Nedcentr.ru

НЕД Центр
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец протокола экспертной комиссии по архиву 2021 и 2021

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата составления;
  • место составления;
  • ФИО председателя и секретаря;
  • повестка дня;
  • постановка задач;
  • вынесение решения;
  • подписи ответственных лиц.

Подлинность и копийность документов

При осуществлении отбора дел на хранение в архив предпочтение отдается подлинникам. Копии в обязательном порядке заверяются, они должны иметь дату и номер. Для будущего использования дубликат необходимо своевременно оформлять, особенно в случае постоянного хранения.

Юридической силой обладают только грамотно оформленные оригиналы. Если он содержит надлежащие реквизиты, то копии также обладают юридической силой. В отдельных случаях используется физическое состояние образца. Если он имеет особую ценность, но сильно поврежден, его реставрируют. Экземпляр-копию реставрируемого документа присоединяют к подлиннику.

Оформление

Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

  1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
  2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
  3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
  4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
  5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

akt_o_vydelenii_k_unichtozheniyu.jpg

Акт об уничтожении

Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов.

В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

  • какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
  • когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
  • каким способом.
Читать еще:  Уникальные операции российских спасателей за последние 20 лет

Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик.

Архив компании – в чем значимость

Для любой организации имеет колоссальное значение полноценное, бесперебойное функционирование архива. От сохранности документов, имеющих финансовое или юридическое значение, зависит стабильность предприятия и гарантия социальной защищенности членов коллектива.

В любой момент может понадобиться документ, связанный с договором о поставках, о сбыте продукции или, наоборот, о приеме крупной партии сырья или расходных материалов.

В архиве также хранятся личные дела сотрудников, в которых фиксируются все рабочие моменты и, прежде всего, рабочий стаж. В практике Пенсионного Фонда имеют место случаи, когда для начисления пенсии требовалось поднимать архив личных дел на предприятии, где гражданин работал несколько десятилетий назад.

Всего несколько лет работы в регионах с повышенными коэффициентами надбавки или с особыми способами исчисления стажа могут существенно повлиять на размер пенсии. Однако сделать это можно только в том случае, если работодатель заблаговременно побеспокоился о том, чтобы для работы службы архивирования были созданы достойные условия, а архивисты ответственно выполняли свои обязанности.

Работа в архиве требует профессиональной подготовки. К ней допускаются специалисты с должным уровнем квалификации. Желательно, чтобы это были профессиональные архивисты. В то же время работодатель по своему усмотрению может допустить к обслуживанию архива лиц из состава персонала, которые прошли дополнительную профессиональную подготовку или специальные обучающие курсы.

Главные темы месяца

Здравствуйте коллеги.
Может кому нибудь пригодится в работе положение об архиве и номенклатура дел ОК с указанием статей и сроков хранения. Пользуйтесь. Может у кого нибудь есть интересные наработки давайте меняться. Извините но номенклатура в виде таблицы у меня не получается.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Архив (название организации) (далее по тексту ………..) входит в со-став хозяйственного отдела и создается с целью своевременного приема ар-хивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядоче-ния и использования в соответствии с «Основными правилами ра-боты архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росар-хива от 06.02.2002.
1.2.Архив подчиняется начальнику хозяйственного отдела.
1.3.Архив базы возглавляет архивариус, который назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника базы по представлению начальника хозяйственного отдела и согласованию с за-местителем начальника.
1.4 Штат архива утверждается начальником базы с учетом объема работ и особенностей производства.
1.5 Взаимозаменяемость архивариуса устанавливается должностной инструкцией.
1.6 В своей деятельности архив базы руководствуется действую-щим законодательством Российской Федерации, в том числе норма-тивными, методическими и руководящими документами по архивному делу, а также Уставом, приказами, решениями, указаниями, правила-ми внутреннего трудового распорядка, и другими нормативными доку-ментами Общества по вопросам ведения делопроизводства и органи-зации архивного хранения документов, положением о (название предприятия), настоящим положением.

2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА

2.1.Комплектование архива документами, законченными делопроизвод-ством базы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе дея-тельности………., документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, не-обходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Осуществление учета, обеспечение сохранности документов.
2.3. Создание справочного аппарата к документам архива.
2.4. Использование хранящихся в архиве документов.

3.1.Принимает оформленные дела постоянного срока хранения и вре-менного (свыше 10 лет) не позднее чем через три года после завершения в делопроизводстве.
3.2.Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов.
3.3. Составляет годовой раздел сводных описей дел на основе описей дел отделов и служб базы постоянного срока хранения и по личному составу, представляет на рассмотрение экспертной комиссии ( далее по тексту – ЭК) базы. Одобренные ЭК базы годовые разделы сводных описей дел постоянно-го срока хранения и по личному составу направляет не позднее чем через 2 года на согласование с архивом Общества и утверждение начальником базы.
3.4.Создает и поддерживает в актуальном состоянии справочный аппарат к документам архива.
3.5. Осуществляет использование документов по запросам, ведет учет и анализ использования.
3.6.Составляет сводный акт на основе актов отделов и служб о выделе-нии документов к уничтожению. Представляет на рассмотрение ЭК базы. Одобренный ЭК акт согласовывает с архивом Общества и утверждает на-чальником базы. После надлежащего утверждения акта передает дела, под-лежащие уничтожению, на переработку с оформлением акта.
3.7.Оказывает методическую помощь ответственным за ведение дело-производства в отделах и службах при оформлении дел, ведет контроль.
3.8. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению.
3.9.Осуществляет контроль за правильным формированием и оформле-нием дел в отделах и службах.
3.10.Проводит экспертизу ценности документов и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по приему документов на по-стоянное хранение и временное (свыше 10 лет).
3.11.Организует работу по составлению номенклатуры дел в отделах, службах. На основе составленных ответственными за делопроизводство но-менклатур дел, подписанных руководителями отделов, служб, составляет сводную номенклатуру дел базы. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивом Общества и утверждается начальником базы.

Читать еще:  Уменьшение УСН на страховые взносы в 2021 году

4.1. Требовать от руководителей отделов и служб базы своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.
4.2. Контролировать правила работы с документами в отделах и служ-бах.

4.4. Запрашивать от руководителей отделов, служб базы сведения, необ-ходимые для работы архива.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

5.1.Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

5.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
5.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов по-стоянного срока хранения и по личному составу.
5.4.Нарушение правил использования документов и доступа поль-зо¬вателей к документам, установленных законодательством.
5.5. Несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на архив функций, предусмотренных настоящим положением.

Взаимодействует со всеми отделами и службами базы.

Начальник хозяйственного отдела ____________

Заместитель начальника ____________

Ведущий юрисконсульт ____________

С положением об архиве ознакомлена:

Архивариус ____________
«___»_________200__г.

НОМЕНКЛАТУЛА ДЕЛ ОК
Отдел кадров (04)
04-01 Приказы, решения, указания (название организации). Копии ДМН ст. 6 «а» Хранить на месте
04-02 Приказы, решения по основной деятельности (название организации).Копии ДМН ст. 6 «а» Хранить на месте
04-03 Приказы (название организации) о предоставлении очередных отпусков, учебных отпусков 5 лет ст.6 «б» Хранить на месте
04-04 Приказы по личному составу (название организации) 75 лет, ЭК ст. 6 «б» Хранить в архиве
04-05 Положение об отделе, должностные инструкции работников отдела. Копии 3 года, ПЗН ст. 35 «б» Подлинники хранятся в отделе организации труда и заработной платы
04-06 Штатная расстановка руководителей, специалистов и служащих Копии 3 года ст. 32 «б» Подлинники хранятся в отделе организации труда и заработной платы
04-07 Личные дела работников 75 лет, ЭК ст. 337 «б» Хранить в архиве
04-08 Личные дела уволенных работников 75 лет, ЭК ст.337″б» Хранить в архиве
04-09 Личные карточки работников, (в том числе временных) 75 лет, ЭК ст. 339 Хранить в архиве
04-10 Личные карточки уволенных работников, (в том числе временных) 75 лет, ЭК ст. 339 Хранить в архиве
04-11 Годовые отчеты по кадрам Пост. ст. 198 «б» Хранить в архиве
04-12 Квартальные отчеты о выполнении плана повышения квалификации руководителей и специалистов (название организации) 5 лет ст.114 «в» Хранить на месте
04-13 Номенклатура дел. Акты о выде-лении к уничтожению дел и доку-ментов, не подлежащих хранению Пост. ст. 67 «а», ст. 73 Хранить в архиве
04-14 Основания к приказам по личному составу (заявления о приеме на работу) 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-15 Сведения о включении установленных квот на рабочие места 5 лет ст.481 Хранить на месте
04-16 Графики предоставления отпусков 1 год ст.356 Хранить на месте
04-17 Графики обучения рабочих и повышения квалификации руководителей, специалистов ЦБПО ПРНСиНО 3 года ст. 376 Хранить на месте
04-18 Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, не вошедшие в состав личных дел 75 лет, ЭК ст 338 Хранить в архиве
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам уволенных работников (название организации) 75 лет, ЭК ст 338 Хранить в архиве
04-19 Договоры об обучении 5 лет ст.375 После истечения срока договора
04-20 Документы (постановления, инструкции, письма) по работе с кадрами. Копии 3 года ст. 10 «б» После замены новыми
04-21 Документы (планы, письма, договора, переписка и др.) по работе с молодыми специалистами 5 лет ст. 539 Хранить на месте
04-22 Документы (акты, справки, предписания) о состоянии и проверке работы с кадрами Пост. ст. 333 Хранить в архиве
04-23 Документы (списки, мероприятия, анализ работы) по работе с резервом кадров на выдвижение на вышестоящие должности 5 лет, ст. 350 «ж» Хранить на месте
04-24 Документы (заявления на отпуска, переписка об использовании отпусков (отзывы) 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-25 Документы (заявления, докладные записки) о переводе, перемещении, повышении разрядов работникам,заявления об увольнении 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-26 Документы (заявки, докладные записки, заявления, направления) по подготовке, переподготовке кадров, повышении квалификации работников 5 лет ЭК ст.368 Хранить на месте
04-27 Документы (протоколы, списки, графики) о проведении аттестации руководителей, специалистов и служащих 15 лет ст.359 Хранить в архиве
04-28 Документы (списки, графики, договоры, переписка) по производственной практике студентов ВУЗов, СУЗов и технических училищ 5 лет, ЭК ст. 368 Хранить на месте
04-29 Документы (списки, индивидуальные сведения работников) о назначении пенсий негосударственного пенсионного фонда (название организации) 50 лет ст. 479 Хранить в архиве
04-30 Документы (списки, индивидуальные сведения работников) о назначении пенсий государственного пенсионного фонда 50 лет ст. 479 Хранить на месте
04-31 Документы (наградной материал, указы, наградные листы, списки награжденных ведомственными наградами) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий Пост. ст. 384 «а» Документы о представле-нии к званию «Ветеран труда» — 30 лет, ЭК
04-32 Документы (акты,справки, списки, переписка) о проведении периодических медицинских осмотров 5 лет ст. 330 Хранить на месте
04-33 Документы (направления) на медицинский осмотр работников, работающих во вредных условиях труда 5 лет ст. 330 Хранить на месте
04-34 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении работников 5 лет ст. 335 Хранить на месте
04-35 Документы (направления, стажировочные листы) о стажировке водителей всех видов транспортных средств и машинистов спецтехники 5 лет ЭК ст.368 Хранить на месте
04-36 Документы (акты,информация, докладные записки и др.) о нарушении трудовой и производственной дисциплины 3 года ст.282 Хранить на месте
04-37 Переписка с негосударственным пенсионным фондом (входящие, исходящие документы) 5 лет, ЭК ст. 44 Хранить на месте
04-38 Переписка с ЗАО «Сургутинвест-нефть» (входящие, исходящие документы) 5 лет, ЭК ст. 12 Хранить на месте
04-39 Переписка с государственным пенсионным фондом (исходящие документы) 5 лет ст.480 Хранить на месте
04-40 Переписка с юридическими и общественными организациями, физическими лицами по вопросам приема,перемещения, обучения кадров 5 лет ЭК ст.334 Хранить на месте
04-41 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет, ст. 358 «е» Хранить в архиве
04-42 Журнал учета отпусков 3 года, ст. 358 «г» Хранить на месте
04-43 Журнал регистрации листков нетрудоспособности 5 лет. ст. 476 Хранить на месте
04-44 Журнал учета количественного и качественного состава работников, работающих вахтовым методом 75 лет ст.358 «а» Хранить в архиве
04-45 Журнал учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных) 75 лет, ст. 358 «а» Хранить в архиве
04-46 Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним 75 лет ст.358 «д» Хранить в архиве
04-47 Журнал учета входящих документов с грифом «Комерческая тайна» ДМН Хранить на месте
04-48 Журнал учета стажировочных листов 5 лет ст.193 «и» Хранить на месте
04-49 Характеристики работников не имеющих личных дел 75 лет, ЭК ст.340 Хранить в архиве

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector