Сроки хранения когда пора нести документы в архив

Архивное хранение бухгалтерских документов

Предприятия России активно переходят на электронный документооборот. Несмотря на это, еще широко применяются накладные, счета-фактуры, доверенности, кассовые ордера и иные документы на бумажных носителях. Очень важно их правильно хранить, в течение сроков, определенных на законодательном уровне. Это связано с возможностью проверки деятельности юридического лица за предыдущие годы. Если первичные документы, регистры бухучета, отчетность правильно систематизировать и учитывать, можно предотвратить риск их утраты и повреждения.

Правила хранения документов

Вроде бы логично, что вся документация должна хранится в организации. Но на самом деле это не обязательно. К примеру, в пункте 2 статьи 50 Закона об ООО сказано, что общество обязано обеспечить доступ к документам участникам для ознакомления:

• в помещении исполнительного органа (т.е. по юридическому адресу)
• в ином месте, если оно определено уставом общества или внутренним документом, утвержденным общим собранием (советом директоров, наблюдательным советом) и опубликованным на его сайте.

В самой организации необходимо осуществлять хранение в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах, чтобы исключить к ним допуск неуполномоченных лиц. Отдельные документы будут храниться в сейфе (например, БСО).

Когда срок хранения истекает, собирают специальную комиссию, составляют акт и уничтожают старую документацию.