Как происходит сокращение должности в штатном расписании порядок действий

Сокращение численности или штата (т.е. — увольнение по пункту 2 статьи 81 Трудового кодекса РФ), пожалуй, самый хлопотный способ увольнения работников по инициативе работодателя. Он требует пристального внимания ко всем формальностям. Малейшее пренебрежение к законодательно установленной процедуре может стать поводом для судебного разбирательства и восстановления уволенного на работе.

Но для начала предлагаю определиться в понятиях.

Сокращение численности работников — это уменьшение общего числа работников организации.

Сокращение штата работников — уменьшение штатных единиц по определенной должности или ликвидация самой должности.

Сокращение штата работников, как правило, приводит и к сокращению численности работников. И только тогда, когда взамен сокращенных должностей вводятся иные должности (новые должности), сокращение численности работников не происходит.

Ликвидация вакантных штатных единиц и должностей не является сокращением штата работников.

Так как порядок увольнения работников при сокращении численности и при сокращении штата одинаков, то выделение признаков, которыми эти категории различаются, в общем-то, не имеет практического значения.

Процедура сокращения должностей или численности работников – что лучше?

Удаление штатной должности трудящегося представляет собой вычеркивание из штатного акта той или иной единицы. Поскольку, содержание соответствующей единицы работника нецелесообразно, наниматель ее исключает из штатного акта. При этом происходит увольнение и работника, замещающего такое место по штатному расписанию.

Таким образом, исключение штатной единицы служащего является удобным инструментом для работодателей. Если та или иная единица работника по штатному расписанию неактуальна и не влияет на достижение целей предприятия, ее следует сократить.

Уменьшение численности заключается в снижении количества равнозначных должностей. К примеру, в магазине работает 10 разнорабочих. В связи с автоматизацией рабочих процессов, с текущей деятельностью смогут справиться и двое разнорабочих. Соответственно, уменьшение штатной численности трудящихся становится логичным решением для сокращения расходов и исключения необоснованных затрат.

Поэтому, нельзя сказать, что лучше – исключение единицы работника или штатного расписания и увольнение, либо уменьшение списочной численности. В каждом конкретном случае работодатель вправе выбирать наиболее удобный и правильный для себя вариант.

О сокращении в МВД читайте по ссылке:

Порядок действий при увольнении в связи с сокращением

Причинами сокращения должности может быть смена руководства или учредителей, кризисные экономические явления, внедрение инноваций как в производство, так и в управление. Все это приводит к оптимизации штатов, высвобождению ненужных позиций. Как следствие – упразднение на предприятии, изменения в штатном расписании, после которого:

1. Готовится соответствующий приказ.
2. Уведомляются планируемые к сокращению работники, служба занятости и профсоюз (при его наличии).
3. Проводятся обязательные выплаты.
4. Выдается приказ об увольнении и трудовая книжка каждому сокращенному сотруднику.

Дополнительно после уведомления работодатель может предложить сокращаемому персоналу перейти на другую работу на предприятии (ч.3 ст.81 Кодекса). Он не обязан предоставлять более высокооплачиваемую или равнозначную должность, вправе предложить низшую вакансию.

Если работники соглашаются на перевод, они пишут соответствующее заявление и начинается процедура оформления на новые должности. Отказ от предложения также фиксируется письменно.

Изменения в штатном расписании

Это организационно-распорядительный документ, который определяет состав и количество работников предприятия. В нем отображаются все должности, название профессий, описывается квалификационный ряд персонала, его надбавки, оклады. Изменения в штатное расписание необходимо обосновывать. Это позиция Конституционного Суда РФ (определение от 12 декабря 2007 года №867). Вносятся или упраздняются должности соответствующим приказом.

Подготовка приказа руководства

Если решение принято, его нужно документально подтвердить. Для этого проводится подготовка приказа руководства. В нем указывается:

• Причина упразднения должностей;
• Ответственные за процедуру увольнения лица, объем и порядок их действий;
• Сроки, в которые проводится сокращение должностей.

Увольнению в связи с упразднением штата предшествует утверждение нового должностного расписания на предприятии. Этот документ обязательно вводится в действие приказом руководителя, в нем указывается дата, с которого он вступает в силу.

Уведомление по закону

Как только приказ о сокращении должности выдан, необходимо уведомить о нем:

• Сотрудников, которых предстоит уволить;
• Службу занятости об ожидаемом высвобождении персонала;
• Профсоюз, если он имеется.

Если кто-либо из работников отказывается ставить подпись, нужно этот факт зафиксировать в акте. Документ составляется и подписывается ответственным работником, а также двумя и более свидетелями отказа.

Уведомление готовится в двух экземплярах, один из которых вручается работнику. Если его нет на рабочем месте, он может высылаться по почте ценным письмом с описью содержимого и уведомлением о вручении.

Выплаты и компенсации работнику

В день увольнения сокращаемым сотрудникам выплачивается заработная плата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие в размере средней оплаты труда за 1 месяц.

Кроме этих выплат и компенсаций работнику, ему положены выходные пособия за второй и третий месяцы. Он имеет право претендовать на них, если после увольнения в течение этого времени не трудоустроился. Могут быть и другие выплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором.

Введение нового штатного расписания в действие

Утверждение нового штатного расписания не приводит к началу его немедленного применения. Обусловлено это тем, что подлежащие сокращению сотрудники до момента их увольнения продолжают работать. Возможность выполнения ими своих обязанностей обосновывает старое штатное расписание, которое до момента увольнения сокращаемых работников должно оставаться действующим (ст. 15, 57 ТК РФ).

Таким образом, новая структура штатов должна вводиться в действие в день увольнения сокращаемого работника (АО Волгоградского облсуда от 06.09.2012 № 33-7811/2012, Кассационное определение Пензенского облсуда от 20.11.2007 № 33-2146) или с дня, следующего за его увольнением (АО Тульского облсуда от 07.11.2013 по делу № 33-2675).

Применение этого правила может стать однократным, если для всех увольняемых по сокращению лиц действие трудового договора завершится в один и тот же день. Но так бывает не всегда. Подлежащий сокращению работник может (ст. 180 ТК РФ):

• уволиться до истечения 2-месячного срока, разделяющего дату письменного предупреждения о предстоящем увольнении и дату увольнения;
• получить письменное предупреждение об увольнении раньше или позже основной массы сокращаемых работников.

Расхождение в датах увольнения сокращаемых работников потребует последовательного введения в действие нескольких вариантов штатного расписания, прежде чем можно будет остановиться на его окончательном варианте, являющемся целью проводимого сокращения.

Оставлять в структуре штатов сокращенные должности, равно как и вводить их в нее заново через небольшой промежуток времени, не рекомендуется, т. к. это может послужить основанием для обвинения работодателя в том, что сокращение фактически не проведено, а значит, правила увольнения нарушены. Нарушения в процедуре увольнения делают эту процедуру незаконной и дают возможность сотруднику восстановиться на работе.

Срок для обращения в суд работника, узнавшего о нарушениях, допущенных при его увольнении, составляет 1 месяц с даты получения им копии приказа об увольнении или трудовой книжки/сведений о трудовой деятельности (ст. 392 ТК РФ). Однако в ситуации с увольнением по сокращению суды признают наличие оснований для обоснованного пропуска этого срока и принимают к рассмотрению заявления, поданные позднее (Определение КС РФ от 17.12.2008 № 1087-О-О).

При этом возможность снова ввести сокращенные должности в штатное расписание у работодателя остается, и срок на запрет осуществления такого действия не установлен. Но при недавно проведенном сокращении работодателю придется доказывать как реальность его проведения, так и наличие объективной необходимости в новом увеличении штата.

Мнение профсоюзного органа

Сокращение численности или штата работников организации происходит с учетом мнения профсоюзного органа (если он есть):

• о принятии подобного решения профсоюз извещается письменно за два месяца (если увольнение планируется массовое — за три);

• если планируется уволить сотрудников — членов профсоюза, работодатель запрашивает мотивированное мнение органа. Обратиться он обязан письменно, в течение недели готовит ответ. Если дается согласие на увольнение, оно действует в течение месяца, при пропуске этого срока вся процедура повторяется;

• если увольняемый сотрудник является также руководителем профсоюза, согласие на его увольнение запрашивается у вышестоящего профсоюза.

Соблюдение процедуры увольнения

Производя изменение штатного расписания при сокращении сотрудников, очень важно оформить документы и провести все процедуры правильно. Процесс сокращения должности (должностей) включает в себя несколько мероприятий:

Создание комиссии по сокращению штатов

После решения о необходимости сокращения требуется привлечь к участию в этом процессе общественность компании. При этом приказом директора создается комиссия, состоящая из работников предприятия. Данная комиссия определяет правомерность сокращения должности и наличие у конкретных сотрудников преимущественного права быть оставленными в коллективе. Принятое комиссией решение оформляется протоколом.

Статья 179 ТК перечисляет категории сотрудников, обладающих преимущественным правом перед другими сотрудниками для оставления их на работе. К ним относятся:

• работники, в семьях которых не менее двух нетрудоспособных членов;
• работники, в семьях которых нет других лиц, имеющих заработок;
• сотрудники, получившие на этом предприятии увечье, какое-либо профзаболевание;
• инвалиды ВОВ и других боевых действий;
• сотрудники, повышающие квалификацию без отрыва от производства.

Помимо этого, статьей 261 ТК РФ запрещается увольнение по сокращению должности:

• женщин с детьми в возрасте до 3 лет;
• беременных женщин;
• одиноких матерей с детьми до 14 лет (или детей-инвалидов – до 18 лет);
• других лиц, осуществляющих воспитание таких детей при отсутствии матери.

Приказ о сокращении

Сначала руководитель предприятия издает приказ, в котором указывается, какие должности подлежат сокращению. Затем должен быть издан приказ об утверждении штатного расписания в связи с сокращением сотрудников.

Помимо категорий сотрудников, перечисленных выше, сократить нельзя человека, находящегося в отпуске либо на больничном.

Уведомление сотрудников и предложение вакансий

О последующем увольнении, которое вызывает изменение штатного расписания при сокращении штата, сотрудников нужно оповестить как минимум за два месяца до самого увольнения. Причем сделать это следует индивидуально и под роспись. В случае, если сотрудник откажется расписаться в получении уведомления, то нужно при двух-трех свидетелях составить акт, подтверждающий факт уведомления об увольнении.

Сотрудникам нужно предложить имеющиеся на предприятии вакантные места. Делается это не однажды, а периодически с момента сообщения об увольнении. Предлагать работникам нужно все вакансии, которые могут появиться в компании после сообщения о сокращении должностей. Обычно уведомление о вакансии в штатном расписании при сокращении штатов происходит трижды:

• при сообщении о сокращении должности,
• через месяц после этого,
• в предпоследний рабочий день.

Сотрудникам нужно предлагать не только должности и вакансии, которые соответствуют их нынешней квалификации, но и такие, которые находятся ниже или меньше оплачиваются. Работодатель должен предлагать все вакансии, отвечающие данным требованиям и находящиеся в этой местности. Вакансии из иных местностей нужно предлагать, только если это оговорено в трудовом или коллективном договоре.

Когда проводится изменение штатного расписания при сокращении штата и численности, администрация компании и работодатель не должны размещать объявление о поиске новых сотрудников именно на эти должности. Кроме того, желательно не вводить эти должности обратно в штатное расписание как минимум в течение полугода после сокращения. Иначе сокращенный сотрудник может в судебном порядке доказать, что фактически сокращения штата не произошло, оспорить увольнение и вернуться на работу.

Временные вакансии

Вакансией называется должность, которая предусмотрена по штатному расписанию и на выполнение работы, по которой не заключался трудовой договор. Исходя из этого, должность, занятая работником, находящимся в длительном отпуске (по беременности, родам, уходу за ребенком) или переведенным на другую должность временно, не является вакантной. Следовательно, работодатель при сокращении обязан предлагать сокращаемым сотрудникам постоянные вакансии.

В то же время и прямого запрета на предложение вакансий временного характера в законодательстве нет. При переводе сотрудников с сокращаемой должности на должность, свободную на время отсутствия постоянного сотрудника, с ними должен заключаться срочный трудовой договор.

Извещение службы занятости

Работодатель должен в письменной форме и не позже двух месяцев до увольнения, которое вызывает исключение должности из штатного расписания при сокращении, сообщить об этом в службу занятости. Если сокращение должности в штате компании приведет к массовым увольнениям, то оповещать службу занятости нужно за три месяца до этого.

Сообщение органам службы занятости должно содержать должность, профессию, специальность и требования к квалификации. Также для каждого отдельного сотрудника сообщаются условия оплаты труда.

Выплаты по сокращению

Исключение должности из штата предполагает выплату компенсации уволенным сотрудникам, не согласившимся на вакансии и не оставшимся на предприятии на других должностях. Этим сотрудникам выплачивается выходное пособие, равное среднемесячному заработку. Такие же по размеру суммы выплачиваются ежемесячно во время поиска уволенным человеком работы (не более 2 месяцев, а в северных регионах – не более 3). Расторжение трудовых договоров подтверждается изданным приказом, в трудовые книжки должны быть внесены записи об «увольнении по сокращению штата работников предприятия».

В последний рабочий день с уволенным работником производится окончательный расчет, выдается трудовая книжка. Все свои последующие отношения работник, должность которого сокращена из штатного расписания, строит исключительно с территориальным органом службы занятости. В обязанности этой организации входят трудоустройство граждан, выплата им пособия по безработице, возможность переобучения и так далее.

Нас не прогонят

Сокращение штата или численности работников — это законный повод для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, пояснили «РГ-Неделе» в Роструде. Он предусмотрен пунктом 2 части первой ст. 81 ТК РФ. Если работник попадает под этот «дамоклов меч», противопоставить начальству, как правило, нечего. И все-таки для некоторых категорий работников Трудовой кодекс предусматривает повышенные меры защиты. Какие именно — поясняют эксперты Роструда.

Кого нельзя «сокращать»?

Расторжение трудового договора не допускается:

• если у работницы ребенок до трех лет;
• если сотрудник в одиночку воспитывает ребенка до 14 лет, а если ребенок имеет инвалидность, то возраст увеличивается до 18 лет;
• если у сотрудника многодетная семья (трое и больше малолетних детей), в т.ч. ребенок младше трех лет либо ребенок-инвалид, и при этом второй родитель не работает.

Кроме того, работников — членов профсоюза можно уволить только по согласованию с первичной профсоюзной организацией (часть вторая статьи 82 ТК РФ).

Важно: не допускается увольнение работника по сокращению штатов во время его болезни или отпуска.

Как происходит отбор работников, попадающих под сокращение?

Закон требует, чтобы при проведении сокращения работодатель оставлял работников более высокой квалификации и с более высокой производительностью труда (часть первая ст. 179 ТК). На деле, конечно, это происходит не всегда. Но, по крайней мере, это требование, закрепленное в Трудовом кодексе, может служить основанием для отстаивания работником своих прав в суде. Если, конечно, он сумеет доказать, что работает лучше и с большей производительностью, чем те, кто остался в штате.

Если приходится выбирать между работниками, имеющими примерно одинаковые профессиональные качества, работодатель обязан отдавать предпочтение:

• семейным при наличии минимум двух иждивенцев (например, двух малолетних детей или одного ребенка и супруга-инвалида);
• работникам — единственным кормильцам в семье;
• работникам с инвалидностью, если профзаболевание или травма, которая привела к инвалидности, случились на данном предприятии;
• инвалидам боевых действий;
• сотрудникам, направленным на обучение без отрыва от работы.

Как происходит сокращение?

Работника предупреждают об увольнении за два месяца, под роспись. Если он согласен, трудовой договор может быть расторгнут и раньше, при этом работник получает дополнительную компенсацию в размере средней зарплаты за «недоработанные» дни.

Важно: увольнение по сокращению штатов допускается только в том случае, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую вакантную должность или работу (как соответствующую квалификации работника, так и нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работнику должны предложить все имеющиеся вакансии.

Что получает «сокращенный» работник?

• выходное пособие в размере средней месячной зарплаты;
• средняя зарплата сохраняется на время трудоустройства, но не более чем на два месяца с момента увольнения.

Важно знать: если работник обратится в службу занятости сразу же после увольнения (не более двух недель с момента расторжения трудового договора), и ему не смогли подобрать новое место, то средняя зарплата может быть сохранена за ним еще на один (третий) месяц.

Как получить деньги за второй и третий месяц?

Уволенный работник должен предъявить работодателю трудовую книжку, чтобы подтвердить, что он не устроился на работу, а также паспорт. Для получения денег за третий месяц нужно также представить решение органа службы занятости.

Когда выплачиваются деньги?

Все причитающиеся работнику деньги выплачиваются ему в день увольнения. В этот же день ему выдается и трудовая книжка.

Важно: если работник и работодатель не могут согласовать сумму выплат, в случае такого спора работнику выплачивается неоспариваемая часть суммы.

Как обратиться в суд, если есть конфликт?

Это можно сделать в течение трех месяцев со дня, когда были нарушены права работника. По спорам об увольнении — срок один месяц со дня, когда работник получил приказ об увольнении либо трудовую книжку (часть первая ст. 392 ТК РФ). Суд может принять исковое заявление и позже. Только нужно предъявить документы, подтверждающие, что опоздание произошло по уважительной причине, например, из-за болезни.