Nedcentr.ru

НЕД Центр
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Нужна ли кассовая книга для ведения онлайнкассы?

Кассовая книга для онлайн-кассы

Вместе со вступлением 54-ФЗ “О применении ККТ” в силу в прошлое ушло много первичных документов, которые ранее приходилось оформлять на кассе (например, журнал кассира-операциониста, некоторые акты и пр.). Новые возможности онлайн-касс существенно сократили бумажную работу. Нужно ли оформлять кассовую книгу при работе на онлайн-кассе?

Что такое кассовая книга

Кассовая книга — это регистр, в котором фиксируются все поступления наличных и их выдача. Любое перемещение денег должно быть записано и учтено. Кассовая книга относится к первичным кассовым документам. Ее форма — КО-4 — утверждена на законодательном уровне и регулируется постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.98 г. После перехода большинства российских предпринимателей на использование онлайн-касс, Минфин разрешил вести первичные кассовые документы в электронном виде. Однако ведение кассовой книги в обычном (бумажном) виде тоже не возбраняется. Сведения, которые содержатся в кассовой книге, позволяют контролировать лимит кассы, который устанавливается на предприятии (например, не более 100 тысяч рублей). Записи в книгу вносятся на основании приходных и расходных ордеров.

Как вести кассовую книгу

Стоит сразу отметить, что индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу, так как у них нет лимита кассы. Юрлица же, не имеющие лимита кассы, все же должны заполнять кассовую книгу. В 54-ФЗ нет информации о том, что после внедрения онлайн-касс кассовые книги отменяются. Это значит, что кассовая книга — серьезный документ, игнорирование которого может привести к серьезным штрафам.

Ведение кассовой книги происходит по унифицированной форме № КО-4. Если предприниматели ведут книгу в электронной форме, она заверяется электронной подписью. Если же в бумажной форме — необходимо пронумеровать документ и прошить его. Ведением кассовой книги в зависимости от масштаба предприятия занимается либо сам предприниматель, либо ответственный сотрудник (чаще всего бухгалтер). Минфин в 2015 году выпустил специальные рекомендации по ведению кассовой книги, которые отражены в Приказе от 30.03.2015 № 52н. Можно выделить некоторые общие правила ведения книги:

  1. ежедневное заполнение (кроме дней, когда не было перемещения денежных средств);
  2. записи о движении налички и денежных документов нужно вести раздельно;
  3. запись вносится на основании ПКО и РКО;
  4. книгу заверяет главный бухгалтер.

Книга заводится каждый год. Книги за истекший период должны храниться в течение 5 лет. Электронную кассовую книгу можно не распечатывать и не прошивать, но также хранить в течение указанного времени на отдельном носителе.

Каков алгоритм ведения кассовой книги? Он довольно прост:

  • кассир торговой точки закрывает смену и выбивает на ККТ отчет о закрытии смены;
  • отчет о закрытии смены автоматически (при наличии интернета) отправляется в ОФД и оттуда — в налоговую;
  • кассир сверяет выручку с данными отчета и сдает деньги. Если есть инкассация, то необходимо составить документы для инкассации;
  • кассир передает оформленные документы в бухгалтерию;
  • бухгалтер заполняет кассовую книгу на основании предоставленных данных;
  • бухгалтер заверяет день кассовой книги.

За отсутствие или незаполнение кассовой книги предусмотрены штрафы. Согласно ст.15.1 КоАП это от 40 до 50 тысяч рублей для организации и до 5 тысяч рублей для должностного лица.

Читать еще:  Что надо знать о сделке альтернативной куплипродажи квартиры

Исправления в кассовой книге

Если предприниматель ведет кассовую книгу в бумажном виде, то в ней допускаются исправления. Неверную информацию нужно аккуратно перечеркнуть и рядом написать верную (максимально разборчиво). Если ошибку заметили спустя несколько дней, подобным способом необходимо исправить всю неверную информацию. Рядом с исправлением нужна дата и подпись с расшифровкой лица, внесшего исправление. Как правило, вносит исправление тот, кто заполнял кассовую книгу (например, бухгалтер или кассир).

При ведении книги в электронном формате вносить исправления запрещено. Для исправления ошибки необходимо заново формировать документ и подписывать его.

Какие документы не надо заполнять

Согласно письмам ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059 и Минфина РФ от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 больше не нужно заполнять так называемую «первичку» — первичные документы бухгалтерского учёта по регистрации поступления средств от населения. К таким документам относятся формы КМ-1 – КМ-9:

  • форма КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ»;
  • форма КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
  • форма КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
  • форма КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
  • «журнал кассира-операциониста» (форма КМ-4);
  • «журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста» (форма КМ-5);
  • «справка-отчёт кассира-операциониста» (форма КМ-56);
  • «сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации» (форма КМ-7);
  • «журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»; (форма КМ-8).

Таким образом, письма Минфина и ФНС отрицательно отвечают на один из самых частых вопросов бухгалтеров, предпринимателей и кассиров: «Нужно ли вести журнал кассира-операциониста при онлайн кассе». Этот документ остается в прошлом. Данные, которые содержались в таких формах, теперь передаются в ФНС в электронном виде автоматически. Как отмечают бухгалтеры, вести учёт с онлайн-кассой стало удобнее.

Порядок составления кассовой книги при онлайн-кассе

В случае использования онлайн-техники, данные в кассовую книгу заносятся бухгалтером на основании документов, переданных кассиром магазина. В свою очередь ответственный кассир ежедневно закрывает смену с формированием Z-отчета в конце дня. Автоматически такой отчет передается через ОФД (оператор фискальных данных) в налоговую. Кассир подсчитывает выручку, сравнивает информацию с отчетом, сдает деньги и составляет справку по форме КМ-6. Далее вносятся данные в журнал КМ-4, а заполненная справка вместе с Z-отчетом передается в бухгалтерию. После чего вся информация вносится бухгалтером в кассовую книгу, бланк которой в 2017 году остался без изменений.

Обратите внимание! Если продавец не заполняет первичку по кассе по формам из постановления № 132, составлять журнал и справку кассира нет необходимости.

Правила ведения кассовой книги в 2021 году

Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.

Читать еще:  Защита персональных данных Изменения в 152ФЗ О персональных данных

Основные правила работы с кассовой книгой:

  • 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
  • 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
  • 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
  • 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
  • 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
  • 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
  • 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
  • 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
  • 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.

Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:

    полный расчет за товар; частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита); предоплата (например, покупка подарочной карты).

Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.

Правила ведения Кассовой книги

Форма Кассовой книги утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА). Предприятие может использовать и ту форму, которая разработана своими силами. Но предложенная Госкомстатом — довольно удобна и общераспространена. Как правило, нет смысла от нее отказываться.

Скачать бланк Кассовой книги в формате Excel можно ЗДЕСЬ.

Вести Кассовую книгу можно на бумаге или в электронном виде. Второй вариант предполагает применение электронной подписи. Общий порядок ведения Кассовой книги закреплен в приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ССЫЛКА).

Весьма желательно включать ссылку на данный нормативный акт в должностную инструкцию бухгалтера или кассира, которые в силу своих должностных обязанностей будут работать с Кассовой книгой.

Ключевые правила работы с Кассовой книгой следующие:

  1. КК заполняется только в те дни, в которые осуществлялись кассовые операции — по приему или выдаче наличных денежных средств (эквайринг, как мы уже знаем, не в счет).
  1. По завершении дня, в котором были зафиксированы приход или расход наличных денежных средств, работник, который ведет КК, заполняет ее, используя ПКО или РКО (которые, в свою очередь, могут заполняться на основании фискальных документов — приходных или расходных чеков, отчетов, альтернативных им документов — товарных чеков или БСО). После — отдает на заверение главному бухгалтеру.
  1. В каждом ордере фиксируется общая сумма выручки (расходов) за день — вне зависимости от количества отдельных транзакций.
Читать еще:  Оспаривание сделки по признаку неравноценности. личный опыт

При этом, возможно составление нескольких типов ордеров в зависимости от разновидности конкретной операции. Например, приходные кассовые операции, проводимые на онлайн-кассах, классифицируются на несколько типов — в частности, операции, соответствующие:

  • обычной (полной) оплате за товар;
  • частичной оплате за товар (в то время как оставшаяся его часть оформляется в кредит);
  • предоплате (которая может быть представлена покупкой подарочной карты).

По каждой группе операций, таким образом, составляется отдельный приходный кассовый ордер.

  1. ИП (его работник на кассе), не использующий ПКО или РКО, «напрямую» заполняет Книгу учета доходов и расходов — с указанием даты, в которой производились расчеты, в соответствии с фискальными документами (либо заменяющими их товарными чеками либо БСО).
  1. В предусмотренных законом случаях при формировании РКО и ПКО используются реквизиты различных вспомогательных документов — удостоверяющих правомерность составления ордера.

Например — документа, удостоверяющего личность физического лица, получающего денежные средства по РКО (сотрудника, который едет в командировку, покупателя, который возвращает товар).

Нужно иметь в виду, что по умолчанию правомочия по работе с Кассовой книгой и ордерами имеют только руководитель фирмы (либо сам ИП, если он ввел в оборот соответствующие кассовые документы) и главный бухгалтер организации (в некоторых случаях лица, которые подотчетны ему).

Для того, чтобы делегировать полномочия по работе с Кассовой книгой — важнейшим документом бухгалтерского учета, руководитель фирмы должен издавать отдельные локальные нормативы. Нужно уделять достаточное внимание детализации порядка применения КК, прав и обязанностей сотрудников, ответственных за ее ведение — в должностных инструкциях таких сотрудников.

Образец кассовой книги

Форму КО №4 и пример заполнения кассовой книги можно скачать на сайте российского законодательства или различных порталах по ведению бухгалтерской и предпринимательской деятельности.

Согласно примерному образцу, форма состоит из титульного листа, на котором отражаются регистрационные данные и реквизиты предприятия, период ведения КК и сведения о должностных лицах.

В самой КК фиксируется остаток на начало и конец рабочего дня. Также подлежат заполнению следующие графы:

  1. Номер документа.
  2. От кого получено или кому выдано.
  3. Номер счёта.
  4. Приход и расход (указываются суммы в национальной валюте).

Электронная кассовая книга оформляется и ведётся по таким же правилам, как и бумажная КК.

Принятие 54-ФЗ и массовая установка онлайн касс субъектами предпринимательской деятельности практически не повлияла на порядок оформления кассовых книг. Реформа системы расчётов с клиентами и переход отчётности в электронную форму, ликвидировали массу фиксированных бухгалтерских бланков. Льготы в использовании КК получили исключительно индивидуальные предприниматели, которые имеют право, но не обязанность вести данную документацию. Юридические лица обязаны вести кассовую книгу и предоставлять этот документ для проверки в органы государственной налоговой инспекции.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector