• идентификация соискателя как специалиста, который сможет справиться со своими должностными обязанностями в соответствии с запросами нанимателя.

Кадровый сотрудник ответственен за компетентность проведенной процедуры оформления соискателя и за хранение переданных ему трудовых документов. В его обязанности входит организация обучения работников, профессия которых требует подтверждения квалификации, стажировки и контроля прохождения испытательного срока.

Кадровый сотрудник вместе с бухгалтерией, по согласованию с руководителем предприятия, разрабатывает и вводит в действие применяемые формы оплаты труда, актуальные для конкретной группы работников.

Специалист решает конфликтные ситуации, возникшие в коллективе, ведет табель рабочего времени, составляет график отпусков и оформляет справки о трудоустройстве. Он также несет полную ответственность за оформление процедуры разрыва трудового договора и за выдачу бывшему работнику его личной документации.

Плюсы работы

Преимуществом профессии кадрового работника является официальное трудоустройство с предоставлением полного социального пакета гарантий и льгот.

Работа кадровиком чаще всего предполагает деятельность на протяжении пятидневной рабочей недели. Ее продолжительность не превышает 40 часов. На протяжении рабочего дня специалист может воспользоваться часовым обеденным перерывом, а все государственные праздники он гарантированно проведет дома.

Кадровый работник является лицом, приближенным к начальству, поэтому он будет уважаем другими сотрудниками, которые могут относиться к нему с элементами подхалимства. Должностные обязанности кадровика не предполагают тяжелый физический труд. Деятельность специалиста относится к категории офисной и предполагает работу с документами. Если зарекомендовать себя хорошим специалистом, то кадровик может рассчитывать на высокую заработную плату.

Минусы деятельности

Основным принципом работы кадрового специалиста является сохранение доброжелательных отношений со всеми сотрудниками и с работодателем. Поскольку угодить всем не получится, то специалист по кадрам часто может быть участником конфликтных ситуаций. С одной стороны он может выслушивать недовольства сотрудников, которые желают уйти в один из видов полагающихся им по праву отпусков или в отгул во время, когда они считают нужным, а не тогда, когда их отпускает начальство. С другой стороны можно выслушивать гневную тираду руководства по поводу этого же события.

Чтобы избежать таких проблемных ситуаций, следует изначально разделять дружеские и рабочие отношения. Рекомендуется в первую очередь прислушиваться к мнению своего непосредственного начальства и все решения принимать в соответствии с его позициями, если они соответствуют нормам трудового законодательства. Спорные ситуации лучше выносить для их разрешения на повестку дня при проведении совещаний с непосредственным начальством работников, являющихся источником возникшей проблемы.

Профессия кадрового специалиста подразумевает его тесное взаимодействие с отделом бухгалтерий. Это также может стать причиной конфликтов, кляузничества и перекладывания обязанностей, отказаться от которых возможно только после обоснования своей правоты перед руководителем.

Кадровые специалисты обычно занимаются не только своими основными функциями. Руководство обычно увеличивает их перечень другими обязанностями. Дополнительной работой может стать охрана труда, бухгалтерия и ведение воинского учета работников, которая чаще всего не оплачивается. Отказаться от вменяемых обязанностей практически невозможно, а при их невыполнении ввиду нехватки времени, руководство будет спрашивать со специалиста.

В ходе проведения проверок выполнения позиций трудового законодательства, неправильное оформление на работу, разрыв трудового договора или неподача отчетности, могут стать основанием для привлечения специалиста к административной ответственности, предполагающей немаленькие штрафы. Чтобы их избежать, необходимо досконально владеть знаниями в сфере нормативных актов, соблюдение которых требуется при выполнении должностных обязанностей.

Специалист выполняет работу сидя за компьютером. Ввиду своей монотонности, она может быстро надоесть. Причиной желания сменить профессию могут быть проблемы с глазами, ввиду их постоянной усталости, заболевания, которые провоцируются и усугубляются сидячим положением человека. Поскольку кадровый сотрудник выполняет обязанности по подбору работников на вакантные места и проводит с ними собеседования, то специалисту приходится постоянно общаться с людьми. Кадровикам часто приходится сталкиваться с негативными разговорами, которые могут оказать неприятный эффект на личное эмоциональное состояние.

Какие функции возлагаются на начальника отдела кадров

Если опираться на справочник должностей, который утвержден Министерством труда России, начальника отдела кадров (ОК) относят к руководящему подразделению, и также могут называть:

• начальник кадрового отдела;
• руководитель ОК;
• заместитель гендиректора по персоналу.

В перечень функций, которые выполняет данный работник, относят:

• руководство персоналом;
• своевременная и качественная подготовка и последующее ведение внутренней документации;
• контроль и направление на курсы повышения квалификации штатных работников;
• наблюдение за качеством работы сотрудников;
• полная организация деятельности отдела кадров, несение ответственности за ее выполнение;
• ведение кадрового учета.

Эти пункты часто изменяются в соответствии с особенностями предприятия, на котором работает начальник ОК.

Почему данный документ желательно иметь на каждом предприятии

Главным документом, регулирующим взаимодействие между работодателем и начальником кадрового отдела, является трудовой договор. Однако иметь составленный и заверенный по всем правилам акт с перечнем должностных инструкций выгодно обеим сторонам. Здесь можно четко прописать все требования к специалисту и указать, какими правами он обладает. Если в этом документе не будет подписи руководителя, то он считается недействительным и не имеет силы.

Хоть инструкция необязательна, ее наличие на предприятии позволит работодателю выполнить следующие действия в отношении подчиненного:

• четко прописать требования к умениям, навыкам и образованию сотрудника;
• описать ряд полномочий;
• определить ответственность;
• в случае конфликта, использовать акт, как доказательство.

В основном документация подобного рода вводится в бюджетных учреждениях.

Отношения отдела кадров с другими подразделениями

Взаимоотношения кадрового подразделения с иными отделами предприятия заключаются в следующем:

• С бухгалтерией. Бухгалтерия – отдел, с которым кадровики сотрудничают наиболее тесно. Особенно это актуально для вопросов по оплате трудовой деятельности. Также кадровики направляют бухгалтерам документацию и копии распоряжений о снятии с должностей, новом трудоустройстве, командировках, отпусках, премировании, а также о наказании и штрафных санкциях (если это предусмотрено локальным законодательством, так как федеральное не предусматривает штраф в качестве правомерной меры наказания);
• С юридическим подразделением. Основное взаимодействие заключается в том, что юристы снабжают кадровиков актуальной информацией о текущем законодательстве, проверяют подготовленные трудовые договоры и иные кадровые документы.

Для полноценной работы кадрового подразделения, оно должно взаимодействовать со всеми отделами компании в той или иной степени. Локальные запросы от кадровиков должны исполняться в максимальные сжатые сроки так же, как и кадровики должны выполнять запросы персонала в отведенный законодательством период.