Nedcentr.ru

НЕД Центр
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Номенклатура дел отдела кадров зачем нужна и как составляется

Номенклатура дел отдела кадров

Масштабы деятельности компании предопределяют организацию её документооборота. Если работа предприятия держится на достаточно большой численности сотрудников, то в обязанности отдела кадров входит довольно обширный перечень. Ведь все внутренние приказы, распоряжения, заявления и прочие документы требуют постоянного учета и оперативного контроля, что предполагает систематизацию. В этом случае на помощь приходит составление номенклатуры дел отдела кадров.

Понятия

Дело – это папка с документами, которые собираются по одному признаку. Например, приказы об отпусках – это одно дело, а приказы о приёме на работу – другое. Ещё есть индекс отдела и самого дела. Индекс дела – это номер по номенклатуре, через слеш ставится номер тома. А индекс отдела – это номер отдела из сводной номенклатуры (если, конечно, такая есть).

Сводная номенклатура дел – это документы всей организации. То есть если разделить организацию на отделы, то каждому будет присвоен свой номер.

Определение срока хранения документов

Первым этапом составления номенклатуры дел кадровой службы будет экспертиза ценности документов. Для этого документы необходимо рассортировать по следующим группам:

  • приказы по личному составу и основной деятельности;
  • трудовые договоры;
  • учетные документы;
  • личные карточки;
  • трудовые книжки и т.п.

Для каждой группы в соответствии со сроками, указанными в упомянутом выше Перечне, необходимо будет определить срок хранения.

Если при определении сроков хранения той или иной группы документов возникают трудности, на предприятии потребуется создать экспертную комиссию, включающую в себя наиболее компетентных в делопроизводстве и кадровом деле работников, и определить сроки хранения с учетом ее мнения.

По результатам экспертизы все документы опять же поделятся на группы:

  • документы постоянного хранения;
  • документы длительного хранения (свыше 10 лет);
  • документы сроком хранения 5 лет и меньше;
  • документы с истекшим сроком хранения.

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в установленном в организации порядке с составлением акта.

Более подробно о том, как составляется акт об уничтожении документов, можно прочитать в специальном материале нашего сайта.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т.

Читать еще:  Как проводить интервью по компетенциям основные правила

Отметим, что утвердить образец номенклатура дел организации обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству. Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта.

То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях. Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения.

Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ. Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм.

Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи. Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения , упускаются некоторые важные формы, дела и бланки.

Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива. Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу. Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию.

Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации. Например, номенклатура дел в ДОУ на год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Читать еще:  Как заключить договор добровольного страхования от несчастных случаев?

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел. Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:. Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа. Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения.

Показатель заполняется в конце календарного года. Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация.

Подробнее о сроках расскажем далее. Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения. Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа.

Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг. Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя. Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения.

В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию ЭПК. Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах.

Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это расшифровка — экспертно-проверочная комиссия указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии. Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов.

Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет.

Для таких случаев и нужна отметка ЭПК. Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое. Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно.

Например, учреждение определило следующие места хранения:. Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел. Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на год с новыми сроками хранения.

Мы составили его для некоммерческой организации. Распечатать Получать рассылку. Шаблоны и формы Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации Образец номенклатуры дел организации на год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг.

В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания.

Читать еще:  Как восстановить аттестат о среднем образовании через Госуслуги

Что такое номенклатура дел Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться: Положением о создании организации либо Уставом. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта. Штатным расписанием на текущий год. Номенклатурой дел прошлых лет. Описями дел постоянного или временного хранения более 10 лет. Регистрационными формами учреждения. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.

Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами. Сфера предназначения Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач: упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации; уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве; облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм; обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Виды номенклатуры В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел: Типовая — это вид номенклатуры дел НД , который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Правила формирования Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Как не упустить главного Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения , упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму: Шаг 1.

Назначьте ответственного. Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Сроки хранения

Номенклатура дел хранит бумаги с различными периодами хранения, согласно содержанию, назначению документа, а также уровню достоверности данных. Утверждая сроки по обеспечению сохранения сведений, следует действовать, согласно специализированным спискам. В соответствии с указанными списками некоторые документы хранятся неопределенное время или на протяжении соответствующего количества лет.

Бумаги по учету персонала должны храниться довольно долгое время, начиная от 75 лет.

У бланков и отчетности, относительно оплаты труда сотрудникам, сроки хранения в архивном подразделении составляют до 5 лет, но существуют исключения с наиболее продолжительными сроками, равными не менее 75 лет. Бессрочно в организации должны храниться документы по расчетным операциям заработной платы.

Все бумаги для налоговой службы необходимо оставлять на предприятии в течение 5 лет с даты их формирования.

О том, как сформировать номенклатуру дел, можно узнать из данной лекции.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector