Как рассчитать экономику проекта и избежать кассового разрыва

Владельцам IT и SaaS компаний

• кому подойдет венчурное финансирование, кто и на каких стадиях вкладывает в стартапы в России и на что смотрят венчурные инвесторы;
• какие метрики бизнеса интересуют партнеров и инвесторов и как их правильно контролировать;
• как составить финансовый план и рассчитать точку безубыточности на старте проекта;
• как понять, какие свойства продукта или услуги внутри пакета приносят больше всего прибыли;
• как повысить ARR без увеличения клиентской базы и зарабатывать больше, используя платные опции в тарифах.

• как меняется управленческий учет при торговле через маркетплейсы, и что обязательно контролировать собственнику;
• как создать информационную инфраструктуру, которая позволит в режиме on-line получать простые и достоверные отчеты по всем центрам ответственности и видам деятельности.
• как отслеживать и получать детальную аналитику по всем каналам: от CRM-систем до бизнес-аккаунтов в соцсетях;
• как сегментировать покупателей по когортам LTV и формировать персональные предложения с учетом их ценности.
• какие метрики важно отслеживать, чтобы предотвратить убытки;
• как влиять на конверсию на каждом этапе воронки продаж и увеличить прибыль путем ее оптимизации.

• как сформулировать бизнес-идею продукта, выбрать верную финансовую модель, составить ресурсный и медиа-план;
• сколько на самом деле стоит час работы менеджера и в каких случаях его можно заменить роботом;
• реально ли обходиться без финансового директора и консультанта и при этом держать финансы компании под контролем;
• как понять, сколько у компании денег, и что вы можете себе позволить;
• какие мобильные приложения, b2b и saas-сервисы лучше использовать;
• как быстро получить кредит от банка на нужды бизнеса на лучших условиях, минуя бюрократические проволочки;
• почему важно следить за микротрендами и как это помогает экономить на административке.
• как избежать кассового разрыва и что делать, если он уже произошел.

Что такое кассовый разрыв?

Кассовый разрыв — это отсутствие у компании или предпринимателя средств на счетах для погашения расходов. Такое положение возникает из-за расхождения во времени поступлений (доходов) и дат платежей. То есть необходимость выплаты наступает раньше, чем приходят средства.

Кассовый разрыв — это временная ситуация, в отличие от бюджетного дефицита, который означает превышение расходов над доходами. Путать такие понятия не следует.

Кассовый разрыв — это временное отсутствие у компании или предпринимателя средств на счетах для погашения расходов.

Причины кассового разрыва:

• низкий уровень контроля над дебиторской задолженностью;
• форс-мажоры;
• финансовый кризис;
• незапланированные расходы;
• слабый контроль над бизнесом;
• введение в обман собственника со стороны сотрудников;
• затоваривание;
• отсутствие грамотного планирования;
• непродуманные инвестиции;
• чрезмерный вывод средств.

Выше перечислены базовые причины. На практике они нередко комбинируются.

Что делать в преддверии кассового разрыва

• Откажитесь от необязательных трат, например, расходов на корпоратив или курсы повышения квалификации.

• Заблаговременно возьмите кредит. Особенно это касается сезонного бизнеса, когда падения выручки предсказуемы. Если кассовый разрыв случается регулярно, оформите кредитную бизнес-карту , чтобы не задерживать обязательные платежи и зарплаты.

• Попробуйте договориться с клиентами о скорейшей оплате, если со своей стороны вы выполнили все обязательства.

• Предупредите сотрудников, арендодателей и других контрагентов о возможных задержках оплаты и предложите им пересмотреть график платежей. Подготовьте гарантийные письма, которые помогут избежать неустоек.

История 3. Разработка: сотрудники из разных стран работают на проектах вместе, но оформлены в разных компаниях

Компания Алисы занимается разработкой. Фактически это одна компания, но юридически две разных, потому что часть программистов живет в России, часть в Беларуси. В одно юрлицо их оформить нельзя, поэтому сделали два юрлица в разных странах.

Чтобы заплатить зарплату программистам в Беларуси, нужно перевести деньги из российской компании, потому что клиенты платят на ее счета. Бухгалтерия российской части компании не может учесть это как зарплату, поэтому учитывает как обычный расход. В Беларусь приходит платеж, из которого программистам выплачивают зарплату, ее считает белорусская бухгалтерия.

Получается, у белорусской компании есть только приход, равный зарплате и ноль прибыли, а у русской есть только ежемесячный расход на эту сумму. При этом разработчики перемешаны: на одном проекте могут работать два русских и три белорусских разработчика, а на другом пять белорусских и русский проджект-менеджер.

С учетом всего этого Алисе нужно каждый раз считать рентабельность проекта. Но считать не получалось, потому что зарплата белорусских разработчиков – это просто один платеж на условных 2 000 000 ₽ в месяц с одной компании на другую. Считать вручную в экселе в теории можно, но на практике это превращалось в многочасовое мучение.

В сервисе это делать проще – можно оформить и отразить переводы между счетами, собрать все платежи и разбить зарплаты по проектам, независимо от страны нахождения сотрудника.

Месячная зарплата белорусских программистов, разбитая по проектам

Когда один разработчик занят в нескольких проектах, его зарплату можно разделить пропорционально этим проектам, или в зависимости от загруженности по времени на какие-то коэффициенты.

Особенности выявления

Не имея представления о том, как определить кассовый разрыв, нельзя эффективно вести работу на предприятии. Для избежания подобных процессов необходимо тщательно проанализировать потоки денежных средств и отыскать уязвимые места. Если в самом начале производственного цикла имеется отрицательный баланс, то можно сказать, что неприятный момент наступил.

Также требуется изучить ассортимент товаров в складском помещении. Если их доля перекрывает последующую поставку, то ситуацию нельзя назвать критичной. Однако только по этим показателям нельзя выявлять кассовый разрыв. Формула расчета существует следующая:

В таблице приводится расшифровка условных обозначений.

Общая сумма финансовых потоков перед началом проведения операций

Дебиторские платежи, проведенные по факту

Сумма, полученная в течение дня за поставки сырья

Конечный остаток после завершения всех операций

Вычисления по этой формуле должны производиться во все рабочие дни для своевременного выявления задержек. Если при расчетах получилось отрицательное число, то следует хорошенько поразмышлять над двумя первыми пунктами, чтобы перекрыть ими платежи поставщикам.

Создание контрагентов

Сюда добавляем авторов, сотрудников, клиентов, сервисы и все, с чем мы проводим операции. Старых не удаляем, они нужны для статистики.

Можно добавлять в конце таблицы, можно создавать новые строки в начале — это не важно.

Имя. Названия клиентов и подрядчиков, имена сотрудников.

Кто это. Тип контрагента.

Реквизиты и комменты. Необязательная информация, нужна только для справки.

Приход/Расход и Доход считаются автоматически.

Не забудьте добавить собственника (или нескольких) — он будет контрагентом для дивидендов и ввода денег.

Создание проектов

Проекты можно дописывать в конце или создавать новую строку посреди таблицы. Не надо создавать новые строки под строками 1-3 — там находятся формулы, все может сломаться. Лучше где-нибудь под 5-й, чтобы наверняка.

Проект. Название проекта лучше указывать такое, чтобы его можно было легко найти.

Состояние. Текущие проекты — «В работе», успешно закрытые — «Готово», неуспешно — «Отказ». Состояния нужно переключать вручную.

Ответственный. Человек, который занимается проектом.

Направление. Выбирается из списка, который подтягивается из «Направлений»

Клиент. Выбирается из списка, который подтягивается из «Контрагентов».

План. Заполняем предполагаемый приход и расход вручную. Если проект на абонентке — заполняем данные за один месяц. Расход пишем со знаком «минус».

Все остальное считается автоматически.

Подсчет дивидендов

Дивиденды считаются автоматически по такой логике:

1. Берем деньги, которые сейчас есть на счетах.
2. Вычитаем все долги подрядчикам.
3. Оставляем в запас какую-то сумму (необязательно). Эту часть обдумываем и заполняем руками. Поля «Нам должны» и «Налоги» не влияют на рассчеты и нужны, чтобы вы учитывали их при принятии решений.
4. Получаем сумму, которую можно снять без угрозы попасть в кассовый разрыв.

Внизу можно посмотреть, сколько уже снимали и вводили своих денег в этом месяце

Работа с отчетами

Какие отчеты есть в таблице и зачем они нужны.

Сводка

Общая информация по деньгам в бизнесе.

Состояние счетов. Сколько денег есть на каждом из счетов и всего, сколько нам должны клиенты, сколько мы должны авторам. Список подгружается из «Счетов»

Сводка за месяц. Сколько заработали без учета налогов и взносов. План — все платежи, включая те, что еще не пришли. Факт — только подтвержденные платежи.

В сводке за указанный месяц нужно поставить дату с нужным месяцем в желтую клетку.

Ключевые клиенты. 6 клиентов с наибольшей прибылью — за все время и за месяц.

Сводка за год. Сколько заработали, оборот, сколько дивидендов получили собственники, сколько налогов заплатили.

Прогноз кассового разрыва. Показывает предполагаемый баланс на счетах на 31 день вперед.

Баланс

Показывает баланс на счетах на 31 день вперед, помогает прогнозировать кассовый разрыв.

Проекты

Показывает оборот, прибыль и рентабельность по каждому проекту.

Факт — подтвержденные платежи.

Активные — подтвержденные платежи в этом месяце.

Серые проекты — те, которые не должны были принести деньги: рекламные кампании, поиски сотрудников, участие в конкурсах. Выделяются все проекты с рентабельностью 0 и без прихода.

Красные — те, которые должны были принести прибыль, но не принесли. Выделяются все проекты с рентабельностью ниже 0.

Статьи

Список статей доходов и расходов и статистика по ним — за все время и за текущий месяц.

Контрагенты

Приход/расход — показывает общее количество денег, полученных от контрагента или выплаченных контрагенту — за все время и за месяц.

Чем зеленее значение — тем больше денег принес клиент. Чем краснее — тем больше денег мы заплатили подрядчику.

Прибыль — считается только для клиентов. Показывает общую прибыль — за все время и за месяц.

Чем зеленее — тем ценнее клиент.

Направления

Показывает оборот, расход, прибыль и рентабельность каждого направления бизнеса.

Частые вопросы и ответы

Нам их не задавали, поэтому мы придумали вопросы за вас.

1. Можно добавлять платежи автоматически?

Нет, нельзя. В теории можно получать операции из банка по API, но мы пока этого не делали. У нас не так много операций, заносим руками.

2. Если я что-то сломаю, как восстановить?

«Файл → История версий». Там хранятся прошлые версии таблицы. Но лучше регулярно делайте бэкапы — создавайте копии или экспортируйте данные в xls.

3. Я нашел ошибку в формулах, таблица все считает неправильно.

Спасибо, что нашли. Напишите Паше Молянову на pm@sdelaem.agency — он поправит шаблон.

4. Я могу добавлять в таблицу новые отчеты, формулы и переделывать ее под себя?

Конечно, делайте с ней что угодно.

5. А где почитать о формулах, чтобы сделать что-то подобное?

Файл → создать копию → наслаждаться