Должностная инструкция начальника отдела кадров 2021 года Образец

Какие обязанности должны быть предусмотрены в должностной инструкции работника отдела кадров, напрямую зависит от потребностей конкретного работодателя. Зачастую современные руководители организаций вкладывают в служебные обязанности кадрового работника совершенно разный смысл. Согласно этому всех кадровых работников можно поделить на 3 категории:

1. Инспектор отдела кадров.

Такой сотрудник занимается непосредственно кадровым учетом и документацией. В его обязанности, как правило, входит:

• составление приказов по личному составу;
• ведение личных (персональных) дел по каждому сотруднику;
• заполнение личных карточек (в соответствии с общераспространенной практикой, по форме Т-2);
• заключение трудовых договоров, составление дополнительных соглашений при изменении положений основного документа;
• прием копий личных документов от вновь поступивших работников;
• прием и обработка заявлений на отпуск, кадровое перемещение, прием и увольнение, оформление вычетов по НДФЛ в текущем году и других обстоятельств, непосредственно связанных с личным составом;
• на крупных предприятиях — ведение и сдача отчетности по персонифицированному учету в ПФ РФ и т. д.

Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля и вести кадровый учет? Рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:

В отличие от задач инспектора отдела кадров деятельность менеджера по персоналу направлена главным образом на поиск и подбор необходимого персонала и проведение собеседований с потенциальными соискателями. Такие сотрудники занимаются заполнением анкет кандидатов и, возможно, приемом копий документов.

1. Универсальный кадровый работник.

Подобный сотрудник — мечта современных работодателей. Он объединяет в себе функции 2 предыдущих категорий, то есть:

• ведение кадрового учета и необходимой документации;
• поиск и подбор персонала.

В зависимости от тех обязанностей, которые работодатель хочет возложить на сотрудника, и составляется должностная инструкция специалиста отдела кадров. Масштабы предприятия предопределяют, достаточно ли ввести на нем должность инспектора по кадрам или следует создать целую кадровую службу.

Вы уверены, что правильно составляете должностные инструкции? Оформите пробный бесплатный доступ к системе «КонсультантПлюс» и сверьте свои действия с алгоритмом составления должностных инструкций, предложенным экспертом.

Что должна содержать должностная инструкция начальника отдела кадров: примеры и образцы документов

На руководителя кадрового отдела возлагается большая ответственность, поскольку этот специалист занимается комплектованием штата организации, а в его подчинении могут находиться не только работники по кадрам, но и ассистенты с экспертами по управлению персоналом. Именно по этой причине немаловажным аспектом является правильное составление должностной инструкции начальника отдела кадров, поскольку в этом документе четко фиксируются его обязанности, права и сфера ответственности.

Как составить: общие положения

Как правило, должностная инструкция формируется руководителем соответствующего подразделения с уполномоченными лицами кадрового и юридического отделов, однако вопрос составления должностной инструкции руководителя отдела кадров может решаться разными способами.

• Создание документа могут поручить самому начальнику отдела персонала, поскольку он больше всех осведомлен о круге своих полномочий.
• Формированием проекта должностной инструкции может заняться юридический отдел с учетом профстандартов, ГОСТов и законодательства в трудовой сфере.
• Может быть взят готовый образец, который по необходимости корректируют юристы и кадровики под специфику организации.
• Возможен вариант подготовки документа самим директором предприятия или его заместителем по персоналу. Но в таком случае главный руководитель организации должен быть хорошо знаком с обязанностями специалиста.

Должностная инструкция начальника кадров начинается с вводной части — общих положений, в которых приводится следующая информация:

• работник назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия;
• подчиняется руководитель отдела кадром директору организации;
• в случае отсутствия специалиста в связи с больничным отпуском, командировкой и пр., его обязанности переходят назначенному по установленному порядку лицу, несущему ответственность за их надлежащее выполнение;
• список нормативных документов, которыми должен руководствоваться сотрудник в своей работе (методические пособия по соответствующим вопросам, внутренние нормативные документы и устав предприятия, распоряжения директора организации, условия должностной инструкции).

При этом специалист должен владеть знаниями в разных областях, которые также описаны в общих положениях. К ним могут относиться:

• принципы управления персоналом;
• структура предприятия и его специализация;
• политика кадрового вопроса;
• методы определения текущей и перспективной востребованности в новых кадрах;
• ведение документации, касающейся кадров и их текучести;
• обновление актуальной информацией базы данных о персонале;
• прогрессивный отечественный и иностранный опыт в работе с кадрами;
• положения профориентации.

Должностные обязанности: на что имеет право начальник отдела кадров и его ответственность

В квалификационном справочнике должностей (КСД) руководителей, утвержденном Министерством труда в 1998 году, указаны следующие должностные обязанности начальника отдела кадров:

• комплектование штата предприятия работниками необходимых специальностей, при этом имеющих соответствующую степень подготовленности;
• ведение работы с базой данных персонала;
• выявление необходимости в новых работниках и ее прогнозирование на будущие периоды. Для этого руководитель кадров должен заниматься изучением рынка соответствующих специалистов, взаимодействовать с различными муниципальными службами занятости населения и учебными учреждениями нужного профиля;
• оповещение работников о появлении свободных вакансиях внутри организации, обеспечение передвижения кадров на другие должности, учитывая квалификационные качества работников;
• привлечение новых специалистов посредством размещения объявлений в СМИ;
• участие в создании кадровой тактики предприятия;
• формирование кадрового резерва;
• проведение аттестаций сотрудников;
• подготовка документов персонала в страховой и пенсионный фонды.

Руководителя также наделяют рядом прав, чтобы специалист мог в полной мере исполнить все свои трудовые задачи.

• Работник в рамках своих полномочий вправе запрашивать у других подразделений компаний сведения и документы, необходимые ему для работы.
• Специалист может предлагать решения и выдвигать варианты по совершенствованию работы отдела.
• Начальник имеет право вступать в деловые взаимоотношения со сторонними компаниями, если это обусловлено незамедлительным решением задач, связанных с его должностными обязанностями.

Наряду с остальным персоналом организации начальник отдела кадров несет ответственность за нарушения, совершенные им в ходе работы. Как правило, ответственность наступает за халатное исполнение своих обязанностей, нанесение материального вреда имуществу организации, оглашение личных данных работников, невыполнение распоряжений начальника, если они не противоречили законодательству РФ.

Образцы должностной инструкции

Типовая

Скачать пример типовой версии документа вы можете здесь: https://yadi.sk/i/p8zEPDWl3UE82k

В здравоохранении

Чтобы найти образец инструкции, подходящий для больницы или любого другого медицинского учреждения, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/OS79xvN03UE8AX

Трудовые функции сотрудника бюджетного высшего учебного заведения выглядят так: https://yadi.sk/i/JSVbypG33UE8ev

Колледжа

В учреждениях среднего профессионального образования руководители отдела кадров руководствуются такими инструкциями: https://yadi.sk/i/9iongiAn3UE8qj

Отдела подготовки кадров

Чтобы найти пример должностной инструкции руководителя отдела подготовки кадров, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/SP-KULUX3UE8vi

Заместителя

По следующему адресу вы найдете бланк документа, подходящий для зам. начальника отдела кадров: https://yadi.sk/i/O7UGWVJj3UE98C

Таким образом, должностная инструкция – важный документ, отображающий круг обязанностей, прав и ответственности работника. Однако инструкцию можно считать действительной, если специалист собственноручно поставил свою подпись на листе согласования. В противном случае юридической силы документ иметь не будет.

Хранение и изменение инструкции

• 50 лет — утвержденные после 2003 года;
• 75 лет — утвержденные до 2003 года.

На локальный нормативный акт (ДИ) следует дать ссылку в трудовом договоре. При внесении изменений в ДИ (ст. 61 ТК, Письмо Роструда №4412-6 от 31.10.2007):

• работник знакомится с ними под подпись;
• стороны подписывают допсоглашение к трудовому договору;
• в тексте указывают реквизиты новой редакции ДИ.

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Резюме на должность начальника отдела кадров

Никитина Елизавета

Телефон: +7 (910) 210-17-**

E-mail: nikitina@mail.ru

Дата рождения: 15.11.1990 г.

Семейное положение: Замужем, двое детей

Ключевые компетенции

• успешный опыт работы в кадровой сфере свыше 6 лет;
• опыт работы в руководящей должности свыше 3 лет;
• опыт руководства отделом с численностью подчиненных 12 человек;
• опыт прохождения камеральных проверок.

Опыт работы

Обязанности:

• ведение и контроль кадровых процессов по учету кадров;
• разработка локальных нормативных правовых актов в области трудовых отношений, кадровых регламентов и процедур;
• оптимизация системы кадрового делопроизводства.
• контроль соблюдения трудовой дисциплины сотрудниками;
• взаимодействие с контролирующими государственными органами в сфере труда;
• разработка и реализация системы премирования и мотивации.

• участвовала в камеральной проверке ПФР РФ, нарушений трудового законодательства не выявлено;
• разработала систему премирования лучших сотрудников месяца, что выступило в качестве дополнительной мотивации сотрудников;
• разработала более 30 локальных нормативных актов, в том числе должностные инструкции;
• за отличные результаты работы в 2018 году получила внутреннюю премию «Лучший руководитель»;
• оптимизировала процессы внесения сведений в программу 1С, что позволило сократить время обработки документов на 40%.

• ведение кадрового делопроизводства;
• оформление приема, перевода, увольнений сотрудников;
• оформление отпусков и командировок, листов нетрудоспособности;
• формирование табеля;
• выдача выписок и копий документов;
• оформление отчетности.

• оптимизировала хранение личных дел сотрудников, что позволило сократить время выдачи выписок для сотрудников на 30%;
• разработала все формы трудовых договоров для новых сотрудников, а также дополнительных соглашения к существующим договорам;
• в 2013 году в течение месяца перенесла все личные данные сотрудников во внутреннюю электронную базу, что позволило сократить время заполнения табеля учета рабочего времени на 60%;
• ежеквартально сдавала отчетность в контролирующие органы, нарушений не выявлено.

Ключевые навыки

Образование

2016 – 2018 Московский государственный юридический университет имени О.Е. Кутафина. Институт публичного права и управления/Магистр права в финансовой сфере.

2008 – 2013 Самарский государственный университет путей сообщения. Управление персоналом/Управление человеческими ресурсами.

Дополнительное образование: 2019 – курс повышения квалификации «Директор по обучению и развитию персонала». АНОДПО «Московская Бизнес Школа»; 2018 – курс повышения квалификации «Актуальные проблемы управления персоналом в организации». Российский государственный университет правосудия.

Личные качества

• корректно разрешению конфликтные ситуации и споры. В 2019 году представляла интересы работодателя в комиссии по трудовым спорам, нарушений трудового законодательства не выявлено;
• отношения с коллегами выстраиваю на началах взаимоуважения, обладаю способностью создать команду и нацелить ее на достижение результата. За период работы мои подчиненные не допускали нарушений сроков учета кадров, в том числе срока заключения трудовых договоров, выдачи выписок и справок, а также проведения расчета с уволенными сотрудниками;
• способна работать с большим объемом информации. В 2019 году в период нетрудоспособности двух подчиненных самостоятельно вела более 700 личных дел сотрудников.

Дополнительная информация

• водительское удостоверение категории «В» (опыт вождения –3 года), имеется личный автомобиль;
• опытный пользователь ПК: MS Office, 1С: Предприятие 8.2; ;
• знание английского языка – уровень Intermediate.

Исключить ошибки в составлении грамотного резюме, поможет пошаговая инструкция с подробным описанием — открыть.

Ответственность специалиста по кадрам

Работодатель вправе требовать добросовестного исполнения обязанностей специалистом по кадрам. В этом разделе пропишите виды и пределы применения ответственности в случае недостаточно качественного выполнения функций либо уклонения от работы. Поскольку менеджер по персоналу не относится к материально ответственным работникам, компания вправе применять к нему только меры дисциплинарной ответственности – замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию.

Что такое должностная инструкция начальника отдела кадров?

Должностная инструкция – это внутренний документ, регламентирующий все стороны рабочего процесса определённой должности. В данном случае – должности «начальник отдела кадров».

Данный документ состоит из разделов и пунктов, описывающих права, обязанности, меру ответственности и иные значимые условия работы сотрудника.

Структура должностной инструкции.

Работнику должностная инструкция позволяет выстроить рабочий процесс таким образом, чтобы эффективно выполнять стоящие перед ним задачи, достигать ожидаемых результатов, рационально используя имеющиеся ресурсы.

Также правильно оформленная должностная инструкция является юридическим инструментом в случае споров сторон, некой гарантией прав работника и работодателя по отношению друг к другу.

Желаете получить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении – всю необходимую информацию вы найдете по ссылке.

Правила составления и оформления должностной инструкции

Для того, чтобы документ имел юридическую силу, он должен оформляться согласно некоторым правилам.

Должностную инструкцию менеджера по персоналу и порядок ее составления вы найдете тут.

Утверждает должностную инструкцию своей подписью директор компании. После ознакомления её подписывает сотрудник.

Обязанности начальника по кадрам.

Копия подписанной должностной инструкции передаётся сотруднику, а оригинал хранится в отделе кадров согласно установленного порядка делопроизводства компании.

Чтобы в полной мере отразить рабочие процессы начальника кадровой службы достаточно тех же разделов должностной инструкции, как у любого другого сотрудника:

1. Общие положения. В данном разделе указывается для чего нужен данный документ. Отражается, каким образом происходит принятие на должность, какие требования к ней предъявляются. Прописываются регламенты и нормативные акты, которыми должен руководствоваться в своей деятельности сотрудник. Указывается уровень подчинённости и руководства.
2. Обязанности. Здесь по пунктам расписывается весь функционал сотрудника, начиная от управления отделом и заканчивая оформлением табеля рабочего времени.
3. Права. В разделе указываются полномочия и права сотрудника согласно трудового кодекса и исходя из задач, стоящих перед сотрудником.
4. Рабочие связи. Этот раздел регулирует рабочие отношения начальника кадрового отдела с другими работниками компании.
5. Ответственность. Данный пункт описывает меру ответственности в рамках компетенции сотрудника.

Хотите заняться выращиванием вешенки дома – эта статья даст вам всю нужную информацию.

Так как оформление должностной инструкции законодательно не регламентируется, структура может быть иной. Например, первый пункт будет включать только сведения о документе и должности. И отдельно появится раздел с требованиями к знаниям, компетенции и квалификации сотрудника.

Кем и когда составляется должностная инструкция?

Должностные инструкции могут создаваться на стадии открытия компании или в любой момент, когда появляется новая должность, а также в ходе работы.

Данный документ может составляться как на занятые должности, так и на вакантные.

Составлением должностной инструкции занимаются руководители для своих подчинённых или отдел кадров по согласованию с руководителями. Для начальника отдела кадров её составляет его непосредственный руководитель либо сам сотрудник по согласованию со всеми заинтересованными сторонами.

Можно ли обменять грузовик на легковое авто? Конечно же можно, а как это сделать вы узнаете здесь.

Что должен знать начальник отдела кадров?

Для того, чтобы должностная инструкция была наиболее полной и имела юридическую значимость, её согласовывают с руководителями подразделений сбыта и производства, с юридической службой, экономистами и руководством предприятия.

При исполнении функционала кадровика в единственном числе работник обязан составлять не только рутинные документы, а совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и реализацию нововведений на практике.

Должностные обязанности кадрового работника на предприятии включают:

разработку и внедрение положения о кадровой политике; участие в создании коллективного договора; составление графика учёта и использования рабочего времени; формирование приказов о приёме и увольнении сотрудников с внесением записей в трудовую книжку; составление отпускного графика и контроль использования отпускного периода; заполнение бланков листков по временной нетрудоспособности в части страхового стажа, контроль которого входит в обязанности отдела; анализ и расчёт коэффициента текучести персонала и предложение мер по снижению показателя; своевременную архивацию документов, находящихся в компетенции кадровика; соблюдение тайны, известной в силу исполнения должностных обязанностей кадрового работника.

Должностная инструкция специалиста отдела кадров (образец) (36,5 KiB, 3 207 hits)

К дополнительным требованиям следует отнести обязательность, внимательность и своевременность выполнения работы. Трудовая функция специалиста по кадрам – своеобразное начало и завершение отношений, как для предприятия в целом, так и для каждого работника в конкретике. Кадровая документация – второй шаг после регистрации предприятия при открытии и завершающий – при ликвидации. Создание приказов о приёме и увольнении с отражением в трудовой книжке – «альфа» и «омега» для работника также входит в обязанности кадрового отдела.

Ошибки в работе кадров приводят к искажению информации службами, следующими за кадрами, подобно нитке за иголкой. Например, неправильное заполнение табелей использования рабочего времени приводит к искажению в начислении заработной платы, несвоевременности выдачи отпускных, обеспечивая недовольство сотрудников и штрафные санкции проверяющих.

Грамотное ведение документооборота приобретает всё большую значимость, а должностная инструкция специалиста отдела кадров обрастает новыми требованиями, касающимися обеспечения учёта в электронном виде, изучения нормативной литературы и способности теоретически и практически следовать «в ногу со временем».