Nedcentr.ru

НЕД Центр
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Формирование дел и подготовка их к архивному хранению

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Какие документы относятся к документам по личному составу

Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов — приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры.

Но кроме этого к документам по личному составу относятся:

  • документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
  • документы, подтверждающие вредные условия производства;
  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  • формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Можно ли хранить документы по личному составу вместе с другими документами фирмы?

Документы по личному составу в архиве должны храниться отдельно от других документов. Оптимальный вариант — создать для них специализированное хранилище. Если фирма не имеет такой возможности, надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. Это объясняется тем, что такие документы носят конфиденциальный характер и доступ к ним должен быть строго ограничен (см. главу лПоложение о защите персональных данных»).

В результате посещения семинара «Формирование дел, их архивное хранение и уничтожение документов» участники:

Знают:

  • Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
  • Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
  • Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения
  • Правила выдачи дел из архива

Умеют:

  • Проводить анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
  • Обрабатывать и оформлять дела постоянного и временного сроков хранения
  • Работать с перечнями
  • Составлять описи дел
  • Организовывать работу экспертной комиссии
  • Знакомятся с опытом накопленным ведущими российскими и зарубежными компаниями
  • Находят решения, которые нужны вашей компании в данный момент
  • Получают информацию и консультацию от ведущих экспертов в области делопроизводства и документооборота

Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы

Отметим и минусы применения системы ЭДО для ведения архива. Основной — большие вложения, необходимые для покупки ПО и внедрения системы в производство. Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт «железа» — компьютеров на рабочих местах. Но такое масштабное вложение является единоразовым: регулярное сопровождение системы уже не будет столь дорогостоящим. А финансовая экономия благодаря системе окупит инвестиции. Стоимость сопровождения системы зависит от многих факторов: от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих работы по поддержке. Часто лучше отдать сопровождение системы на аутсорсинг. Чтобы сразу посмотреть, как это и сколько стоит, зайдите в наш раздел, посвященный сопровождению программ на платформе «1С» или, проще, позвоните и получите исчерпывающую консультацию.

Читать еще:  Заявление об отпуске без сохранения заработной платы. образец и бланк 2021 года

Решение затягивать с автоматизацией в сфере хранения документов, увы, неоднозначно. Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на выборе хорошего интегратора и поставщика ПО — вот тут грамотный подход действительно позволит сэкономить и средства, и время.

Другой минус — это необходимость обучать сотрудников. Но если учитывать этот пункт с самого начала, риск саботажа сотрудниками новой схемы работы будет минимален. На помощь придут и современные методики геймификации обучения, и опытные преподаватели (тут вернемся к вопросу о выборе компании-интегратора), и включение специалистов в проектную команду, и другие инструменты.

Основные термины и определения в архивном деле. организация документов и дел в пределах архивного фонда

В действующем русском законодательстве, регулирующем сферу архивного дела, указаны следующие определения, попадающие под неспециализированные понятия «архивные документы»:

— архивный документ –материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, что имеет реквизиты, разрешающие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных информации и носителя для граждан, государства и общества;

— документы по личному составу– архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

— документ Архивного фонда РФ– архивный документ, прошедший экспертизу сокровища документов, поставленный на национальный учет и подлежащий постоянному хранению;

— очень полезный документ– документ Архивного фонда РФ, что имеет непреходящую культурно-историческую и научную сокровище, особенную важность для государства и общества и в отношении которого установлен особенный режим учета, использования и хранения;

— неповторимый документ– очень полезный документ, не имеющий себе аналогичных по содержащейся в нем информации и (либо) его внешним показателям, невосполнимый при потере с позиций его значения и (либо) автографичности;

— архивный фонд– совокупность архивных документов, исторически либо логически связанных между собой;

— Архивная коллекция — это совокупность отдельных документов, появившихся в ходе деятельности разных фондообразователей и объединенных по одному либо нескольким показателям.

Читать еще:  Ликвидация ТСЖ по решению суда Банкротство управляющей компании

— архивный фонд РФ– исторически сложившаяся и неизменно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемым элементом историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. [3]

Архивный фонд РФ делится на национальную и негосударственную части. Национальную часть составляют архивные документы и архивные фонды , являющиеся федеральной собственностью, гос собственностью республик в составе РФ, краев, областей, независимых округов, городов Санкт Петербурга и-Москвы, муниципальной собственностью.Негосударственную часть составляют архивные документы и архивные фонды, каковые являются историческую, научную, социальную, экономическую, политическую либо культурную сокровище и находятся в собственности публичных организаций и объединений, в частной собственности, религиозных организаций с момента отделения церкви от страны, действующих на территории РФ. Организация хранения документов в пределах архивного фонда выглядит следующим образом:

Схема 1. Классификация архивных документов и дел АФ РФ по срокам хранения

Национальная часть
Негосударственная часть
Архивный фонд РФ
Ведомственные(частные) архивы
библиотеки фонды
и Отраслевые Музеи
Архивы Федеральной архивной работы
Ведомственные архивы
библиотеки фонды
и Отраслевые Музеи
Архивы Федеральной архивной работы
Постоянное хранение
Постоянное хранение
Временное хранение
Депозитарное хранение
В собственности страны
Временное хранение
Депозитарное хранение

Со своей стороны, архивы делятся на национальные, ведомственные, муниципальные и негосударственные.

— госархив – это федеральное национальное учреждение, создаваемое Правительством РФ, либо национальное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом власти субъекта РФ, каковые реализовывают хранение, комплектование, использование и учёт документов Архивного фонда РФ, и вторых архивных документов;

— муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа либо муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, каковые реализовывают хранение, комплектование, использование и учёт документов Архивного фонда РФ, и вторых архивных документов;

— ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений либо ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их применение для информационного обеспечения их работы. самая ценная часть документов архива по окончании срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в госархив. Выделяют следующие виды архивов ведомств: центральный архив федерального органа власти либо органа власти субъекта РФ, центральный отраслевой архив, объединенный архив, архив организации, хранящий документы лишь данной ее предшественников и организации.[3]

«!»Документы ведомственного архива (архива предприятия) не входят в состав Национального архивного фонда, но являются источниками его комплектования

Негосударственный архив– архив, созданный негосударственным юридическим либо физическим лицом.

В зависимости от состава документации, хранящейся в архиве, возможно создан архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизуальный архив либо архив документации на электронных носителях.

Классификация документов в пределах архива, независимо от его вида, будет смотреться так:

Читать еще:  Как заполнить отчет 6НДФЛ в 2021 году

Схема 2. Классификация документов в пределах архива

1 архивный фонд РФ

Удивительные статьи:

  • Шаманизм и космология на территории океании
  • Сберегательные программы для пайщиков
  • Вселенская катастрофа, гибель атлантиды

Похожие статьи, которые вам понравятся:

Условно все архивы организаций возможно поделить на передающие и не передающие документы в архивные учреждения на постоянное хранение. закон«Об архивном…

ГЛАВА 3. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ……………………………… 48 Определение сроков хранения документов по личному составу ………49…

Замысел: 1.Совокупность (справочно-поисковых средств) научно-справочного аппарата национальных архивов. 2.Главные типы справочников о содержании и…

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС ПО ДИСЦИПЛИНЕ АРХИВОВЕДЕНИЕ наименование дисциплины Направление 520800 (030401.62) «История» (бакалавр) Специальность…

Инструкция по архивированию документации

Процесс, на основании которого составляются и передаются на хранение дела, делится на этапы:

  • составляется график работниками архива, в котором указывается, в какие сроки должны передаваться дела на хранение;
  • данный график согласуется с руководством компании;
  • на основании имеющихся сроков, дела, подготовленные по установленной в компании номенклатуре, передаются ответственным лицам на хранение, для чего осуществляется опись документации;
  • сотрудники архива проверяют, правильно ли оформляются дела, после чего сверяются бумаги с описью;
  • если отсутствуют нарушения, то дела сшиваются;
  • при возникновении необходимости документы копируются или сканируются;
  • подписывается опись обоими участниками процесса.

Сдавать в архив требуется только бумаги, которые необходимо хранить не меньше 10 лет.

Особенности хранения

К особенностям использования архивации относится:

  • все бумаги систематизируются в зависимости от нюансов работы всей компании;
  • учитывается при этом номенклатура отделов компании;
  • номенклатура может изменяться, но при этом она должна согласовываться с руководством минимально раз в пять лет.

Если изменяются функции компании или структура предприятия, то обязательно разрабатывается новая номенклатура.

Правила ведения архива

Процедура выполняется только лицами, наделенными соответствующими полномочиями. Они являются работниками архива. В их обязанности входит проверка передаваемых дел, их копирование или сканирование, а также выдача на основании специальных запросов.

Архивация кадровых документов.

Визируются все дела руководителем отдела или другим работником компании, назначенным в качестве ответственных лиц.

Заключение

Большое количество документов, образующихся в процессе деятельности каждого предприятия, должны хранится довольно долгое время. Для того, чтобы обеспечить документам оптимальные условия хранения, должен быть создан архив в виде отдельного структурного подразделения. Также должно быть назначено ответственное лицо, которое будет заниматься приемом документов в архив. Кроме того, этот сотрудник дает ответы на запросы руководства и других сотрудников.

Во время архивирования документов необходимо соблюдать некоторые требования и правила, с помощью которых можно грамотно структурировать документы и обеспечивать им оптимальные условия для хранения.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector