Излишки при инвентаризации как их учитывать и проводить?

Порядок, в котором отражаются в учете предприятия неучтенные ОС, выявленные во время инвентаризации, зависит от причин их появления.

Найденные ОС приобретены за плату. Если есть подтверждающие документы, тогда в бухгалтерском учете оприходование таких материальных ценностей отражают как исправление ошибок (см. письмо Минфина от 13.12.2004 г. № 31-04200-30-10/22823).

В бухгалтерском учете не учтенный ранее объект ОС зачисляют на баланс предприятия следующей корреспонденцией счетов:

— дебет соответствующего субсчета счета 15 «Капитальные инвестиции» — кредит счета 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

— дебет 644/1 — кредит 63; дебет 641 — кредит 644/1 (при условии, что предприятие имеет НН, зарегистрированную в ЕРНН);

— дебет соответствующего субсчета счета 10 «Основные средства» — кредит соответствующего субсчета счета 15 «Капитальные инвестиции».

Обратите внимание! Если предприятие определенное время эксплуатировало объект ОС, то он, конечно же, подвергался физическому и моральному износу. Поэтому

зачисление объекта на баланс по первоначальной стоимости без дополнительного начисления амортизации за весь период его эксплуатации приведет к завышению финрезультата

Чтобы избежать таких последствий, нужно рассчитать и доначислить амортизацию оприходованного объекта ОС. Причем сделать это за все время его «нелегальной» эксплуатации.

Если во время инвентаризации выявлены объекты ОС, которые не были взяты на баланс в предыдущем отчетном году, то доначисление амортизации за прошлый год осуществляют записью: Дт 44 «Нераспределенные прибыли (непокрытые убытки)» — Кт соответствующего субсчета счета 13 «Износ (амортизация) необоротных активов». А вот если в процессе инвентаризации выявлены объекты ОС, не оприходованные в бухучете в текущем отчетном году, то доначисление амортизации отражают в обычном порядке.

После таких манипуляций предприятие выйдет на справедливую стоимость объекта ОС на дату проведения инвентаризации. В дальнейшем амортизацию на зачисленный объект начисляют в общеустановленном порядке.

Теперь о налоговоприбыльном учете. У малодоходных плательщиков расчет налога на прибыль основывается только на данных бухгалтерского учета без всяких корректировок бухфинрезультата, предусмотренных разд. ІІІ НКУ. А вот высокодоходные плательщики (и малодоходники-добровольцы), кроме бухгалтерского, должны вести еще и отдельный налоговый учет ОС в порядке, предусмотренном п. 138.3 НКУ (ср. 050939600). Данные налогового учета им понадобятся для того, чтобы откорректировать финрезультат на «амортизационные» разницы (пп. 138.1, 138.2 НКУ). Следовательно,

суммы амортизации, доначисленные за прошлые отчетные периоды, в декларации по налогу на прибыль придется отразить как исправление ошибки

Но! Уменьшить финрезультат на сумму доначисленной налоговой амортизации можно только с учетом сроков давности в 1095 дней, установленных п. 102.1 НКУ. Подробнее об этом — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 56.

В НДС-учете суммы НДС, уплаченные (начисленные) в связи с приобретением объекта ОС, который приходуется по результатам инвентаризации, предприятие — плательщик НДС включает в состав налогового кредита. Конечно, при наличии НН, составленной и зарегистрированной поставщиком в ЕРНН. Причем если с даты составления НН еще не прошло 365 дней, налоговый кредит можно отразить в текущей декларации. Если же выявлена НН «старше» 365 дней — отражать налоговый кредит теперь можно не только через уточняющий расчет*.

* Срок давности налогового кредита без УР продлевается до 1095 дней (Закон Украины от 09.11.2017 г. № 2198-VIII).

ОС получены безвозмездно. В бухгалтерском учете безвозмездное получение ОС приводит к увеличению собственного капитала предприятия (субсчет 424 «Безвозмездно полученные необоротные активы») на сумму справедливой стоимости ОС.

Стоимость безвозмездно полученных ОС подлежит амортизации. А значит,

по ОС, которые эксплуатировались какое-то время без фактического оприходования, предприятию нужно рассчитать и доначислить амортизацию за все то время, в течение которого объект уже использовали.

Одновременно с начислением амортизации нужно признать доход в сумме, пропорциональной начисленной амортизации таких объектов. Отражайте его по кредиту субсчета 745 «Доход от безвозмездно полученных активов» в корреспонденции с дебетом субсчета 424 «Безвозмездно полученные необоротные активы». Доначисление амортизации за прошлый год также осуществляем записью: Дт 44 «Нераспределенные прибыли (непокрытые убытки)» — Кт соответствующего субсчета счета 13 «Износ (амортизация) необоротных активов».

В налоговоприбыльном учете у малодоходников все так же, как и в бухгалтерском. Для высокодоходных плательщиков учет поступления безвозмездных ОС идентичен малодоходным, т. е. доходы отражаем пропорционально начисленной амортизации. Если безвозмездные ОС используются в хоздеятельности, то, несмотря на их подарочную природу, амортизация таких ОС будет уменьшать объект для начисления налога на прибыль. И не забудьте о корректировке бухгалтерского финрезультата на «амортизационные» разницы, предусмотренные ст. 138 НКУ.

Что касается НДС-учета, то в нем при безвозмездном получении объекта ОС начисление НДС (а тем более, его уплата) не происходит (в придачу к подарку предприятие может получить от дарителя — плательщика НДС только «нулевую» НН. Поэтому учитывать в составе налогового кредита плательщику нечего.

Другое дело — суммы «входного» НДС по расходам, сопутствующим получению ОС (оплата транспортных, регистрационных услуг, а также услуг по монтажу, наладке, дооборудованию и т. п.). Получив по этим расходам НН, зарегистрированные в ЕРНН, предприятие, конечно, может отразить налоговый кредит.

Как оприходовать излишки при инвентаризации?

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки материалов, товаров или ОС, данные об этом заносятся в сличительные ведомости. При этом необходимо использовать специальные формы ведомостей, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Для основных средств и нематериальных активов используется форма ИНВ-18, для других ТМЦ — ИНВ-19.

Документы должны содержать данные обо всех обнаруженных отклонениях, независимо от того, в какую сторону они получились — меньшую или большую. Недостачи списываются или переносятся на виновных лиц (решение принимает руководитель), а излишки необходимо оприходовать.

Существует также такое понятие, как пересортица — когда при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Если такое решение было принято, то оприходование излишков производится после зачета «однородных» недостач.

Приказ об оприходовании

Руководителю необходимо издать приказ об оприходовании излишков, выявленных при инвентаризации. Для него не существует утвержденной формы, поэтому компания может разработать приказ самостоятельно. При этом важно включить в документ следующую информацию:

• наименования материальных ценностей в разрезе видов;
• стоимость за единицу, количество и общую стоимость по каждому виду;
• для основных средств и нематериальных активов — срок полезного использования.

На основании сличительных ведомостей и приказа осуществляется отражение излишков в бухгалтерском и налоговом учете.

Проводки излишков, выявленных при инвентаризации

Выявленные при инвентаризации излишки имущества относятся на прочие доходы. Корреспондирующий счет зависит от того, какой именно вид ценностей приходуется.

Стоит учесть! Если инвентаризация проводится для годового отчета, то проводка по выявленным излишкам должна быть выполнена не позднее отчетной даты. В остальных случаях проводка делается в том же месяце, когда вы проводили инвентаризацию.

В бухгалтерском учете излишки, выявленные при инвентаризации относятся к прочим доходам, в налоговом — к внереализационным.

По каким причинам появляются

Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.

• Если была неточно проведена сверка.
• К ошибкам могут привести большие объемы продукции. При распределении изделий на складе клиентам возникает большая вероятность неучтенных поставок.
• Недостаточное количество оборотных финансов вводит компанию в режим «экономии».
• Ошибки на складах при учтении отпуска материалов и продукции. То есть выдали меньший объем партии, чем полагалось.
• Во время отпуска товара одни модели были нечаянно заменены на другие.

Как учесть результат инвентаризации — шпаргалка

Рассмотрим алгоритм учёта результатов инвентаризации на примере материально-производственных запасов (МПЗ). Напомним, что результаты инвентаризации оформляются первичными документами согласно учётной политике компании, например ведомостью учёта результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26).

Ситуация 1. Выявлены излишки

Бухгалтерский учёт. Оприходуйте излишки по рыночной стоимости, подтверждённой документально. На стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, сделайте проводку:

• Дт 10 (41) Кт 91.1

Налоговый учёт. Стоимость излишков включается в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль и УСН (п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Рыночную стоимость отнесите в доходы в момент завершения инвентаризации.

Для целей налога на прибыль можно учесть в составе расходов стоимость излишков МПЗ по факту их отпуска в производство или продажи (п. 2 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН можно учесть излишки товаров в момент их продажи (письмо Минфина от 24.05.2013 № 03-11-06/2/18968).

Ситуация 2. Выявлена недостача (порча) в пределах норм естественной убыли

Бухгалтерский учёт. Отразите стоимость недостачи (порчи) и спишите сумму в пределах норм естественной убыли как материальные расходы.

• Дт 94 Кт 10 (41)
• Дт 20 (44) Кт 94

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) в пределах норм естественной убыли учитываются для целей налога на прибыль в составе материальных расходов на момент завершения инвентаризации (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН убыток от недостачи не учитывается, так как купленные материалы уже учтены при получении и расход задвоится (п. 2 ст. 346.16, ст. 346.17, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация 3. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник установлен

Бухгалтерский учёт. Отразите недостачу на счёте 94 и отнесите её по балансовой стоимости на сотрудника.

• Дт 94 Кт 10 (41)
• Дт 73 (76) Кт 94
• Дт 50 (51, 70) Кт 73 (76)

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм не учитываются для целей УСН. Для целей налога на прибыль они учитываются во внереализационных расходах в один из следующих периодов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина от 26.10.2018 № 03-03-06/1/77156, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693):

• признание виновным лицом;
• вступление в силу решения суда о взыскании убытков с виновного лица;
• признание страховой компанией страхового случая в связи с недостачей (порчей).

При кассовом методе учесть сумму возмещения нужно в момент внесения денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации.

Ситуация 4. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник не установлен

Бухгалтерский учёт. Отразите сумму недостачи (порчи) и спишите убыток в связи с отсутствием виновного лица.

• Дт 94 Кт 10 (41)
• Дт 91.2 Кт 94

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм учитываются для целей налога на прибыль в составе внереализационных расходов. Чтобы подтвердить отсутствие виновного лица, понадобятся документы, например постановление о прекращении уголовного дела от полиции (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для целей УСН такие убытки не учитываются.

Илья Антоненко, ведущий эксперт Национальной консалтинговой компании

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Списание материалов

Если при проведении инвентаризации выявлена недостача, то отрицательную разницу придется списать. Налоговый учет не всегда позволяет включить выявленное отклонение в расходы. На затраты можно списать материальный недостаток только в пределах норм естественной убыли. В остальных случаях необходимо найти виновное лицо и списать потери ТМЦ на его счет либо отнести недостачу на финансовый результат.

Для отражения факта недостачи создается документ списания, который заполняется из документа инвентаризация материалов в 1С аналогично оприходованию. Необходимо: нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать из списка пункт «Списание товаров».

Документ списания заполняется автоматически из позиций, по которым было отрицательное отклонение количества фактических товаров через автоматическое заполнение. Вручную заполнить документ можно через кнопку «Добавить», при заполнении одной номенклатурной позиции или кнопкой «Подбор», если заполнение имеет большой масштаб.

Корректировать введенные данные можно кнопкой «Изменить», которой выводится окно с позициями, открытыми для исправления документа вручную. Перенос измененных данных производится кнопкой «Перенести в документ».

Кнопкой «Печать» на печать выводятся две формы из списка:

• Унифицированная форма акта на списание ТОРГ-16;
• Произвольная форма-реестр накладной на списание.

При проведении документа программа формирует проводки, которыми списываются все недостающие товары. Сформированные записи можно посмотреть через кнопку «Дт/Кт».

Документом недостача переносится в дебет 94 счета. По окончании процесса инвентаризации надо создать приказ о причинах недостачи, и на основании этого приказа списать отрицательное отклонение на:

• 20 счет в случае отрицательного результата в размерах, установленных нормами;
• 73 счет, если есть виновные лица;
• 91 счет при наличии причин, на которые предприятие повлиять не может;
• 99 в остальных случаях.

Важно: На расходы не следует относить недостачи по товарам с количеством в штуках либо по товарам, отраженным на счетах учета в фасованном виде.