Как написать гарантийное письмо о погашении задолженности

Под претензионным письмом понимается досудебный порядок урегулирования разногласий между заказчиком и контрагентом. Однако оформление претензии необходимо не всегда.

Закон обязывает взыскателя направить письмо-требование в следующих случаях:

• если в качестве должника выступает юридическое лицо (ст. 4 АПК РФ);
• если досудебный порядок предусмотрен договором.

Кроме того, взыскатель может направить документ по собственной инициативе. В случае судебного разбирательства, это убедит судью в том, что он предпринимал меры по добровольному урегулированию.

Если законодатель не обязывает взыскателя урегулировать конфликт в досудебном порядке, то данный этап можно пропустить. Но, как показывает практика, в ряде случаев он является весьма эффективным.

Документ содержит информацию о сумме долга, о повышении просроченной задолженности в случае обращения к юристу, за счет госпошлины. Также он предупреждает о принудительном взыскании долга.

Поэтому, чтобы избежать увеличения долг и мер воздействия от ФССП целесообразно урегулировать вопрос задолженности на данном этапе.

Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности?

В любой предпринимательской деятельности периодически возникают проблемы с контрагентами. В основном они связаны с просрочкой оплаты за товар по договору поставки или оказания услуг. Чтобы из-за этого не прекращать деловые отношения, компания-должник может прибегнуть к составлению гарантийного письма об оплате задолженности, образец которого содержится в этой статье.

Основания для составления

Чтобы гарантийное письмо имело силу в качестве подтверждающего документа, оно должно быть составлено на основании конкретного договора. На него компания-должник вправе сослаться при составлении письма о просрочке.

Существует несколько видов гарантийных писем, классифицирующихся в зависимости от следующих целей:

• получение отсрочки по обязательствам, предусмотренным действующим договором (например, по аренде помещения);
• увеличение поставок;
• изменение сроков существующих соглашений;
• объяснение повышения цен или изменения стоимости;
• сообщение о возникновении форс-мажорных обстоятельств, препятствующих исполнению условий договора.

Юридическая сила

В российских законах не содержится понятия гарантийного письма. Это документ, который используется на практике, в деловой переписке, но абсолютным доказательством не является.

К примеру, рассматривая исковое заявление о взыскании задолженности, суд примет к сведению гарантийное письмо как попытку контрагента мирно урегулировать проблему, но не будет на него опираться, принимая решение в пользу одной из сторон.

Также данный документ не может являться абсолютным подтверждением наличия задолженности. В любом случае, необходимо исходить из обстоятельств конкретного дела.

Преимущества наличия гарантийного письма, как доказательства, следующие:

• абсолютное признание неплательщиком суммы дебиторских обязательств, в связи с чем кредитор может не доказывать в суде обоснованность требований о взыскании долга;
• предотвращение судебного разбирательства и, как следствие, минимизация рисков и сопутствующих расходов;
• вступление документа в силу только после направления кредитором письменного ответа на него (если решение партнера положительное, стороны вправе подписать соглашение, протокол к действующему договору).

Правила составления

Обязательных законных правил составления гарантийного письма не существует. Тем не менее, заявитель должен ответственно отнестись к его подготовке и предвидеть негативные последствия от неисполнения своих обязанностей перед кредитором.

Также неплательщик должен указать в документе конкретный срок фактического исполнения финансовых обязательств. Нужно высчитать его таким образом, чтобы оплата в назначенный день гарантировано состоялась, несмотря на возможные форс-мажоры и иные риски. В противном случае кредитор обратится в суд, что обернется для должника дополнительными проблемами.

Реквизиты, которые должны присутствовать для юридической значимости документа:

• контактная информация об отправителе (Ф.И.О. – для физлиц и наименование – для предприятий);
• платежные реквизиты и сведения о регистрации компании-отправителя;
• адрес местонахождения должника (фактический и юридический – указанный при регистрации);
• полные сведения о получателе письма;
• краткое изложение возникших обстоятельств, повлекших образование задолженности;
• расшифровка текущего долга, величины штрафных санкций, пеней, подлежащих уплате;
• предложение по урегулированию спора, применение графика платежей;
• подпись руководящего лица или иного гражданина, уполномоченного на это действие, а также печать (для юрлиц).

Образец документа

Чтобы ознакомиться с образцом гарантийного письма об оплате задолженности, рекомендуется пройти по этой ссылке https://yadi.sk/i/5YwwK1PP3WdKR8

Ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности

Кредитор или поставщик товаров и услуг, являющийся получателем письма, может направить в адрес должника ответное послание либо не делать этого. Ответ должен также иметь письменную форму в случае согласия компаньона предоставить рассрочку.

Обязанность ответить возникает при просрочке срока уплаты долга (со ссылкой на дальнейшее обращение за защитой в суд, если долг не будет погашен) или в случае необходимости выставить должнику штрафные санкции с графиком погашения (если условие о них имеется в тексте договора).

В любом случае не следует пренебрегать составлением и отправкой писем о задолженности и ответов на них, поскольку при обращении в суд любые документы, связанные с конкретной сделкой, будут иметь значение для суда и могут косвенно повлиять на его решение.

Пошаговая инструкция по составлению

Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:

• реквизиты документа (номер, дата);
• реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
• информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
• сумму, подлежащую уплате;
• причины задержки выплат;
• сроки погашения долга.

Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.

Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.

Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Образцы заявлений

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Настоящим письмом обязуемся погасить в срок до 15 июня 2016 года имеющуюся задолженность по договору поставки непродовольственных товаров № 132/ТК от 20.01.2016 г. по оплате за поставленный товар в размере 123 466 (сто двадцати трех тысяч четыреста шестидесяти шести) рублей, с учетом НДС. Оплата будет производится равными частями ежемесячно:

• до 15.04.2016 г. – 41 155 руб.
• до 14.05.2016 г. – 41 155 руб.
• до 15.06.2016 г. – 41 156 руб.

Генеральный директор __________________ /А.Н. Иванов/

Образец № 2

ПИСЬМО ОБ ОПЛАТЕ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

В связи с тяжелым финансовым положением на предприятии из-за задержки финансирования со стороны заказчика, в настоящее время перед вашей организацией образовалась непредвиденная задолженность по договору субподряда № 567/2015 от 17 ноября 2015 года в сумме 670 000 (шестьсот семьдесят тысяч) рублей. В свою очередь гарантируем, погашение долга в полном объеме в срок до 30 декабря 2016 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1% от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Директор _______________В. Л. Соболев

Главный бухгалтер _______________И. В. Писарева

Образец № 3

В ответ на вашу претензию от 13 августа 2015 г. № 434 сообщаем следующее:

10.05.2014 г. между нашей организацией и Вами был заключен договор аренды нежилого помещения № 678-56. Действительно, согласно акту сверки от 30.06.2015 г. у нашей организации образовалась задолженность по оплате арендных платежей и коммунальные услуги за июнь и июль 2015 г. в сумме 60 000 рублей. В свою очередь, просим извинения за ненадлежащее выполнение взятых на себя обязательств (по причине блокировки расчетного счета налоговой службой) и гарантируем в срок до 30.09.2015 г. погасить всю образовавшуюся задолженность в полном размере. Также гарантируем в будущем не нарушать условия заключенного между нами договора.

Инструкция написания письма, предоставляющего определенные гарантии

Чтоб написать гарантийное письмо потребуется лист бумаги формата А4 (для физического лица) или бланк организации (для юридических лиц).

Письмо, предоставляющие гарантии, пишется в произвольной форме, но должно содержать все соответствующие пункты: адресата, заголовок, текст письма, дату и подпись отправителя (для юридических лиц указывается подпись главного бухгалтера). Если данные будут указаны не в полном объеме или информация высветлена некорректно, то такое гарантийное письмо может быть признано недействительным.

В тексте письма об уплате задолженности можно указать процент за пользование денежными средствами и это не будет противоречить законодательной базе.

Получатель гарантийного письма имеет полное право ответить на него и в ответе установить желаемую отстрочку платежа.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

[box type=»info»] Директору ОАО «Днестр»

Кузнецову Андрею Николаевичу

от Никогда Александра Сергеевича,

фактический адрес проживания:

г. Москва, ул. Набережная, д. 89 кв. 16

Контактный тел.: +7 0000000000

Я, Никогда Александр Сергеевич, обязуюсь оплатить полученные услуги, ОАО «Днестр», согласно договору на получение услуг от 25.05.2015 № 7 в сумме 10 000 (десять тысяч) рублей в срок до 15.06.2015.

Подпись и ФИО.[/box]

Бланк письма, предоставляющего гарантии возврата долга

В качестве бланка гарантийного письма для физического лица используют обычный чистый лист бумаги, а для юридических лиц лучше всего использовать фирменный бланк организации (при составлении гарантийного письма юридическим лицом желательно указывать подпись руководителя и главного бухгалтера, номер исходящего документа).

Есть также интернет-ресурсы для скачивания бланков гарантийных писем для различных видов оплаты.

Письмо, предоставляющие гарантии оплаты долгов по графику

Письмо, что указывает на гарантию оплаты задолженности, должно иметь указание точных сроков погашения за предоставленные товары или услуги.
Если гарантийное письмо предполагает погашение задолженности по графику, то должен быть указан соответствующий график (в самом письме или в приложении к нему).

При расчете между контрагентами другими механизмами и способами — пример расчетов должен быть указан в гарантийном письме.

Гарантийное письмо можно назвать своего рода долговой распиской и соответственно можно предусмотреть начисление штрафных санкций (процентов), в случае просрочек и тогда в г письме указываются строки о возможном начислении процентов за просроченные платежи.

Назначение гарантийного письма

Прежде всего следует знать, что гарантийное письмо – это особое деловое некоммерческое письмо. Его основным назначением является признание задолженностей, образовавшихся в результате реализации каких-либо договоров. В тексте послания даются гарантии выплаты этих самых задолженностей и выполнения взятых на себя обязательств. В качестве примера можно привести гарантию погашения долга, или внесения платежа за поставленные товары, оказанные услуги или проделанные работы.

Зачастую, подобные письма предоставляются в качестве гарантии оплаты. Этот документ может быть принят и банком для обеспечения кредита. Письмо, в этом случае, будет подтверждением того, что адресат выплатит необходимую сумму для его погашения. Ещё одним вариантом применения гарантийного письма является регистрация юридического лица. В этом случае, составляется документ с просьбой предоставить юридический адрес.

Помимо этого, гарантийное письмо может представлять собой просьбу продать товар, оказать услугу или выполнить работу в долг на условиях отсрочки платежа. В определённых случаях, возможен вариант, когда документ выражает намерение в будущем заключить договор.

Важно отметить, что в подобных случаях, федеральные или муниципальные учреждения не могут работать по предоплате. Такая опция доступна только для бюджетных организаций, и документ должен быть подан до начала образования задолженности.

Важно учесть, что если у адресанта плохая платежеспособность, адресат письма может отказать ему в предоставлении услуг авансом.

Следует ли отвечать такую корреспонденцию

Поскольку эти документы – часть этикета в бизнесе, то ответ на гарантийное письмо нужен в любом случае, даже если долг погашен. Обязательно отвечают на письма с гарантиями:

• если это письмо оферта с предложением о сотрудничестве и подписании договора;
• при нарушении автором документа прописанных сроков;
• нарушителю договорных обязательств предъявлены санкции.

Возбуждение судебного дела тоже является вариантом ответа.

Передача и возможные причины отказа

Как таковой четкой процедуры передачи заявления другой стороне нет. Обычно гарантийные письма вручаются администратору организации или полномочному представителю. Но это может повлечь за собой отсутствие информации у руководителя о получении документа.

Исходя из опыта передачи подобных заявлений, рекомендуется выполнить такие действия:

• документ отдается руководителю или главному бухгалтеру;
• нужно сделать копию гарантийного письма, на которой ставится дата получения кредитором, мокрая печать, ФИО и подпись принявшего;
• если передача осуществляется через секретаря – руководитель (главный бухгалтер) информируется в телефонном разговоре или по электронной почте;
• желательно продублировать письмо по факсу и e-mail.

Подтверждение о получении и согласии с условиями заявления — резолюция кредитора на документе. В редких случаях формируется ответное письмо.

Отказом для подобных заявлений может служить только несогласие с суммой долга или графиком его погашения. Но это нужно обговорить заранее, чтобы избежать ненужного документооборота. Во время ведения переговоров достигаются общие соглашения, которые затем прописываются в гарантийном письме.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.