Nedcentr.ru

НЕД Центр
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ об утверждении номенклатуры дел Образец 2021 года

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Работа каждого предприятия подразумевает большое количество разнообразных бумаг, которые со временем требуют классификации для оптимизации поиска и использования или архивного хранения.

Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации.

Общая информация о номенклатуре дел и ее назначение

Под номенклатурой понимается специфический документ, который фиксирует полный список дел, учитывающих различные документы, используемые во внутренней деятельности фирмы. Номенклатура не является строго обязательной документацией, однако зачастую данная бумага все же внедряется в крупных компаниях и бюджетных организациях, в которых идет активный документооборот. ИП и представители малого бизнеса внедряют номенклатуру дел редко, так как бизнес-деятельность нередко не нуждается в данной мере.

На крупных предприятиях, в которых трудится большое количество человек, а также фиксируется множество подразделений, все бумаги распределяются по определенным папкам. Каждая такая папка называется «дело». Чем больше компания, тем больше папок. Нередко встречаются предприятия, которые ведут более 200-300 дел.

Чтобы грамотно организовать учет такого количества документации следует опубликовать специальный документ, в котором бы отражалась следующая информация:

  • названия дел;
  • конкретные даты их оформления;
  • период сохранности;
  • количество томов и иная аналогичная информация.

Важно подчеркнуть, что в номенклатуре учитываются не только те дела, которые в настоящий момент являются актуальными, но и те, которые уже устарели. Рассматриваемый документ носит периодический характер, и формируется зачастую не более одного раза в год. Как показывает практика, данная процедура зачастую выпадает на декабрь. В частности, в декабре 2019 на предприятиях должны были оформляться номенклатуры на 2021 год. Тем не менее, пропуск данной даты не является правонарушением, и управленец может устанавливать свои правила по данному вопросу.

Существуют ситуации, когда номенклатуры в обязательном порядке должны утверждаться специальными комитетами, организуемыми именно с этой целью. Подобное, в частности, характерно для бюджетных организаций. В свою очередь, коммерческие компании практически всегда обходятся рядовым распоряжением управленца.

Приказ об утверждении номенклатуры дел не только наделяет ее юридической силой, но и дает возможность реализовать обязанность компании по надлежащему хранению документации в архивах.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Читать еще:  Можно ли сократить декретницу при сокращении штата

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Оформление приказа

Приказ об утверждении номенклатуры дел оформляется по правилам оформления приказов, принятым в конкретной организации. На нашем сайте можно найти бланк и образец приказа для скачивания и ознакомления.

Приказ оформляется на фирменном бланке организации, если она его использует. Если нет — в «шапке» приказа потребуется указать:

  • наименование и юридический адрес;
  • ИНН, КПП.

Структура приказа выглядит следующим образом:

  1. по центру, под «шапкой» располагается слово «Приказ»;
  2. строкой ниже — название приказа. «Об утверждении номенклатуры дел на ___________ год»;
  3. в преамбуле даются ссылки на ведомственные и иные нормативные акты, на основании которых была разработана и составлена номенклатура дел;
  4. далее по центру пишется слово «Приказываю»;
  5. ниже приводится суть приказа: «Утвердить и ввести в действие с 1 января __________ года номенклатуру дел №___ на ___________ год»;
  6. в приказе указываются лица, ответственные за доведение его до заинтересованных лиц;
  7. указываются должность и расшифровка подписи руководителя — автора приказа.

После подписания приказу присваиваются дата и номер. Та же отметка (дата, номер) делается и на самой номенклатуре в поле «утверждена приказом».

Ознакомление руководителей с приказом об утверждении номенклатуры под подпись не обязательно. Но выдачу экземпляров утвержденной номенклатуры (рабочие копии) рекомендуется организовать с проставлением подписи получателя. Поэтому можно совместить ознакомление с приказом и получение копии номенклатуры на общем листе ознакомления.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Читать еще:  Письмо с описью вложения. образец заполнения и бланк для скачивания 2021 года

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

  • структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
  • номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
  • смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Номенклатура дел образовательного учреждения: форма

Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2021 году.

Читать еще:  Как правильно написать заявку на приобретение канцелярских товаров

Скачать форму и изучить советы по ее заполнению можно здесь:

Она имеет следующее содержание:

  1. В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
  2. Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
  3. По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
  4. Далее следует табличная часть:
    • В графе 1 указывается индекс дела;
    • графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
    • в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
    • графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
    • графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.

Обратите внимание! После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

Как пользоваться номенклатурой

Номенклатуру удобно использовать, чтобы систематизировать документооборот школы. Для этого поручите группировать документы в дела в соответствии с номенклатурой. Если в школе объем документооборота небольшой, то с этим справится секретарь или делопроизводитель. Если документов много, чтобы сформировать дела, понадобится работа канцелярии.

Когда ответственные работники будут группировать документы в дела, обяжите их проверять, чтобы они были подписаны и зарегистрированы. Выдайте ответственным работникам инструкцию о том, как группировать документы. Обратите их внимание на то, что неправильно помещать в личные дела копии приказов о взысканиях, заявления об отпусках и копии приказов о них.

Скачать инструкцию для ответственного за документооборот школы

НА ЗАМЕТКУ

Сколько экземпляров должно быть у номенклатуры дел

Поручите ответственному за документооборот школы сделать четыре экземпляра номенклатуры дел. Первый экземпляр храните у секретаря или в службе делопроизводства. Второй используйте в качестве рабочего. Третий передайте в архив школы как учетный документ. Четвертый экземпляр направьте на хранение в государственный (муниципальный) архив (ч. 1, 3 ст. 18 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Если в школе есть структурные подразделения, каждому из них выдайте выписку из номенклатуры, чтобы они формировали исполненные документы в отдельные дела.

Скачать готовый образец номенклатуры дел на 2020 год

В институте новых технологий в образовании действует выгодное предложение на обучение сотрудников образовательной организации. Обучайтесь всем коллективом быстро, качественно, недорого!

Мы помогаем открыть потенциал сотрудников, эффективно использовать все кадровые ресурсы, что способствует персональному профессиональному росту каждого члена коллектива и всей организации в целом!

Специальные предложения:

1. Экспресс-обучение для тех, кто не любит ждать! Скидка 20% на программы профессиональной переподготовки за 1 месяц и повышения квалификации от 3 дней.

Бонус! Обучение может стать не только полезным, но и приятным, так как действует специальное предложение для пенсионеров, студентов и женщин, находящихся в декретном отпуске — дополнительная скидка 5% на все ПП и ПК!

Источник: справочник руководителя образовательного учреждения

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector