Nedcentr.ru

НЕД Центр
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказы по личному составу — это какие приказы?

Автор: Анастасия Арькова
Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Унификация формы оформления

Для подготовки документа используются установленные унифицированные формы. Так как приказы такого рода являются первичными учетными документами, то есть основаниями для налоговой отчетности и бухгалтерского учета, то рекомендуется использовать только утвержденные формы для их составления. Существуют исключения, когда приказ оформляется в свободной текстовой форме, тогда основой становится принятая форма приказа по основной деятельности предприятия.

Помимо оригиналов, могут быть оформлены копии приказов для бухгалтерии предприятия.

Копии руководителем не подписываются, а лишь заверяются работником кадровой службы. Оригинал приказа всегда остается на хранении в кадровой службе.

Виды приказов по личному составу и процедура их издания

Оформлением приказов по личному составу сопровождаются следующие процедуры:

  • прием гражданина на работу;
  • перевод на другую работу;
  • увольнение;
  • командировка;
  • отпуск, отгул;
  • изменения во всех имеющихся учетных документах;
  • поощрение работника;
  • наложение дисциплинарного взыскания;
  • совмещение должностей;
  • установление заработной платы и пр.

В связи с пандемией коронавируса актуальны стали такие приказы как

Все документы по личному составу подготавливает кадровая служба, а при отсутствии таковой — работник, отвечающий за определенную документацию.

Процедура издания распоряжения и его введение в действие делится на несколько этапов:

  • разработка проекта;
  • надлежащее оформление окончательной версии документа;
  • регистрация или присвоение номера с внесением при необходимости в определенный журнал регистрации;
  • согласование распоряжения у руководства предприятия;
  • ознакомление работника (или группы людей) с бумагой под роспись.

В соответствии со ст. 434 приказа Росархива «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов. ”» от 20.12.2019 № 236 документация по личному составу хранится 75 лет, если была составлена до 01.01.2003 и 50 лет, если оформлена позднее. Исключениями из этого правила являются распоряжения об отпусках, обучениях, направлениях в командировку, которые полагается хранить 5 лет, а приказы о взысканиях — 3 года.

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

Читать еще:  Начисление премий в 1С Зарплата и управление персоналом 8

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

«Я только на две минуты захожу в департамент, с тем чтобы сказать: «Это вот так! Это вот так!» А там уж чиновник для письма, этакая крыса, пером только — тр, — тр. пошел писать.»
«Ревизор»

Приказ — распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1). по основной деятельности приказы издаются:

при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений,
при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций,
при введении новых стандартов,
при изменении графика работы предприятия и т. д.

2). по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):

при назначении работников на должность,
при освобождении от должности
при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях,
при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

название вида документа (ПРИКАЗ)
дата (датой приказа является дата его подписания)
порядковый номер приказа
место издания приказа
индекс документа
заголовок к тексту
текст
подпись руководителя
отметка о согласовании
фамилия и телефон исполнителя

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

Читать еще:  Исковое заявление о снятии с регистрационного учета. образец и бланк для скачивания 2021 года

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Образец оформления приказа по основной деятельности

Образец оформления приказа по личному составу

Задания
Оформление приказа по основной деятельности

Оформите приказ по заводу «Маяк» по основной деятельности в соответствии с образцом оформления приказа по основной деятельности.

Министерство среднего машиностороения РФ. Завод «Маяк». ПРИКАЗ. 08.01.99 N 2 г. Ярославль. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.99 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту совместно с заведующим копировально-множительной службой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия до 01.02.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова предприятия

Оформление приказа по личному составу

Оформите приказ по личному составу по школе N 49 в соответствии с бланком оформления приказа по личному составу.

Министерство просвещения РФ, средняя школа?49. ПРИКАЗ. 27.03.96 N 7 г. Ярославль. По личному составу.

1. ПРИНЯТЬ: 1.1. на должность бухгалтера с 28.03.96. с окладом _______руб. в месяц согласно заключенному контакту. Основание: контракт N_____от_______. С приказом ознакомлен.

1.2. на должность лаборанта с 01.04.96 с двухмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление С приказом ознакомлена.

1.3. уборщицей, временно с 17.01.94 по 25.01.94 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление С приказом ознакомлена.

2. ПЕРЕВЕСТИ: , учителя математики младших классов, с его согласия, на должность учителя информатики с 01.04.96 с окладом ____руб. в месяц. Основание: заявление С приказом ознакомлен.

3. УВОЛИТЬ: , секретаря директора, 19.01.94 в связи с истечением срока контракта, п.2 ст.29 КЗОТ Российской Федерации. Основание: контакт N______от_______. С приказом ознакомлена.

Образец приказа

В каждом пункте этого приказного документа должно содержаться детальное основание, в соответствии с которым осуществляется его издание. Рассмотрим образец классического документа по пунктам.

Констатирующая

  1. Сначала по центру указывается организационно-правовая форма предприятия, а строкой ниже следует его название. Если название короткое и может уместиться в одну строку с формой, писать его с новой строчки не имеет смысла.
  2. Далее идет название документа заглавными буквами – «ПРИКАЗ».
  3. На следующей строке без абзаца проставляется дата составления, а затем – строкой ниже и по центру – указывается город.
  4. Далее идет название документа: «о переводе на другое место работы», «об увольнении» и т. д.
  5. Далее определяется цель приказа или его основание: «в связи с нарушением сотрудниками правил», «из-за изменения погодных условий» и так далее.
Читать еще:  Как вернуть качественный товар?

Распорядительная

  1. После прошлых данных с новой строки заглавными буквами пишется слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  2. Затем перечисляется перечень действий в отношении конкретных работников, которые должны быть совершены на основании данного документа. Например, уволить какого-то сотрудника, перевести на другое место работы, отправить в командировку, дать отпуск и так далее.
  3. Далее идут данные о составителях и их подписи.

Образец приказа, который мы рассмотрели, является типовым. Но поскольку унифицированной формы документа не существует, на каждом предприятии может присутствовать свой вариант оформления этого документа.

Как нумеровать приказы по кадрам с учетом размера предприятия

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

На крупных предприятиях применяют более сложную нумерацию приказов на отпуск, командировку и т.д., предполагающую дополнительную систематизацию по типам, департаментам, в которых числятся упомянутые в документе сотрудники, или их фамилиям в алфавитном порядке. Соответственно, номера приказов дополняют индексами, обозначающими номер конкретного филиала или отдела, либо первыми буквами фамилий работников, которых касается распоряжение. Приказ об увольнении с регистрационный номером и буквенным индексом

★ Если приходится регулярно оформлять множество схожих по форме и содержанию распорядительных документов, заведите журнал учета приказов. Отражайте в нем даты оформления, названия и номера приказов на отпуск, увольнение, декрет, трудоустройство и другие кадровые процедуры. Журнал регистрации приказов по личному составу

Впишите данные о сотрудниках, в отношении которых они издавались: фамилию, имя, отчество, табельный номер, структурное подразделение. Можно завести отдельные журналы на бумажных или электронных носителях для каждого вида приказов. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, какие еще рекомендуемые или обязательные журналы учета и регистрации ведет кадровая служба . Всем кадровым приказам присваиваются регистрационные номера. Уникальный номер позволяет легко идентифицировать документ и найти его в текущих или архивных делах. Порядок присвоения распорядительным документам цифровых и буквенных индексов определяет работодатель, исходя из базовых принципов ведения кадрового документооборота.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector