Личное дело структура скачать образец пример и очередность заполнения

Внутренняя опись документов личного дела — образец

• Что представляет собой внутренняя опись документов (дел)?
• В чем заключается специфика кадровых личных дел?
• Особенности формы описи внутренних дел
• Где можно скачать образец внутренней описи документов в личном деле работника?
• Итоги

Внутренняя опись документов личного дела — образец приводится ниже — это весьма полезный документ для кадровой службы любой компании. Изучим, как она составляется.

Личное дело работника: какие документы должны в нем храниться?

Каждый работодатель при приеме на работу работника сталкивается с вопросом о необходимости ведения личного дела работника. Какие документы должны хранится в личных делах работников? Как оформляется личное дело работника?

Какими документами предусмотрено ведение личных дел работников?

Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.

Поскольку ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной работодателем.

Какие документы должны храниться в личном деле сотрудника.

В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

1. удостоверение личности или паспорт; оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное территориальными органами уполномоченного органа по вопросам миграции населения;
2. вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
3. документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
4. документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
5. документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);
6. справка о наличии либо отсутствии судимости при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.

При этом согласно пункту 7 статьи 32 Трудового Кодекса Республики Казахстан в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

В соответствии с пунктом 69 Правил воинского учета военнообязанных и призывников юридические лица учет призывников ведут по личной карточке.

Согласно подпункту 4) пункта 70 вышеуказанных Правил для осуществления воинского учета юридическими лицами и организациями образования приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагается ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ района (города областного значения), о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках.

Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в пункте 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан в личном деле сотрудников необходимо вести личную карточку.

В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении (прием, перевод, увольнение).

Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.

Таким образом, с учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в личном деле сотрудников организации должны находиться следующие документы:

1. личный листок по учету кадров;
2. копия удостоверения личности либо вида на жительство либо удостоверение оралмана;
3. копии документов об образовании, сертификатов;
4. копия трудовой книжки;
5. копия трудового договора;
6. копии приказов по личному составу, касающиеся работника;
7. справки о состоянии здоровья – при необходимости;
8. внутренняя опись документов дела.

Как оформляется личное дело?

В соответствии с пунктом 139 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

Согласно пункту 147 вышеуказанных Правил дела по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

• оформление реквизитов обложки дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя;
• составление внутренней описи документов дела;
• подшивку или переплет дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Пункт 148 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях предусматривает, что на обложке дела по личному составу указываются следующие реквизиты:

1. наименование организации — наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
2. наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
3. наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
4. номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
5. заголовок дела — переносится из номенклатуры дел;
6. дата дела (тома, части) — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве;
7. количество листов в деле;
8. срок хранения дела;
9. архивный шифр дела — состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются (пункт 158 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях).

Формирование личных дел работников

Документы попадают в личное дело по мере их появления, согласно принципу хронологии. В случае увольнения сотрудника, его личное дело переходит в архив, как законченное делопроизводство. Что касается работников государственной службы, по нормативным требованиям, их дела попадают в архив лишь после десяти лет хранения в службе кадров, т. к. при переходе такого работника на другую государственную службу, его персональное место также отправляется на новое место работы. Для остальных эту процедуру желательно выполнить не позже трех лет после окончания делопроизводства сотрудника.

Ввиду того, что материалы личного дела крайне важны, необходимо проводить внутреннюю опись (см. пример внутренней описи личного дела). Она нумеруется вне остальных документов из дела. Перед архивированием личного дела, в листе-заверителе указывается сума листов внутренней описи.

Каждый сотрудник обладает самостоятельным личным делом. В случае, когда за год личных дел набралось не так много, при архивировании их все можно сгруппировать, прошить в общее дело. Для этого во внутренней описи следует занести информацию о каждом личном деле в отдельности: ФИО служащих, номер листов дела в общем списке для облегчения дальнейшего использования.

Использование подобного общего дела не всегда удобно, поэтому желательно архивировать дела по одному, как самостоятельные единицы. В случае гражданских служащих, отдельное дело обязательно по нормативным требованиям.

Как заключить договор в Сбербанке?

Стандартная последовательность действий для заключения кредитного договора в Сбербанке выглядит следующим образом:

1. Выбрать кредит. В настоящее время Сбербанк предлагает клиентам более 10 кредитных продуктов, включая ипотеку, кредитные карты, кредиты на рефинансирование и т.д.
2. Изучить условия. Для того, чтобы получить представление о параметрах кредитования, достаточно зайти на сайт финансовой организации по описанной выше схеме и ознакомиться с размещенными на странице каждого из кредитных продуктов документами и условиями.

Рассчитать примерные условия кредитования. Практически каждый продукт Сбербанка имеет удобный и простой онлайн-калькулятор. Бесплатный сервис позволяет быстро и без проблем рассчитать примерные условия кредитования с учетом исходных сведений, заданных потенциальным заемщиком. Это позволяет сравнить различные варианты финансирования и выбрать лучший.

Подать заявку на кредитования. Большая часть банковских продуктов позволяет оформить заявку в режиме онлайн. В редких случаях, например, при кредитовании на рефинансирование, потребуется визит в офис финансовой организации.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

Выписка из трудовой

Легко объяснить, что такое выписка из трудовой книжки, зачем она требуется. Пункт 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225 указывает, что ответственность за утерю оригинала документа лежит на руководстве организации. По этой причине выдача трудовой книжки производится в редких случаях. При необходимости подтвердить сведения о работе предлагается предоставить выписку.

Внимание! Документ имеет силу месяц после составления, и срок действия заканчивается после изменения сведений в оригинале книжки.

Цели выдачи

Документ требуется работнику для подтверждения стажа, платежеспособности. Обычно он предоставляется в органы соцзащиты, банки.

Для чего нужна выписка из трудовой книжки, подробнее будет указано ниже:

1. Пенсионному фонду для назначения пособий.
2. При оформлении опеки, усыновлении ребенка требуется предоставить сведения о доходе. Если сотрудник находился в штате недолго, понадобятся данные о предыдущих должностях.
3. При обращении за материнским капиталом.
4. Банковские организации для оформления кредита, ипотеки требуют подтверждение дохода. Понадобятся данные с нынешней должности. Если сотрудник работает в компании незначительное время, могут потребоваться дополнительные сведения.
5. При обращении в миграционную службу для выезда из страны. Выписка из трудовой книжки для загранпаспорта должна содержать сведения за ближайшие 10 лет.
6. Бумагу можно представить на заседании суда для подтверждения занятости в рассматриваемый период.
7. Для предоставления потенциальному работодателю, если сотрудник устраивается на вторую должность в другую компанию.

Документ может быть выдан по просьбе родственников сотрудника в случае его смерти, временной недееспособности.

Типовое содержание бланка

Документ оформляется по определенным правилам. Заполненный бланк выписки из трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• дату составления;
• юридическое название организации;
• персональные данные, указанные в оригинале;
• сведения об образовании;
• серию, номер дублируемого документа;
• заполненную таблицу, аналогичную представленной в оригинале;
• запись о продолжении работы в компании;
• подпись составляющего;
• запись или штамп о верности данных.

Форма выписки из трудовой книжки законом не регулируется. Должны быть перенесены все записи за временной промежуток, нельзя исключать часть сведений. Рекомендуется использовать фирменный бланк организации. Образец:

Совет! Если документ содержит более 1 страницы, необходимо поставить подпись составляющего и сотрудника на каждый лист. Правило действует и для копии книжки. В случае скрепления листов в единый документ можно заверить его полностью.

Процедура оформления

Процесс выдачи документа включает в себя несколько обязательных этапов. Как сделать выписку из трудовой книжки, должен знать не только сотрудник кадровой службы. Полезной эта информация будет также и для любого работника.

1. Подчиненный пишет заявление на выдачу, направленное руководителю организации.
2. Уполномоченный сотрудник или работодатель составляет документ.
3. Работник подтверждает указанные сведения.
4. Запись о создании выписки вносится в журнал учета.

Первым шагом является подача заявления на оформление бумаги. Формат законом не регулируется. Сотруднику необходимо точно выразить свою просьбу о составлении документа, указав требуемый временной промежуток. Остальные сведения вносятся по личной инициативе. Пример содержания:

• название компании, имя руководителя;
• просьба об оформлении;
• цель получения;
• название места, в которое будет предоставлен документ;
• временной промежуток, данные которого вносятся.

Статья 7 Постановления Правительства РФ указывает, что работодатель должен предоставить выписку в течение 3 дней после подачи заявления. При необходимости можно обозначить просьбу выдать бумагу в более сжатые сроки, но руководство не обязано следовать условию.
Составлением занимается сотрудник отдела кадров, секретарь, руководитель компании. Можно заверить печатью, штампом организации. Факт оформления фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек. Прописывается дата, персональные данные получателя.

Копия и выписка

Разница между понятиями заключается во временном отрезке. Копия полностью дублирует все записи трудовой книжки с момента оформления, может быть обычной и заверенной. Выписка отражает только данные за определенный период, указанный сотрудником. Листы обязательно заверяются. Оба документа предоставляются по требованию работника.

Копия подается при расчете трудового стажа для получения пенсии по старости, инвалидности, потере кормильца. В этом случае необходимы все сведения о занятости работника. Для оформления пособий, связанных с декретом, многодетностью, получением кредита, загранпаспорта достаточно предоставить выписку.

Отказ в выдаче документа

Работодатель не имеет права отказывать сотруднику после подачи заявления. Если руководство организации не выдало бумагу в течение 3 дней, рекомендуется документально заверить факт обращения. Можно использовать почтовое отправление с описью вложенного. С данными о письме сотрудник имеет право обратиться в инспекцию по охране труда. Суд может обязать работодателя выплатить компенсацию.

Важно знать! Закон не устанавливает ограничения на количество запросов. При любых обстоятельствах руководство обязано бесплатно выдать выписку.

Трудовая на руках: как сделать выписку

После увольнения трудовая книжка возвращается сотруднику. Неработающий гражданин может сделать выписку самостоятельно. Для оформления бумаги необходимо обратиться к нотариусу. Бланк остается неизменным, за исключением сведений о действующем трудоустройстве, названии организации. Такой порядок процедуры может понадобиться при сотрудничестве с заграничными компаниями. Другой вариант получения документа – обращение по месту последней работы либо непосредственно в Пенсионный Фонд России.

Важная информация: рекомендуется проверять книжку на наличие неточностей. В составлении копии документа с ошибкой может быть отказано.