Как заполнить табель учета рабочего времени Пошаговая инструкция
Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени
- Бухгалтерия
- Бухучет
- Персонал
- 08.06.2018  
- Бухгалтерия   
- Бухучет   
- Персонал   
Форма: бланк и образец
Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.
Документ состоит из 3 основных частей:
- На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
- Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
- И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).
Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.
Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.
Копирование строк планирования работ в табель учета времени
Далее описывается процедура создания быстрого добавления строк планирования работы в табель.
- Выберите
значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку. - На странице Список табелей выберите табель учета рабочего времени для соответствующего периода времени.
- Выберите действие Строка, а затем выберите действие Создать строки из планирования работ. Все строки планирования заданий в периоде времени табеля копируются в табель для лица или машины в поле Номер ресурса табеля учета рабочего времени.
Табель учета рабочего времени ведем правильно
Все HR-инструменты будут так или иначе связанны с жизненным циклом сотрудника. Это несколько этапов — мы его сначала вовлекаем подаваться на вакансию, далее идет процесс отбора, эффективность работы, планирование успешной работы в компании, развиваем сотрудника и куда-нибудь переводим.
Все эти циклы мы пройдем. Многие компании проводят с увольняющимися сотрудниками прощальные интервью, или как их принято называть в HR-среде — экзит-интервью от английского слова exit — выход. Но где-то это действительно полезный инструмент, а где-то — чисто формальная процедура, которая ничего не дает.
Как использовать ее для дела? Как организовать правильное экзит-интервью и зачем оно нужно? Что такое память? Какой она бывает? Как ее тренировать? Почему мы забываем даже самые важные факты, и нужно ли помнить все? Мы публикуем несколько фрагментов с практическими упражнениями, которые помогут развить самые разные виды памяти и улучшить ее за несколько недель. Управление — вот самое слабое место вашей организации. Представьте себе, сколько времени тратят топ-менеджеры, руководители проектов и подразделений на то, чтобы контролировать работу подчиненных.
Менеджеры обычно трудятся честно и много, проблема не в них, а в громоздкой и дорогостоящей модели управления c ее переизбытком начальников. Проблема обратной связи не нова. Дискуссия о том, как подтолкнуть сотрудников к развитию, не утихает более полувека. В наши дни она разгорелась с новой силой.
Есть ли правильный подход к обратной связи? Как часто ее давать и каким образом? Размещение рекламы на портале. Добро пожаловать. Мониторинг законодательства. Библиотека статей. Поиск и отбор персонала. Обучение и развитие персонала. Мотивация персонала. Адаптация персонала. Корпоративная культура. Практическая психология. Инструменты HR-менеджера. Управление компанией.
Технологии управления. Профессиональная классификация. Безопасность компании. Трудовое законодательство. Практика кадровика. Нормативная база. Образцы документов. Книжная полка. Кто есть кто. Алфавитный указатель. Тематический указатель. Размещение рекламы. Наши партнеры. Новые материалы. С Новогодними праздниками! Подписаться на рассылку. Календарь событий. Январь Все события. Инструменты HR-менеджера :: 50 HR-инструментов. Кадровая стратегия :: Прощальное интервью: как превратить формальность в полезный инструмент.
Практическая психология :: Упражнения, которые улучшат вашу память. Технологии управления :: Увольте начальников. Управление компанией :: Обратная сторона обратной связи. Взносы по ЕСВ пересмотрят: кто заплатит меньше? Все новости. Издания для профессионалов. Свежий номер О журнале Архив журнала Подписаться Форум эйчаров. Купить систему Получить демодоступ. Редакция администрация оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция администрация портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале. Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций. По всем вопросам пишите на admin hrliga.
Санкции при неверном заполнении табеля
По ходу проведения налоговых и финансовых проверок ревизоры могут найти следующие виды нарушений в заполнении табеля учета:
- данные по зарплате не соответствуют указанным в документах первичной отчетности и табеле;
- данные о зарплате не соответствуют указанным в платежно-расчетных документах и табеле;
- использование кодов и обозначений неверное;
- не учтены переработки или сверхурочные;
- расчет суммы пособий на листке временной нетрудоспособности.
Нарушения могут привести к наложению штрафных санкций на бухгалтера или работодателя до 5000 рублей. Неимение табеля учета или его отсутствие на рабочем месте во время проверки ревизоров может повлечь административное наказание согласно статье 5.27 и наложение штрафных санкций на руководителя подразделения размером до 50000 рублей.
Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную, — для формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Шаг 1. Название организации и структурного подразделения
Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.
Шаг 2. Код по ОКПО
ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:
- 8 цифр — для юрлиц;
- 10 цифр — для ИП.
Шаг 3. Номер документа и дата составления
Номер документу присваивается по порядку.
Датой составления обычно является последний день отчетного месяца.
Шаг 4. Отчетный период
Табель сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае.
Шаг 5. Информация о работнике
Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.
Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.
Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов
Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использованы 4 сокращения:
- Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
- В — выходной;
- К — командировка;
- ОТ — отпуск.
Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц
Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:
- в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
- в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.
Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты
Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:
- 2000 — зарплата (оплата труда);
- 2012 — отпускные.
Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.
Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:
Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки
Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
- 3 дня — в связи с командировкой;
- 10 дней в отпуске.
Шаг 10. Подписи ответственных лиц
Табель подписывают в конце месяца:
- сотрудник, ответственный за ведение;
- руководитель отдела;
- кадровый работник.
Программы для ведения табеля учета рабочего времени
Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.
«Электронный табель»
Все операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.
Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:
- рабочего времени;
- ночных рабочих часов;
- дневных рабочих часов;
- времени нетрудоспособности сотрудника;
- отработанного времени в периоды выходных и праздников;
- прогулов;
- недоработки или переработки.
Последние изменения УСН «Доходы минус расходы» — узнайте тут.
Программа «Табель учета рабочего времени»
Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700–800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.
- для компаний с численностью сотрудников не более 10 программа бесплатна;
- удобный интерфейс;
- справочник сотрудников;
- учет рабочего времени по утвержденным кодам и условным обозначениям по форме Т-13;
- перевод данных в следующие форматы: XLS, DOC, OpenOffice;
- база данных автоматически архивируется.
Предлагаем вам также ознакомиться с видео о том, как правильно вести табель учета рабочего времени сотрудников:
