Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

Для регистрации документов используют специальные журналы. Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.

Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить здесь.

О некоторых важных понятиях

• На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
• Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
• На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
• В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
• Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
• Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

Способов отправки корреспонденции 8:

1. Курьером.
2. Телефонограммой.
3. Факсом.
4. Электронной почтой.
5. Почтой.

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

Обязателен ли документ

Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ , работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

Заключение

Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы. С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду. Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец Журнала регистрации несчастных случаев на производстве

Журнал учета Трудовых договоров

Журнал учета приказов по личному составу: форма, электронный журнал

Образец журнала учета трудовых книжек

Образцы доверенностей на получение почты от организаций и физических лиц

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов — применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета и исполнения.

—

Вид основного раздела журнала:

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

Как правило, не подлежат регистрации:

• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д..

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Несколько слов о правилах учета входящих документов

При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:

1. Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
2. Вся почта регистрируется в день поступления.
3. Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
4. Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.

Типовые правила и требования к оформлению учетных книг

До начала внесения записей:

• все страницы нумеруют;
• книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
• указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
• подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
• на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.

Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.

• подтирание ластиком;
• использование различных канцелярских средств корректировки текста;
• вырывание страниц.

В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.

Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.

Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.

Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец: