Как составить приказ на представительские расходы образец скачать

Большое внимание налоговых служб уделяется расходам компаний на организацию деловых переговоров, именуемым как представительские. Такие затраты позволяют бизнес-субъектам уменьшать налогооблагаемую базу, поэтому должны быть:

• фактически обоснованы;
• надлежащим образом оформлены.

Ст. 264 Налогового кодекса РФ допускает осуществление представительских расходов на прием и на организацию сервиса для:

• доверенных лиц контрагентов;
• работников самой компании, если они участвуют в переговорах;
• участников заседаний руководящих органов компании.

Расходы могут покрывать:

• организацию банкетов, фуршетов и иных подобных мероприятий;
• транспортные услуги;
• услуги переводчиков, если таковых нет в штате компании.

В качестве представительских налоговые службы не примут затраты, произведенные компанией на лечение, развлечения и организацию отдыха.

Чтобы контролирующими органами были подтверждены расходы по ведению переговоров, а налоговая база бесспорно уменьшена, налогоплательщику необходимо:

• находиться на общей системе налогообложения;
• учитывать только затраты, которые не превышают 4 процента от суммы, направленной работодателем на оплату труда в том же отчетном периоде.

Согласно Письму Министерства финансов РФ от 13.11.2007 №03-03-06/1/807 оформление затрат на деловые встречи и переговоры осуществляется на основании подтверждающих эти расходы документов, основным из которых является Приказ о представительских расходах.

Приказ о представительских расходах: структура документа

Приказ может состоять из следующих информационных блоков:

1. Отражающего наименование хозяйствующего субъекта.

2. Включающего наименование документа (оно может звучать, к примеру, как «Приказ о проведении делового завтрака»).

3. Отражающего сущность, цель проводимого делового мероприятия.

4. Включающего резолютивные формулировки («Приказываю. »).

В данном блоке может отражаться:

• перечень специалистов, ответственных за проведение делового мероприятия;
• перечень тех задач, которые возлагаются на данных сотрудников.

5. Включающий подпись руководителя фирмы, которая удостоверяет факт утверждения документа.

6. Включающий подписи ответственных сотрудников, удостоверяющие факт их ознакомления с документом.

7. Отражающий перечень приложений к приказу — при их наличии.

В качестве подобных приложений могут использоваться, к примеру, программа мероприятия и смета, то есть те источники, что подобно приказу составляются до проведения мероприятия.

В свою очередь, в документе могут присутствовать формулировки о необходимости составления других удостоверяющих источников — таких как акт и отчет, оформляемые после проведения мероприятия.

Скачать образец приказа о представительском мероприятии, который соответствует рассмотренной структуре, вы можете на нашем сайте.

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Какие бумаги оформить…

Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:

– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

– смета представительских расходов;

– первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;

– акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);

– отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

Причем, если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

– дату и место проведения;

– состав приглашенной делегации;

– участников принимающей стороны;

– величину расходов на представительские цели.

Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор – и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

Пример служебной записки на командировку на личном автотранспорте

Служебная записка на командировку

В соответствии с приказом № 4к от 18.01.2022 г. в период с 20.01.2022 г. по 25.01.2022 г. я, Коновалова Ирина Сергеевна, находилась в служебной командировке. Для прибытия в место командирования и обратно к месту основной работы был использован личный автомобиль Missan Reva, государственный регистрационный знак А478НН 97, Копию документа, подтверждающего право собственности на транспортное средство, прилагаю.
Место командирования — филиал ООО «Пуля», г. Санкт-Петербург

Дата и время командировки:

• начало — 20.01.2022 г. в 8 ч 00 мин.;
• окончание — 25.01.2022 г. в 23 ч 10мин.

Продолжительность поездки составила 5 (пять) дней. Совокупный пробег автомобиля пройденный в служебных целях составил 640 км. Общий расход топлива 98АИ на указанный и пройденный пробег — 60 л.

Путевой лист и иные документы, подтверждающие служебные расходы, представлены вместе с авансовым отчетом в качестве приложений к нему. На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации прошу возместить служебные расходы, связанные с использованием моего личного автотранспорта.

1. Кассовые чеки АЗС № 46476948 от 20.01.2022 г., № 468749687 от 24.01.2022 г.

2. Путевой лист от 20.01.2022 г.

Менеджер по продажам Коновалова Коновалова И.С.

Выдача подотчетных сумм

Если определенную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется соответствующий приказ о выделении подотчетных средств на счет сотрудника, в который вносятся следующие данные:

• наименование организации;
• наименование издаваемой бумаги;
• номер документа, дата, место его составления;
• обоснование и основание для издания;
• на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
• максимальный размер сумм;
• период, на который они выдаются;
• работник, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
• ответственное за исполнение должностное лицо.

Бумага подписывается главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения. Также реквизиты указа следует зафиксировать в специальном учетном журнале.

Образец приказа о выдаче директору денежных средств в подотчет

Общество с ограниченной ответственностью

20 мая 2020 года,

О выдаче подотчетных сумм

Для обеспечения представительских расходов приказываю:

Выдать мне, Воронову А. В., 20 мая 2020 года наличные денежные средства в размере 20 000 (двадцать тысяч) рублей 00 копеек на 10 (десять) календарных дней.