Nedcentr.ru

НЕД Центр
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инструкция как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Порядок учета субсидий бюджетными учреждениями с 2019 года

  • Виды получаемых бюджетными учреждениями из бюджета субсидий
  • Какие коды КОСГУ и видов доходов применяются для учета субсидий
  • Проводки при учете субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания
  • Проводки при учете целевых субсидий

Жизнь бухгалтера бюджетного учреждения нельзя назвать скучной. С наступлением очередного финансового года уже традиционно приходится пересматривать порядок ведения бюджетного учета. В новой статье разберемся, как с 2019 года бюджетным (автономным) учреждениям правильно организовать учет получаемых из бюджета субсидий.

Несомненно, это новшество позитивное, поскольку уйдут в прошлое ситуации, когда неправильно заполненный документ стал причиной для доначисления налогов или отказа в предоставлении пособий.

Бухотчетность утверждается на годовом собрании. Срок утверждения оговаривается в уставе. В зависимости от вида хозяйственного общества собрание может быть проведено:

  • для ООО – с 1 ноября до 1 мая (ст. 34 закона об ООО);
  • для АО – с 1 ноября до 1 июля ( п. 1 ст. 47 закона об АО).

Таким образом, если ошибки обнаружились в утвержденной отчетности, исправлять их придется уже в отчетном периоде.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

  • Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
  • Исходящие. Они составляются для следующих целей:
    • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
    • в виде запроса для последующего получения ответа.

    Они подготавливаются на основании внутренних документов.

  • Внутренние. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения – он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
  • Контролирующее лицо – его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;
  • срок исполнения;
  • перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
  • срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Образец типовой инструкции по делопроизводству

Типовая инструкция по делопроизводству 2020 года утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Она поможет усовершенствовать организацию делопроизводства в учреждении и повысить эффективность деятельности в целом через единообразные подходы к формированию (в том числе с применением бланков учреждения) бумаг и контролю их выполнения.

Положения инструкции действуют в отношении распорядительных документов, издаваемых организациями любых форм. Подробно разъяснены применяемые реквизиты. Отдельный раздел в документе посвящен изданию локальных актов организации. В инструкции можно найти образец положения о документообороте в организации 2020. Образец оформления приказа по ГОСТу 2020 года с учетом требований инструкции можно скачать здесь.

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

При чем тут «Информатика и Сервис»?

«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.

К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).

Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».

Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде. Чего и вам желаем!

А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.

голоса
Рейтинг статьи
Читать еще:  Проверка патента на действительность Онлайн проверка патента на действительность
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector