Организовываем рабочее пространство дома и в офисе? Обзор Видео

Как организовать домашнее рабочее место в небольшой квартире?

Вы долго изучали рынок недвижимости и теперь знаете «в лицо» всех крупных застройщиков Петербурга. Теперь вы – настоящий профи и, заветная цель – купить квартиру наконец достигнута. Квартира куплена, ключи получены, чистовая отделка выполнена. Вот оно счастье: у вас есть своя, пусть даже очень миниатюрная, жилплощадь. Но как грамотно обустроить домашнее рабочее место, если площадь ограничена? Поделимся советами изобретательных владельцев мини-квартир.

Удаленка. Самарские предприятия переходят в online-режим

20 марта 2020, 8:36 994

Автор: Ирина Опарина

Областное минтруда опубликовало приказ с рекомендациями для работодателей в связи с эпидемиологической ситуацией. Наряду с обязательной дезинфекцией компаниям рекомендуют совещаться посредством аудио- и видеоселекторной связи. Многие организации предпочли перестраховаться и отправить своих работников вообще на удаленку. От греха подальше. Мы пообщались с экспертами в сфере IT-технологий на предмет того, как максимально эффективно обустроить работу из дома.

Обеспечить доступ

Эксперты уверяют: первое и основное что необходимо сделать работодателю — грамотно подготовить ИТ-службу компании.

«Для дистанционной работы нужно организовать доступ к внутренним информационным ресурсам компании – внутренним корпоративным порталам, файловым серверам, серверам электронной почты и т.п. посредством технологий VPN или удаленного доступа к рабочим столам. Затем обеспечить пропускную способность каналов Интернет – как в офисе, так и у сотрудников. Если у вас в офисе основной канал связи – мобильный интернет и сотрудников больше 5 – дистанционная работа офиса – не для вас», — предупреждает Олег Зайцев, руководитель проектов компании «Открытый код».

«Рекомендую установить сервис для удаленной работы TeamViewer . Он очень удобен и доступен сегодня абсолютно всем. С помощью данного сервиса можно работать в любой программе. в том числе, в 1С. Зона покрытия Самары сетью Интернет позволяет работать дистанционно практически всем», — считает Андрей Чернов, кандидат технических наук, доцент Самарского университета, директор некоммерческого партнерства «Геоинформспутник», создатель сервиса «Прибывалка».

«Проще всего организовать удаленное рабочее место офисным работникам. По хорошему в 2020 году у каждой компании должен быть Digital Workspace — цифровое рабочее пространство на базе корпоративного портала, в который интегрированы все информационные системы предприятия. Эдакий «корпоративный ВК или FB», — прогнозирует Николай Никульников, руководитель Интернет-студии «Вебровер».

По его словам, сегодня ведущие продавцы программных продуктов готовы предоставить на сложный период пандемии коронавируса в бесплатное пользование компаний инструменты для обеспечения возможности удаленной работы сотрудников. Это, например, бесплатные 60-дневные лицензии на Check Point Remote Access VPN, защиту рабочих станций (SandBlast Agent) и мобильных устройств (SandBlast Mobile) с централизованным управлением и др.

Выстроить коммуникацию

Второй важный этап — работодатель должен обеспечить средства коммуникации для сотрудников: определится с софтом для организации чата компании или отделов.

«Можно рекомендовать Telegram, Discord или Slack, в зависимости от количества удаленных сотрудников. При этом сотрудники, которые работают не на удаленке, также должны быть подключены к данному инструменту. Сюда же можно добавить софт для видео-звонков для организации видео-совещаний – Skype, Hangouts и т.п», — советует Олег Зайцев.

Создатель и директор сервиса «Хелпист» Иван Жаданов также рекомендует для удаленной работы использовать Slack, поскольку данная соцсеть не акцентирует внимание на формате личного общения. «Именно поэтому этот коммуникационный канал очень удобен для работы. Важный момент на самом начальном этапе перехода в формат удаленной работы — видеозвонки и конференции. Такая коммуникация позволяет лучше понимать коллег, учитывая их эмоциональное состояние; считывать невербальные знаки и исходя из этого формировать тактику общения», — считает эксперт.

Также, по его словам, важно решить вопрос со звуковыми сервисами на компьютере и домашней обстановкой в целом. «Переговоры будут происходить по видео, из поля зрения коллег лучше убрать лишние личные предметы во избежание отвлечения внимания от темы переговоров», — говорит IT-специалист.

Уходить, не уходя

Что же касается сотрудников, то в зону их ответственности при переходе на дистанционную работу входит организация рабочего пространства. От этого, по словам Ивана Жаданова, результат зависит почти на 90%. «Первое, что должен сделать сотрудник, когда переходит на удаленку, — разобраться со своим домашним окружением и бытовыми заботами. Домашним нужно вслух проговорить то, что дома вы работаете и вас нельзя беспокоить по пустякам в период с 9 утра и до 6 вечера, сказать им дословно: » Я ухожу, не уходя». Взаимопонимание с домочадцами найти очень важно. Исходя из собственного опыта работы дома могу сказать, что этого понимания, как правило, нет, если не объяснить родным все заранее.

Модное слово «самоизоляция»

Если в квартире есть возможность выделить для работы отдельное пространство, а лучше комнату, то это был бы идеальный вариант, считает Иван Жаданов.

«Это очень важно, потому что человек сам не замечает, как начинает путать личную и рабочую жизнь. И эта путаница в итоге негативно влияет на обе сферы.»

Составить расписание

Также необходимо, чтобы сотрудники, работающие из дома, соблюдали часы присутствия на работе, поскольку «удаленная работа» не равно «свободный график». «При этом надо учитывать, что при дистанционной работе необходимо контролировать не само присутствие человека в чате, а сроки исполнения поставленных задач», — напоминает Олег Зайцев.

«Лучше всего составить такое расписание работы на дому, которое будет соответствовать распорядку коллег. Идеальный вариант — повторение офисного расписания», — советует Иван Жаданов.

Купюры обезврежены

Самарские предприятия организуют свою работу в условиях пандемии по-разному в зависимости от сферы деятельности. Одним из первых, как мы уже писали ранее, к профилактическим мероприятиям обратился самарский завод «Электрощит». Собственниками предприятия являются европейские компании, а потому сотрудники часто вынуждены отбывать в зарубежные командировки. Их пришлось отменить. Также на заводе исключили массовые собрания и постарались по возможности перевести работников на хоум-офис.

Сложнее с удаленкой обстоят дела у тех компаний, сотрудники которых по долгу службы вынуждены бывать «в людях» или контролировать работу технических объектов. «Офисные сотрудники с 17 марта переведены на удаленный режим работы. Но поскольку мы несем обязательства по электро- и теплоснабжению миллионов клиентов, оперативный персонал на станциях и тепловых сетях продолжает работу в полном составе. На всех производственных площадках, в офисах и других локациях проводится ежедневная термометрия. Сотрудники с малейшими недомоганиями отстраняются от работы», — рассказали ДГ в компании «Т Плюс».

В своих офисах обслуживания самарские тепловики встречают клиентов в масках и предпочитают отправлять их к дистанционным сервисам обслуживания. «Мы всегда рады видеть наших клиентов, но по возможности рекомендуем решать все вопросы дистанционно – о способах удаленной передачи показаний, оплаты и многом другом можно узнать на нашем сайте», — признаются в компании.

У банков с переходом на удаленную работу дела обстоят проще, поскольку, в отличие от предприятий реального сектора, банкир все же специальность офисная. В большинстве кредитных учреждений работники переведены на хоум-офисы. Функционируют только офисы по обслуживанию клиентов, где предпринимают те же предупредительные меры, что и в пунктах обслуживания тепловиков.

«Банк предлагает современные дистанционные каналы обслуживания для клиентов. К примеру, один из самых быстрых способов оплаты услуг ЖКХ — отсканировать QR-код на квитанции. Для оплаты счета нужно открыть на смартфоне приложение «Сбербанк Онлайн», нажать «Сканировать QR-код» на главном экране и навести камеру на QR-код. Все реквизиты для оплаты заполнятся сами — вам останется только подтвердить оплату. Также можно подключить услугу «Автоплатеж». С ней можно оплачивать практически все жилищно-коммунальные услуги – квартплату, электроэнергию, газ, воду, отопление, городской телефон, домашний интернет, охрану, домофон», — напоминают клиентам в Сбербанке.

В самарском ПСБ в качестве предупредительной меры ограничили даже командировки внутри страны. «Помещения банка, банкоматы и платежные терминалы обрабатываются антисептическими средствами несколько раз в день, налажено измерение температуры у сотрудников. Если у клиентов есть вопросы, то сотрудники банка на связи круглосуточно», — сообщила Татьяна Перемышлина, старший вице-президент, региональный директор ОО «Самарский» банка ПСБ.

В самарском филиале ВТБ рассказали о том, что проводят дезинфекцию, в том числе при работе с документами и денежными купюрами. То есть для работы с наличкой специалисты используют дезинфицирующие средства.

Эксперты считают, что после пандемии коронавируса формат работы может измениться кардинально. «В дальнейшем, возможно, будут технологические прорывы и смена парадигмы: возникнет запрос на дистанционные технологии (но быстро реализовать их не получиться из-за того, что Китай еще не полностью восстановился). Те, кто почувствует «вкус» дистанционной работы, уже не захочет возвращаться в офис — и сотрудники, и работодатели. Это станет мощным толчком по внедрению облачных сервисов, технологий дистанционного обучения и цифровых рабочих сред. В прошлом году, когда у школьников в Самаре был карантин по гриппу, — это было очень полезно с точки зрения изменения парадигмы у детей, учителей и родителей. Онлайн-платформа перестала быть чем-то диковинным и показала себя очень дееспособной», — резюмирует Николай Никульников.

Обложка — кадр из фильма «Один дома», фото в тексте — кадры из фильмов «Сноуден» и «Бэтмен».

Следите за нашими публикациями в Telegram на канале «Другой город», ВКонтакте, Facebook и Instagram

Организация рабочего места в спальне

Огромный плюс спальни — наличие двери, которую можно закрыть. Здесь можно работать, сконцентрировав внимание и не отвлекаясь на посторонние шумы и членов семьи (особенно,
когда детский сад или школа закрылись на карантин). Важно, продумать дизайн спальни с рабочим местом до мельчайших деталей. Работа в ночное время не должна мешать отдыху супруга/супруги (правильно расположить монитор, обеспечить местное освещение,отгородиться ширмой или соорудить перегородку).

На подоконнике

Достаточно широкий подоконник или подоконник, совмещенный со столешницей, можно превратить в удобный рабочий стол. При желании подоконник можно также «доукомплектовать» откидным столом:

Это позволит значительно сэкономить место в любой комнате квартиры. У такого варианта немало плюсов:

В дневное время при работе за этим столом не понадобится искусственное освещение.

Если окно размещается в достаточно глубокой нише, на откосах удобно разместить полки.

Единственный недостаток такого расположения – некоторые неудобства при открывании окна, а также необходимость специально продумывать систему занавесей, которые не помешают свободно подходить к рабочему месту. К примеру, это могут быть жалюзи, рулонные или римские шторы. Возможен также полный отказ от любых занавесей — решение в духе современных тенденций.

Как должно быть организовано рабочее место?

Систематизировав таким образом свое рабочее пространство, вы сможете меньше времени тратить на поиск нужных вещей, освободив его либо для решения важных рабочих вопросов, либо для отдыха.

Однако, если не приучить себя поддерживать порядок на столе, через пару дней рабочее место опять захламится. Важно запомнить, что у каждой вещи есть свое место, куда и стоит ее возвращать после использования. Само собой, выработка стойкой привычки может занять некоторое время, но результат того стоит.

Установление границ в квартире

И с психологической, и с технической составляющей справится установка рабочих границ в квартире. Если вы будете переходить из комнаты в комнату с ноутбуком на руках, настроиться на работу будет сложно. Неэффективно также работать и за обеденным столом, ведь он вызывает совсем другие ассоциации. Поэтому:

Найдите идеальное рабочее место

Организовать рабочее пространство проще, выделив для него определенную комнату. При этом нужно учитывать, какая среда вам подходит. Поэтому задайте себе следующие вопросы:

• Где я буду хорошо работать?
• Мне нужно уединенное место?
• Фоновая музыка поможет мне настроиться на работу?
• Что меня может отвлечь?

Понимание того, что делает рабочий процесс легче и что отвлекает вас, поможет найти идеальное место для работы.

Создайте комфорт

Чтобы с удобством работать долгие часы, не выходя из дома, подумайте о приобретении подставки для ног и хорошего стула. Стул, от которого болит спина, или стол, на котором недостаточно места, снижают уровень комфорта.

Эффективная эргономика на рабочем месте помогает защитить здоровье и повышает уровень производительности, избавляя вас от стресса, телесных зажимов, головной боли, отекших ног и болей в спине.

Создавая себе комфорт, вы сможете оставаться сосредоточенными на работе в течение длительного времени.

Хорошее освещение

Любое рабочее место нуждается в хорошем освещении, чтобы вы могли хорошо видеть в любое время дня, важно заботиться о своем зрении. Воздействие резкого и чересчур яркого освещения в течение длительного периода может вызвать мигрень. Тусклое освещение может также вызвать головную боль и перенапряжение глаз.

Позаботьтесь о хорошем освещении без контрастов.

Вдохновение

Вы всегда можете спроектировать рабочее место так, как захотите. Это одно из преимуществ работы из дома.

Чтобы оставаться энергичным и мотивированным на работу, установите приятные и вдохновляющие напоминания на своем рабочем месте. Цитата из любимой книги или фильма, которая мотивирует и оживляет ваш дух, фотография любимого человека, приятные картины или постеры, свежие цветы – все это вдохновляющие вещи, которые можно поставить на рабочем месте.

Рабочая среда должна быть тщательно организована, чтобы оказывать положительное влияние на ваше желание работать, настроение, эффективность и производительность. Отвечая на вопрос «как организовать рабочее место?», мы перейдем к важной его части – рабочему столу.

Home office: как организовать рабочее место и продуктивно работать из дома

Приходить на работу можно с удовольствием, особенно если до работы – пять шагов. Дома у нас есть возможность оформить рабочее место мечты: удобное, функциональное и вдохновляющее. Делимся советами, как организовать идеальный домашний офис и продуктивно работать из дома.

Отдельное рабочее место

Первый шаг к продуктивности – организация полноценного рабочего места, отдельного от других зон квартиры. Важно не просто найти любую горизонтальную поверхность, на которую можно поставить ноутбук, а отвести небольшую площадь под мини-офис. За рабочим столом рекомендуется только работать, не перенося в это место домашние дела и вещи. Это помогает быстрее включиться в процесс и создает эффект прихода на работу.

Выделите для рабочей зоны самое светлое место в квартире, в идеале – напротив или справа от окна. Это может быть утепленная лоджия, уголок в спальне или увеличенный подоконник в гостиной. Дневное освещение, вдохновляющий вид из окна, отдых для глаз – все это влияет на самочувствие и продуктивность. А настольная лампа пригодится вечером.

Оградите рабочее место хотя бы визуально от остального пространства, чтобы создать ощущение обособленности. Для этого можно использовать сквозной стеллаж. С одной стороны, он зонирует пространство, с другой – это место для хранения книг, папок с документами и рабочей техники.

Место для работы можно найти и в маленьких квартирах: в нише, на подоконнике и даже в шкафу. Откидной стол – тоже удачное решение для тех, кто экономит место

Удобство и красота при оформлении рабочего места

Баланс красоты и комфорта при выборе стола и стула важен, как и при покупке другой мебели. Размеры стола должны быть соизмеримы с площадью комнаты и с вашей деятельностью. Например, для работы на компьютере будет достаточно стола 100*60 см.

Стол с дополнительными ящиками для хранения скроет от глаз творческий беспорядок. В ящиках стола можно хранить не только рабочие документы, но и вообще все бумаги, например, счета за квартиру. В то же время, если вся комната выполнена в минималистичном стиле, простой письменный стол на четырех ножках будет смотреться гармоничнее бюро с ящиками.

Почитайте советы тех, кто много работает из дома и тестирует разные способы устроиться поудобнее: некоторые используют фитбол вместо стула, ортопедические кресла с упором на колени или вовсе работают стоя как Максим Горький

При длительной работе из дома становятся заметны неочевидные детали, которые влияют на комфорт. Например, провода от техники, искусственное освещение, хранение документов и канцелярских принадлежностей. Можно избежать неудобства, если заранее предусмотреть эти детали:

• Разместите рабочее место рядом с розеткой. Держите под рукой зарядку для гаджетов.
• Используйте застежки-липучки и фиксаторы, чтобы собрать провода от техники и закрепить их в одном месте, например, под столешницей.
• Подумайте про дополнительную систему хранения: полки на стене, тумбу с ящиками или стеллаж, который к тому же можно использовать для зонирования.
• Лучше выбирать настольную лампу с гибким основанием и регулировкой абажура. Свет не должен быть на уровне глаз.
• Ворох бумаг превращается в три аккуратные папки, если использовать картонные разделители или коробки для документов.

Источник вдохновения

Домашний офис может стать любимым местом, если украсить его по своему вкусу. Вдохновение можно черпать из окружающей обстановки. Пробковая, магнитная или грифельная доска для записей помогает упорядочить мысли и настроиться на творческую волну. Мотивирующие постеры, открытки и фотографии, красивый блокнот, канцелярия в удобном контейнере – все эти детали делают рабочий процесс еще и творческим.

Советы для тех, кто работает дома

В удаленной работе есть риск удариться в две крайности: бесконечная прокрастинация или работа нон-стоп. Важно провести границу между рабочим и личным временем и уметь переключаться.

• Соблюдайте режим: лучше всего придерживаться привычного офисного распорядка дня, например, заниматься делами с 10 до 19 часов. Это помогает не растянуть рабочий день на сутки и «уходить» с работы с чистой совестью.
• Включиться в рабочий процесс и завершить его помогают ритуалы. Налить кофе, проверить новостную ленту, полить цветы, сделать зарядку – эти ежедневные действия будут триггерами, которые означают начало рабочего дня.
• Планируйте свой день. Список дел в ежедневнике или онлайн-задачнике помогает структурировать большой объем работы и оценить результаты вечером.
• Бывает так, что рабочий день заканчился, а задачи – нет. Нужно уметь вовремя закрыть ноутбук и переключиться на домашние дела. Попробуйте запланировать бытовые занятия сразу после работы, чтобы не засиживаться.
• Установите правила – не работать в выходные, не отвечать на письма после 21 часа, отключать уведомления на телефоне по вечерам.

Не забудьте запланировать обед, чтобы не пропустить его в череде онлайн-встреч

В борьбе с прокрастинацией помогают различные техники, подходы и лайфхаки.

«Техника помидора» описана в книге Франческо Чирилло. Ее суть в том, чтобы непрерывно работать над задачей 25 минут (одна «помидорка»), а после сделать пятиминутный перерыв. После четырех «помидоров», то есть двух часов работы, нужно сделать большой часовой перерыв. Для ответа на письма и сообщения можно выделить отдельную «помидорку». Отсчитывать отрезки работы и отдыха помогает таймер .

Базовый подход Getting Things Done (GTD) предлагает пять шагов для решения рабочих задач:

• Сосредоточьтесь на том, что требует вашего внимания.
• Четко определите, что нужно сделать.
• Приведите в порядок то, с чем работаете.
• Регулярно пересматривайте и обдумывайте состояние дел.
• Действуйте сообразно обстоятельствам и приоритетам.

На практике это означает, что вы фокусируетесь на одной небольшой задаче и приступаете к ее выполнению, когда у вас под рукой есть все, что необходимо: открыты нужные файлы, найдена информация.

Простой метод приоритезации помогает выбрать наиболее важные задачи. Каждое утро выбирайте три задачи, которые планируете завершить к концу дня. Это могут быть дела, которые должны быть сделаны к определенному дню или которые вы хотите поскорее выполнить и забыть о них. Или те, что по завершении принесут вам чувство удовлетворения.