Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец 2021
Номенклатура дел организации
Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2021 год образец документа, приведен в статье.
Скачать образец номенклатуры дел организации (word)
Скачать пустой бланк номенклатуры дел организации (word)
- ГЛАВНАЯ
- ВОПРОС/ОТВЕТ
- СЛОВАРИК
- ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
- НОРМАТИВКА
- ТЕСТ
- КАРТА САЙТА
- О СЕБЕ
Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно
Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.
Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?
Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:
Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры.
Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.
Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.
Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.
Согласование проекта номенклатуры с отделами.
Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.
Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.
Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.
23 декабря 2016 г.
Как закрыть старую номенклатур дел?
После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.
В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.
Отметка ЭПК означает их согласование с комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации
По срокам хранения | Всего | Переходящих | С отметкой «ЭПК» |
---|---|---|---|
Постоянного | 44 | 5 | 2 |
Временного (свыше 10 лет) | 50 | 2 | 2 |
Временного (до 10 лет включительно) | 90 | 4 | 3 |
ИТОГО: | 196 | 14 | 3 |
Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.