Образец заполнения табеля учета рабочего времени скачать форму бланка
Форма 0504421 образец заполнения
Каждое предприятие должно вести учет рабочего времени — фиксировать отработанные дни, отпуска, больничные, командировки и прочие отклонения от стандартного рабочего дня. Для это цели разработаны унифицированные формы документа — табеля учета рабочего времени. Для государственных учреждений предусмотрена отдельная форма табеля по ОКУД 0504421.
Скачать бланк этой формы в формате excel и образец заполнения формы 0504421 можно внизу текста статьи бесплатно.
Прочие организации могут использовать для учета одну из существующих форм — Т-12 или Т-13.
Табель учета рабочего времени — на 2019 год, упрощенный бланк, образец заполнения, скачать
Вести учет времени отработанного каждым работником – обязанность работодателя (ст. 91 ТК РФ). Ведь только при ведении учета работодатель может отследить, отработал сотрудник норму рабочего времени или нет. Приведем форму и образец табеля учета рабочего времени на 2019 год.
Форма табеля 2019
Фактически отработанное работником время отражается в табеле учета рабочего времени. Есть две унифицированных формы табеля (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1):
- форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». В ней «временные показатели» отражаются в разделе 1;
- форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени».
Также см. “Производственный календарь 2019“.
Работодатель может использовать любую из них, а может разработать и утвердить свой бланк.
Также работодатель вправе утвердить положение о табельном учете рабочего времени, фиксирующее порядок ведения учета, обязанности лиц, ответственных за учет, порядок и сроки представления табеля в бухгалтерию и другие вопросы.
Ранее за ведение табеля учета рабочего времени работников отвечали табельщики. Однако сегодня чаще всего табель ведется в электронном виде сотрудником отдела кадров. Для этого имеются самые разные удобные онлайн программы.
Скачать бесплатно табель учета рабочего времени бланк по форме № Т-12 на 2019 год в Excel
Скачать бесплатно табель учета рабочего времени по форме № Т-13 на 2019 Excel
Как заполнять табель учета рабочего времени в 2019 году
Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2019 году такой: в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время, или указывать только отклонения от установленного режима работы.
Последний вариант удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.
Информация о неявках работника вносится в табель на основании надлежаще оформленных документов, к примеру, листка нетрудоспособности, если работник отсутствовал на работе в связи с болезнью (Указания по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.
Обозначения в табеле
По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2017 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. На титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.
Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019 году
Условные обозначения | Буквенный код | Цифровой код |
Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | ||
Продолжительность работы | ||
Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 |
Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 |
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 |
Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 |
Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 |
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 |
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 |
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 |
Командировка | ||
Служебная командировка | К | 06 |
Повышение квалификации | ||
Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 |
Отпуск | ||
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 |
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 |
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 |
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | 17 |
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 |
Нетрудоспособность | ||
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 |
Прогулы, неявки | ||
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 |
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 |
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 |
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
Выходные дни | ||
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 |
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 |
Забастовка | ||
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 |
Простой | ||
Время простоя по вине работодателя | РП | 31 |
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 |
Время простоя по вине работника | ВП | 33 |
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 |
Отстранение от работы | ||
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 |
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 |
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно | ||
Время прохождения медико-социальной экспертизы | ЭК | 37 |
Время диспансерного обследования беременных сотрудниц | ДИ | 38 |
Время дополнительных перерывов для кормления ребенка | КР | 39 |
Иногда при ведении документа допускают ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения.
Вариант 1
Оформляется корректирующий бланк по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.
Табель возможно вести двумя способами
Существуют готовые унифицированные формы, утверждённые соответствующими органами:
- Если на предприятии введена повременная оплата труда, то используются бланки Т-13 и Т-12.
- Если существует сдельная оплата, то предприятие имеют право разработать свои формы и бланки для учета и контроля.
Форма Т-12 – заполняется в ручном режиме.
Форма Т-13 – используется там, где есть возможность автоматизировать обработку данных учета.
Для чего нужен бланк
Формы созданы для статистического отсчета времени в целях осуществления оплаты. Учет ведется в момент работы. Под понятием часы труда следует понимать промежуток, когда сотрудник находится на месте работы и осуществляет деятельность. Этот показатель иногда видоизменяется. К примеру, когда человек трудится сверхурочно.
Учет времени составляется на основе отработок, переработок и недоработок (сделка, сверхурочные, совместительство, командировки). Рабочее время начинается с момента прихода сотрудника на место работы и оканчивается, когда он фактически освобождается от трудовых обязанностей. Причем эти обстоятельства предусмотрены указаниями нанимателя и внутренним распорядком. Подготовка, основная деятельность, завершение выполняемых задач и поручений — на основании этих данных проводится заполнение табеля учета рабочего времени. Сюда не входит время на:
- проезд;
- переодевание;
- регистрацию.
Как заполнить табель учета рабочего времени
На государственном уровне разработано несколько форм данного документа:
- Т-13 используется в организациях, где явка работников регистрируется автоматически при прохождении через турникет.
- Т-12 – универсальная форма, которая также отличается наличием раздела №2, в котором прописывается заработная плата сотрудников. Сейчас она редко используется на практике.
- Специальная форма, разработанная для бюджетных организаций, которые обязаны использовать только ее.
Форма Т-12 позволяет зафиксировать время прихода и ухода с рабочего места и рассчитать количество отработанных часов.
Заполнять документ нужно согласно определенным правилам:
Документ составляется в единственном экземпляре.
Форма Т-12 — образец заполнения
В этой форме можно указать размер заработной платы сотрудника, но делать это не обязательно, если есть другие документы, с помощью которых его можно подтвердить.
В основной таблице Т-12 содержится около 55 граф для внесения информации ручным способом.
Табель, заполняемый по форме Т-12, состоит из нескольких частей. Первая – это титульный лист. В нем должны быть прописаны:
- Полное название компании.
- Коды организации.
- Номер.
- Период ведения отчетности.
- Дата составления.
В следующей части содержатся данные о сотрудниках, о посещаемости рабочего места, о причинах неявки, об общем количестве рабочих дней за указанный период и т.д.
Форма Т-13 — заполнение и особенности бланка
Эта форма является унифицированной. Ее основное отличие от Т-12 состоит в том, что в ней не отражается информация о зарплате.
Нюансы заполнения при сменном графике работы
Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.
Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.
Заполнение
Далее мы рассмотрим, как правильно заполнять и кто подписывает табель учета рабочего времени.
Кто заполняет, кто подписывает
Для оформления и составления табеля учета рабочего времени выбирается ответственный человек, в основном это бухгалтер по зарплате или кадровик. Если предприятие имеет несколько подразделений, и одному человеку трудно вести учет, то разрешается в каждом отделе назначить надежных людей по табелированию рабочего времени.
После того как все отделы сдадут табеля, все данные будут сводить в один документ и передавать в бухгалтерию. Если в должностной инструкции функция по заполнению табеля не зафиксирована, нужно издать приказ.
Когда табель заполнен, сотрудник, который отвечает за него, должен обозначить свою должность и поставить подпись с расшифровкой в определенных ячейках. Утверждает документ начальник структурного подразделения или директор организации. Они также указывают должность, и ставят подпись. В конце ставится дата заполнения табеля.
Если закрытый табель потерялся, его можно восстановить, используя объяснительные, больничные листы, информацию о командировках и все, что может подтвердить присутствие или отсутствие человека на работе.
Основные способы заполнения
Ведение табеля учета рабочего времени происходит в течение всего месяца, отмечая явки и неявки работников. В конце подводят итоги по количеству отработанных дней. Явки и неявки отмечают методом непрерывной регистрации. Это значит, что за каждое число месяца в подходящей ячейке ставится обозначение —явка или неявка по неизвестным причинам.
Рассмотрим порядок заполнения табеля учета рабочего времени на форме Т-13.
В Т-13 для обозначения явок и неявок выделена отдельная строка для каждого сотрудника. Во второй и третьей графе нужно указать фамилию и инициалы, табельный номер и его должность. В четвертой отмечаются явки на работу и пропуски.
У каждого календарного дня есть своя клетка. В верхней части клетки — кодовое обозначение, а ниже отмечается количество отработанного времени. Если учет времени происходит в днях, то нижняя клетка не заполняется.
Вверху пятой графы пишут сколько отработано дней отдельно в первой половине месяца и во второй, а в нижней —отработанные часы. В шестой графе записывают те же данные, только за весь месяц в целом.
В седьмой графе прописываются именно эти данные, их учитывают при расчете зарплаты.
- Примеры кодов вида оплаты труда в табеле учета рабочего времени:
В восьмой графе пишется корреспондирующий счет, а в девятой —количество времени по каждому виду оплаты.
В остальные графы записывают данные о причинах неявки или опоздания на работу.
Особенности ведения табеля в бюджетных организациях
В бюджетных организациях пользуются формой №0504421, которая утверждена приказом Минфина РФ от 15 декабря 2010 г. № 173н.
В этом табеле отображается особенность работы бюджетных организаций.
- Ведется эта форма так же, как Т-12 и Т-13:
Образец заполнения формы № 0504421 смотрите ниже.
Таблица имеет несколько отличий. В шапке нужно указать не только название организации, период ведения, структурное подразделение, а еще и его цифровой вид. Если в табеле не внесены изменения, то его называют первичным и отмечают в этой графе как «0». С каждым следующим исправлением указывается номер изменения по порядку.
В первых четырех графах вписываются инициалы, должность сотрудников и их табельный номер. Следующие графы заполняют в течение периода. В верхней части указывают отклонения от рабочего графика в часах, а в нижней — обозначение причины. В 20 графе пишут промежуточный итог, а в 37 — месячный.
В этой форме никаких специальных расчетов не предусмотрено. После окончания расчетного периода табель передают в бухгалтерию, и на его основании рассчитывают зарплату для сотрудников бюджетной организации.
Общепринятые кодовые обозначения при заполнении документа
В таблице указаны буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.
Условные обозначения | Буквенный код | Цифровой код |
Продолжительность дневной работы | Я | 01 |
Продолжительность ночной работы | Н | 02 |
Продолжительность работы в выходные дни и праздники | РВ | 03 |
Работа сверхурочно | С | 04 |
Работа вахтовым методом | ВМ | 05 |
Командировка | К | 06 |
Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
Повышение квалификации с отрывом от работы в другом регионе | ПМ | 08 |
Основной ежегодный отпуск с оплатой | ОТ | 09 |
Дополнительный ежегодный отпуск с оплатой | ОД | 10 |
Дополнительный отпуск, связанный с обучением, при этом сохраняя средний заработок работникам, совмещающим работу с учёбой | У | 11 |
Сокращённая продолжительность рабочего времени для тех, кто обучается без отрыва от работы с частичным сохранением зарплаты | УВ | 12 |
Дополнительный отпуск, связанный с обучением, не сохраняя зарплату | УД | 13 |
Отпуск во время беременности и родов | Р | 14 |
Отпуск по уходу за ребенком до трех лет | ОЖ | 15 |
Отпуск, который разрешил работодатель, не сохраняя зарплату | ДО | 16 |
Отпуск без зарплаты при условиях, которые предусмотрены законодательством РФ | ОЗ | 17 |
Дополнительный ежегодный отпуск, без зарплаты | ДБ | 18 |
Временная нетрудоспособность с выплатой пособия | Б | 19 |
Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством | Т | 20 |
Сокращённое рабочее время в случаях, которые предусмотрены законодательством | ЛЧ | 21 |
Время необходимого прогула, если признали увольнение, или перевели на другую работу, или отстранили от работы с восстановлением на предыдущей работе | ПВ | 22 |
Неявки, во время которых исполняются государственные или общественные обязанности | Г | 23 |
Прогулы (без уважительных причин) | ПР | 24 |
Длительность работы в режиме неполного рабочего дня по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством | НС | 25 |
Выходные дни и праздничные нерабочие дни | В | 26 |
Выходные дни дополнительные (оплачиваются) | ОВ | 27 |
Выходные дни дополнительные (без зарплаты) | НВ | 28 |
Забастовка (при условиях, которые предусмотрены законом) | ЗБ | 29 |
Неявки по неизвестным причинам (пока не выяснятся обстоятельства) | НН | 30 |
Время простоя, если виноват работодатель | РП | 31 |
Простой по причинам, которые не зависят ни от работодателя ни от работника | НП | 32 |
Простой, если виноват работник | ВП | 33 |
Оплачиваемое отстранение от работы в соответствии с законодательством | НО | 34 |
Неоплачиваемое отстранение от работы по причинам, которые предусмотрены законодательством | НБ | 35 |
Временная остановка работы, если задерживают зарплату | НЗ | 36 |
Как обозначается отпуск
Разные виды отпусков имеют соответствующие обозначения.
По графику
Ежегодный основной отпуск в данном документе обозначается ОТ или 09. А отпуск дополнительный имеет код ОД.
За свой счет
Какой код отпуска за свой счет проставлять зависит от того, какая причина была у сотрудника, чтобы его взять. Если по семейным обстоятельствам и работодатель дал согласие — ДО. Если предприятие обязано предоставить отпуск по Трудовому договору, то в табеле ставят ОЗ.
Учебный
Если сотрудник находится в учебном оплачиваемом отпуске, в документе ставится отметка У или 16. В графе учета обозначается начало отпуска и его окончание. Дополнительный учебный отпуск, в котором зарплата не сохраняется, отмечают кодом УД или 18.
По беременности и родам
Женщине, находящейся в отпуске во время беременности и родов в документе ставят код Р или 14.
По уходу за ребенком
Женщине, которая находится дома и ухаживает за ребенком до трех лет, в документе ежемесячно ставят ОЖ или 15.
Нюансы
На сотрудника при его увольнении нужно заполнить дополнительный лист, который в конце месяца прикладывается к основному документу и делается заметка об увольнении.
Неявка сотрудника на работу
Когда работник не явился на работу по неизвестным причинам, то прогул в четвертой графе табеля имеет обозначение НН или 30. После подтверждения сотрудником причины невыхода, код НН исправляют на другой, который соответствует причине неявки.
Болезнь во время отпуска
При болезни сотрудника во время ежегодного отпуска и наличии у него больничного листа, в документе вместо ОТ ставят Б. И работнику продлевают отпуск на время его болезни.
Праздник во течении отпуска
Бывает так, что во время отпуска выпадают календарные праздничные дни. В таком случае они не входят в отпуск. В табеле вместо ОТ ставят В.
Ответственность за отсутствие табеля
Некоторые считают, что табель вести необязательно. Бухгалтера считают, что табель нужен только на крупных фирмах, где работает много людей. А на маленьких предприятиях рабочее время учитывают с помощью расписания, больничных листов и по памяти бухгалтера. Такое мнение присутствует из-за недостаточных проверок Гоструда.
Табельный учет необходим для того, чтобы анализировать и контролировать как используется рабочее время и состояние трудовой дисциплины.
Посмотрите видео: составление табеля рабочего времени в 1С Предприятие.