Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению 2021 и 2021

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – структура и пример-шаблон

Если вы работаете с «холодным» кругом клиентов, то наверняка рассылаете им своё коммерческое предложение . И, скорее всего, не по обычной почте, а по e-mail в формате PDF, DOC и т. д.

Но есть проблема. Мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека.

Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.

Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему коммерческому предложению.

Что такое коммерческое предложение?

Коммерческое предложение — это деловое письмо клиентам с рекламой продукта.

«‎ Холодное » коммерческое предложение используется для массовой рассылки новым клиентам.
« Горячее » КП предназначено для тех, с кем уже был контакт по телефону, электронной почте или вживую.

Для чего компании пишут КП?

презентуют новый или обновленный продукт (во втором случае — с демонстрацией улучшений);
информируют об акциях, распродажах, индивидуальных предложениях. Отличительная черта такого КП — ограничения по сроку действия или количеству продукта;
благодарят за предыдущую покупку, просят о фидбеке и ненавязчиво предлагают другой продукт. Клиент уже знаком с работой компании, и его легче подтолкнуть к новой сделке;
приглашают на презентацию компании или ее продукта.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению в 2021 году?

Утвержденного шаблона СП к рекомендации рассмотреть проект законодательными нормами не предусмотрено. Такое послание пишется в произвольном стиле, с соблюдением общепринятых правил в делопроизводстве:

1) Начало составления СП требуется осуществлять с обращения к конкретному физлицу или фирме, не допуская общих фраз, свидетельствующих о массовой рассылке.

2) После этого излагается основной текст, с отображением краткой презентации фирмы, предлагающей сотрудничество, товары или услуги, а также с обозначением основных моментов выгоды взаимосотрудничества и контакты фирмы.

3) В завершение СП нужно выразить уважение к клиенту «С уважением, … (должность, название фирмы и Ф.И.О. отправителя)».

Текст сопроводительного письма

Заполняя основной текст сопровождающего послания к КП надо учитываться следующие особенности:

1) Нельзя обременять КП объемными данными (краткость – сестра таланта).

2) Текст должен быть лаконичным, четко содержащим суть предложения.

3) Также, при приложении к СП дополнительных документов перечислить их в приложении. Это могут быть:

Тарифы на продукцию и услуги.
График проведения акций.
Официальные приглашения на организованные семинары или выставки.

Читать еще: Правописание слова претензия как верно грамматика употребление

Объем текста СП не должен превышать одной страницы. При этом, он обязан быть написан грамотно, без ошибок с четким соблюдением общепринятой структуры документа в современном делопроизводстве.

Нужно поприветствовать адресата и желательно по имени и отчеству, например,

«Здравствуйте, уважаемая Татьяна Сергеевна!».

Затем требуется представиться, либо от своего имени, либо от лица фирмы, с указанием должность и деятельности фирмы. Например,

Автосалон «Автомотор» предлагает большой выбор автомашин и мототехники знаменитых брендов по реальным ценам, а также гибкие формы оплаты, предусматривающих:

Различные способы расчетов …;
Оформление покупки в рассрочку до …;
В приложении имеется пригласительный билет на выставку … по адресу …
При появлении вопросов, свяжитесь с нами по тел. ….

В завершение, нужно выразить уважение к партнеру и поблагодарить его за уделенное внимание, например,

«Благодарим за уделенное время, …
«С уважением, руководитель автосалона «Автомотор», …;

Ниже предлагает один из примеров сопровождающего послания к КП.

Требования к оформлению сопроводительного письма к коммерческому предложению

КП и прилагаемое письмо могут направляться адресату от имени всего предприятия, конкретных должностных субъектов, подразделений и даже работников. В свою очередь, адресатом может также выступать как один субъект, так и группа лиц.

Так, важно выделить несколько рекомендаций относительно составления сопроводительного письма к КП:

Предметность. Уместно писать информацию, касающуюся исключительно КП. Предполагается, что если компания занимается несколькими масштабными проектами, но направляет КП только относительно одного, нет необходимости в упоминании деталей второго. Также неуместно использование излишней эмоциональности.

Лаконичность. Практика демонстрирует, что длинные письма читаются гораздо реже, чем краткие. Поэтому стандартное письмо подобного характера не должно занимать более одного листа.

Не рекомендуется использование самого выражения «Коммерческое предложение». Это может отпугнуть заказчика, натолкнуть на мысль, что компания ищет исключительно быстрой прибыли, а предоставляемые услуги или продаваемые товары не отличаются высоким качеством.

Доступность изложения. Не рекомендуется нагружать текст специфическими терминами и профессионализмами.

Стимулирование к активным действиям. Удачным решением является фиксация необходимости что-то сделать в случае, если субъекта заинтересовало предложение. Например, просмотреть дополнительный прикрепленный к письму документ, позвонить по конкретному номеру и т.д. Это обусловлено тем, что заказчики, как демонстрирует практика, не всегда сразу понимают, что именно от них требуется для заключения сотрудничества. Указание алгоритма действий облегчит его задачу.

Читать еще: Как поменять СНИЛС при смене фамилии через Госуслуги?

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

реквизиты отправителя;
регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
текст обращения;
опись прилагаемых документов;
ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №& от &».

Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам&», «Высылаем вам&». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2019 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2019 года». Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.

Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.

В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

7. Распространенные ошибки при составлении коммерческого предложения

Существует масса ошибок при составлении КП. Давайте рассмотрим самые распространенные.

Ошибка 1. Неестественное восхваление потенциального клиента

Шаблоны и дежурные фразы типа “Вы самый надежный клиент” и т.д. только оттолкнут читателя.

Ошибка 2. Использование критических замечаний в адрес потенциального клиента

Совершенно не стоит делать критические замечания, даже если ваша компания способна помочь потенциальному партнеру. Нужно указать сильные стороны вашей компании, которые помогут улучшить качество работы потенциального партнера, то есть лишь слегка обозначить его проблемы.

Ошибка 3. Перенасыщение коммерческого предложения излишней информацией о потенциальном партнере

Читать еще: Что ждет военнослужащих и отставников в 2021 году

Не стоит писать о том, что ему и так уже известно. Лучше поделитесь новой полезной информацией.

Ошибка 4. Запугивание потенциального клиента

Никогда не при каких обстоятельствах не стоит запугивать клиента, что если он не воспользуется вашим предложением, все станет ужасно. Лучше выделите достоинства использования ваших продуктов/услуг, которые помогут решить такие-то проблемы. Используйте слова “эффективнее”, “удобнее”, “выгоднее”.

Ошибка 5. Направление одного коммерческого предложения большому количеству потенциальных партнеров/клиентов

Неперсонифицированное предложение работает гораздо хуже своего оппонента. Поэтому важен индивидуальный подход. Лучше потратить больше времени, но работать на качество, чем разослать 1000 документов и не получить ни одного отклика.

Ошибка 6. Дать клиенту причину не изучать ваше коммерческое предложение

Многие менеджеры наивно полагают, что потенциальному клиенту будет интересна история их фирмы. Ему будет интересно читать, что КП будет содержать в себе некую провокацию. А историю он почитает на вашем сайте, если захочет.

Ошибка 7. Голословность коммерческого предложения

В КП обязательно должна содержаться правдивая информация о продукте/услуге, а сами пункты предложения должны быть подтверждены фактами и цифрами. Оно должно содержать четкие аргументы.

Вот основные ошибки в написании коммерческого предложения. При внимательном их изучении, можно без труда составить грамотный документ.

Обязательное внимание уделите орфографии и грамматике, но не стоит делать его слишком официальным. Говорите с потенциальным партнером на его языке.

Образец коммерческого предложения

Я так много рассказывал об ошибках, критиковал за них, а есть ли у меня что-то взамен? Готов ли я поделиться коммерческим предложением, который можно использовать как идеальный образец? Идеального КП не существует, так как каждое предложение составляется под индивидуальные параметры и желания заказчика, но у меня есть пара примеров, которые соответствуют строгим требованиям структурно составленного КП.

Если вам кажется, что это образцы, над которыми трудился целый штат маркетологов, копирайтеров и дизайнеров, то вы ошибаетесь. Такие КП можно составлять самостоятельно с помощью нашего сервиса SalesPilot, который помогает сделать сильное коммерческое предложение и заключить в 2 раза больше сделок. Кроме того, с SalesPilot вы узнаете, когда клиент открыл ваше письмо. Этот сервис подскажет, когда настало идеальное время для звонка клиенту, чтобы напомнить о себе.

Понравилась статья? Расскажите о ней в соцсетях

голоса

Рейтинг статьи