Nedcentr.ru

НЕД Центр
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Требования к оформлению служебных и деловых писем

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Нормативная база

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

В верхней части документа указываются:

  • дата;
  • номер;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

Понятие служебных писем и их виды

Большая часть правил, приведенных выше, характерна практически для любых типов и видов писем.

Однако, особо важные вопросы, связанные с бизнесом, работой организаций и др. решаются исключительно через деловую переписку. Так что же представляет из себя деловое письмо?

В первую очередь, служебные письма, отправляемые из учреждения/организации бывают инициативными и ответными: первые призваны побудить решить какой-либо вопрос, вторые — составляются в ответ на входящее письмо, содержат ссылку на него.

Служебные письма по видам делятся также на:

  • сопроводительные – документ, информирующий адресата о направлении к нему приложений к письму;
  • письма-приглашения – приглашения, предлагающие принять участие в каком-либо мероприятии;
  • информационные – сообщающие адресату важную информацию о каком-либо факте;
  • извещения – письма, содержащие сообщение о получении отправления (телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т.п.) и о том, что составленный ранее документ остается в силе;
  • гарантийное – тот документ, который подтверждает безусловное исполнение изложенных в нем обстоятельств (например, возврат задолженности, выполнение работ).

Последний вид письма обладает повышенной правовой функцией. Следовательно, изложение текста здесь должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно содержат подписи руководителя и бухгалтера, а также на них проставляется печать.

Видов писем в зависимости от их признаков, можно выделить множество, но все они призваны решать многочисленные управленческие задачи и быть связующим звеном между организациями.

Требования к оформлению служебных и деловых писем

Главная Каталог статей Регистрация Вход
Внимание!

Меню сайта

Сведения об образовательной организации

Образовательная деятельность

Безопасность

Учебно-исследовательская и проектная деятельность

Методическая служба

Фотофакт

Обратная связь

Сценарий занятия «Деловое (служебное) письмо»

Тема занятия: Деловое (служебное) письмо.

Цель занятия: формирование коммуникативной компетентности обучающихся через изучение нового вида справочно-информационного документа – деловое (служебное) письмо.
Задачи:
1. Получить представление о новом виде документа – деловое (служебное) письмо и требованиями, предъявляемыми к оформлению делового письма в соответствии с действующими нормативными документами.
2. Овладеть правилами составления и оформления делового письма при помощи современных информационных технологий (создание бланка письма, общего бланка с использованием шаблонов Microsoft Word).
3. Выявить назначение деловой (служебной) переписки в процессе управления предприятием.
4. Способствовать развитию умений пользоваться изученными стандартизированными терминами.

Тип занятия: комбинированный.

Материалы и оборудование: формуляр-образец делового письма; логическая схема «Документационное делопроизводство»; тестовые задания «Проверь себя. Деловое письмо»; глоссарий; образцы деловых писем; письма-задачи; презентация «Деловое письмо»; орфографический словарь русского языка; раздаточный материал; «волшебный мешочек» с 15-ю карточками видов писем.

Техническое оборудование класса: персональные компьютеры, прикладное программное обеспечение (MS WORD), проектор, экран.

Межпредметные связи: компьютерная машинопись, русский язык и основы редактирования.

Опорные понятия:
— Инициатор письма – автор, по инициативе которого, отправляется сообщение.
— Оферта — письменное предложение одного лица другому лицу, выражающее желание заключить с ним договор.
— Акцепт — письменное соглашение на заключение договора.
— Коммуникация – это связь, в ходе которой происходит обмен информацией между системами в живой и неживой природе.

Ход занятия

1. Организационный момент
— Сегодня на занятии вы узнаете о новом документе, сможете определить его виды и дать определение. В течение занятия мы будем работать с логической схемой, с опорными конспектами и раздаточным материалом. Выполним тесты и решим задачи для закрепления полученных знаний. В конце занятия должны подвести итог.
— С какими видами справочно-информационных документов мы уже знакомы?
Ответы обучающихся: докладная записка, акт, справка, объяснительная записка, протокол, выписка из протокола.

2. Основная часть
Задание: составить и записать по 3 вопроса о справочно-информационных документах, с которыми уже знакомы.
Обучающиеся получают пакет образцов изученных ранее документов, среди которых деловое письмо.
— Распределите образцы документов по категориям: организационно-правовые, распорядительные и справочно-информационные.
Обучающиеся классифицируют образцы, выясняют, что есть новый вид документа – деловое (служебное) письмо. Предлагаю обучающимся дополнить логическую схему «Документационное делопроизводство» деловым письмом (Приложение 1).

— …Кто первый составил письменное послание? Как оно вы¬глядело и на чем было изложено? Кому было адресовано? Кто написал ответ? Эти вопросы, как и многие другие из нашего прошлого, остаются неразгаданной тайной.
Чудо свершилось, когда было произнесено Слово. В справедливости этого положения мы убеждаемся, касаясь самых разных сфер человеческого бытия. Это относится и к производству, бизнесу. В основе создания документоведения лежит Слово, т. е. письменный документ.
Он востребован при создании и последующей жизни предприятия, фирмы, организации вне зависимости от ее формы собственности и масштабов деятельности. Современное предпринимательство немыслимо без документного обеспечения, активной деловой коммуникации, переписки. В системе современного управления обмен письмами, бумаго¬творчество иногда занимают до девяноста процентов рабочего времени. Так считают ведущие экономисты. Этот факт под¬тверждается практикой.

Презентация «Деловое (служебное) письмо». (Приложение 2).

— С какой целью происходит деловая переписка между предприятиями? Кому это надо? Что это дает? Давайте попытаемся дать определение деловому (служебному) письму.
Деловое (служебное) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, телеграфом, факсом, электронной почтой и другим способом.
— В каждом документе есть необходимый набор реквизитов, которые придают документу юридическую силу. Давайте определим те реквизиты, которые необходимы для делового письма.

Обучающиеся работают в парах, определяют набор реквизитов письма (постоянные и переменные). Работают с формуляром-образцом документа.
Обобщение знаний о наборе реквизитов делового письма с учетом нового ГОСТа Р 6.30.-2003. (Приложение 3).
Обучающиеся изучают раздаточный материал о видах деловых писем, Работа с текстом конспекта, выделения. (Приложение 4).

— В чем отличие простого текста от письма? Из каких частей состоит письмо? Каков стиль письма? В чем отличие между личной и служебной перепиской? Как еще можно назвать переписку между предприятиями? (общение, информационная коммуникабельность).
— Общение выступает необходимым условием бытия людей, без которого невозможно полноценное формирование личности в целом. Реальность и необходимость общения определена совместной деятельностью: чтобы жить люди вынуждены взаимодействовать. Общение позволяет организовывать общественную деятельность и обогатить её новыми связями и отношениями между людьми. Поэтому существует деловая переписка, как между людьми, так и между предприятиями.
Деловую переписку отличает широкое разнообразие видов писем: от нормативных писем вышестоящих организаций до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, подтверждение, просьба, гарантия, рекомендация и др.
— Особое место в переписке уделяется деловому этикету. Деловой этикет – проявляет себя в форме изложения текста письма, в формулах общения, выражения просьб, напоминаний, отказов, претензий, в заключительных словах. Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т.д.
Работа с макетом служебного письма определение параметров страницы, состава реквизитов и их месторасположения на рабочем поле документа. Контроль выполнения задания.
Рассмотрение стилистических конструкций, языковых форм и примерных моделей, обращений, объясняющих мотивировку написания делового письма (Приложение 5).

— Вы рассмотрели и проанализировали макет служебного письма. Предлагаю вам деловые письма предприятий и организаций. Прочтите. О чем письмо? Что отличает эти письма? Что общего у всех ваших писем? Какая ошибка допущена в вашем письме? Соответствуют ли они требованиям к деловому письму? Что бы вы, на ваш взгляд, изменили в тексте, дополнили или удалили. Попробуйте.
Работа парами. Педагог раздает обучающимся деловые (служебные) письма, в каждом из которых допущены одна из ошибок: нет адреса, подписи, даты, текст без обращения, стиль письма – разговорный, нет справочных данных организации. (Приложение 6).
Обсуждение предложенных писем. Выявление пропущенных реквизитов. Работа с глоссарием. Введение и закрепление новых понятий: инициатор письма, оферта, акцепт. Взаимопроверка.

3. Физкультминутка
Звучит релаксация. Выполнение комплекса упражнений для спины, плеч, рук, пальцев и глаз. Отдых.

— В чем отличие делового письма от других справочно-информационных документов, каковы его функции? Сравните следующие виды документов: АКТ и ПРОТОКОЛ, ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО и ДЕЛОВАЯ ЗАПИСКА, СПРАВКА и ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО.
— Каковы функции данных документов? А функции делового письма? А можно обойтись без переписки? Да? Нет? Почему? В чем проблема?
Обучающиеся рассуждают, высказывают свое мнение, дискутируют, ищут общее. А можно заменить «деловое» письмо на «телефонное»? Почему нет?

4. Практическая работа
Обучающиеся получают образец делового письма. Подготовка к работе на ПК. Выполняют задание в своей рабочей папке, используя возможности MS WORD (шаблоны, стили, табуляция). В процессе выполнения задания закрепить расположение переменных реквизитов делового письма. Проверка задания.

— Предлагаю выполнить практическое задание. Оно более сложное. Перед вами задача-письмо (Приложение 6). Предложенный текст письма выполнен без расстановки реквизитов и необходимого оформления, т.е. сплошной текст. Ваша задача – оформить деловое письмо в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30.-2003.
Индивидуальная работа. Взаимопроверка. Коррекция допущенных ошибок. Те обучающиеся, которые быстрее справится с предложенным заданием, еще выполняют дополнительные задания.
Презентация-тест «Проверь себя. Деловое письмо». (Приложение 7)

Работа с вопросами теста, оформление ответов. Самопроверка.

— В конце занятия предлагаю вам игровое тренировочное упражнение для закрепления полученных сегодня знаний. Выберите себе делового «партнера по бизнесу». Вид письма вы «выбираете» с помощью «волшебного мешочка». Оговорите тему переписки. Используйте в текстах стилистические конструкции, новые опорные понятия. Автором письма являетесь вы, соответственно, в конце письма инициалы тоже ваши.
Выполнение задания. Прочтение и обсуждение писем. Предложить выбрать из составленных писем одно, которому присвоить звание «ОБРАЗЕЦ». Автор письма получает высокую оценку. Закрепление полученных знаний.

— На следующем занятии мы с вами продолжим работать с деловым письмом и узнаем: что такое регистрация деловых писем, входящая и исходящая документация, документооборот и многое другое.

Рефлексия занятия:
— Что нового для себя вы сегодня узнали?
— К какому виду классификации относится деловое (служебное) письмо?
— Какие реквизиты используются в документе? Перечислите виды писем?
— Насколько важно грамотно оформлять документы и почему?
— Приведите примеры распространенных языковых формул служебного письма.
— В чем заключается деловое общение между предприятиями?

Вывод обучающихся: Служебное письмо представляет предприятие – это его визитная карточка.
Именно деловое (служебное) письмо является средством связи организации с внешним миром.
Деловая переписка используется для реализации информационных связей между организациями, состоящими в различных отношениях с целью ведения переговоров, выяснения отношений, заключения договоров, изложения претензий и т.п.
Полученные знания и умения в оформлении делового письма однозначно пригодятся в повседневной жизни, на рабочем месте.

Используемая литература:
1. Р.Н.Моисеев. СОВРЕМЕННОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ». Восток-Запад». 2007.
2. М.И. Басаков. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, издательство «Феникс».2000.
3. В.В.Галахов, И.К. Корнеев и др. ДЕЛОПРОИЗВОДСВТО. Образцы, документы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003. ООО «Издательство Проспект», 2005.
4. Н.Макарова, Г.Николайчук, Ю.Титова. КОМПЬЮТЕРНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Учебный курс. Издательство «Питер». 2004.
5. Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Издательство «Питер». 2007.
Используемые ЦОРы: презентация «Деловое письмо»; презентация-тест «Проверь себя. Деловое письмо».

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
  2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Разновидности и цели образцов: Довожу до вашего сведения

Докладные документы необходимы в деятельности любой компании для того, чтобы:

  • повышалась эффективность труда;
  • находились пути решения конкретной проблемы;
  • разрешилась или исправилась неблагоприятная ситуация;
  • снялся определенный груз ответственности;
  • осуществилась защита при ущемлении прав.

Текст докладных записок бывает самым различным, но он всегда касается деятельности конкретного сотрудника, подразделения либо организации.

Часто записка выступает не только важным сообщением, но и конкретным предложением по повышению эффективности компании.

Образец записки: Довожу до вашего сведения, бывает внутренним и внешним.Первый вид документа работник пишет сам или по просьбе начальника. Записку визирует автор.

Внешняя докладная необходима для направления в вышестоящие инстанции, другие уполномоченные органы, и всегда оформляется на фирменном бланке. Дату ставят в календарный день оформления и визирования.

По содержательности различают следующие виды записок:

  • информационные(пишутся регулярно, сообщают о рабочем процессе, состоят из предложений по работе);
  • отчетные (содержат сведения по итогам распоряжения за конкретный период);
  • инициативные(сотрудник предлагает руководству принять решение по конкретному вопросу рабочих моментов).

Иногда докладные записки пишутна лентяев и скандалистов, если это мешает нормальному рабочему процессу.

голоса
Рейтинг статьи
Читать еще:  Заявление о приостановлении дела образец и пример составления
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector