Nedcentr.ru

НЕД Центр
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Внутренний электронный документооборот кому и зачем он нужен

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.

Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

  • оптимизировать бизнес-процессы

ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд. Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.

Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

  • сократить финансовые затраты

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.

При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

  • сохранить юридическую силу документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

  • упростить взаимодействие с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

  • сократить временные затраты

При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

  • улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.

ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Архив с электронным штрихом

О том, как постепенно отказаться от «бумаги» в логистике

С 1 января 2022 года в России будут законодательно внедрены электронные товарно-транспортные накладные и другие документы, связанные с автомобильными грузоперевозками. Отказ «от бумаги», по оценкам министра транспорта РФ Виталия Савельева, позволит к 2030 году в шесть раз увеличить скорость перемещения грузов.

Для достижения выше обозначенных целей в конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию утвердил концепцию (ист.) развития электронного документооборота (ЭДО), разработанную Федеральной налоговой службой. Ее планируется реализовать в два этапа:

• Первый этап: с 2021 по 2022 год будут приняты необходимые меры, чтобы создать условия для полного перехода на ЭДО и применения цифровых технологий. В частности, планируется, что данные в цифровом виде будут предоставляться однократно.

• Второй этап: на 2023 по 2025 годы запланирован полный переход на ЭДО и применение цифровых технологий. Кроме того, планируется обеспечить унификацию данных в рамках ЭДО.

В переходе на ЭДО бизнесу может помочь такой инструмент, как штрихкодирование и управление документами (ШКУД). Об этом сегодня и поговорим, а именно:

• Какие этапы должна пройти компания на пути к электронному документообороту?

• Зачем «штрихкодировать» бумажные архивы?

• Как просчитать выгоды от оцифровки?

• И без чего отказ от бумаги бессмыслен?

«Закодированные» архивы

По своей сути штрихкодирование и управление документами – это один из инструментов электронного документооборота. Технология позволяет упростить учет и поиск документов: договоров, приложений, протоколов, актов, счетов, накладных. А также решает задачу оцифровки и внесения в базу данных действующих и архивных бумажных документов.

Штрихкод можно создавать автоматически в новых электронных документах, а можно распечатать отдельно и наклеить на бумажные оригиналы. Он содержит информацию о содержании и типе документа, его комплектности, сроках действия. При поиске документа можно задавать определенные критерии и быстро находить нужный. Кроме того, можно проверить содержание архива, не разбирая каждую папку. Чтобы работать с документами, действующими или архивными, можно использовать любой гаджет с доступом к интернету.

ЭДО: цифровые задачи

Электронный документооборот и штрихкодирование, в частности, помогают решить следующие задачи:

#1 Вести учет сделок и документов, распределять задачи и определять эффективность сотрудников

Внутренний электронный документооборот помогает сотрудникам компании эффективно взаимодействовать между собой: быстро обмениваться информацией, согласовывать разного рода документы, получать обратную связь и четкие комментарии. Внешний ЭДО позволяет фиксировать договоренности, оформлять и вести договоры, контракты в удобном режиме и формате без потерь экземпляров.

Поскольку ШКУД это часть электронного документооборота, то он помогает решать схожие задачи. Кроме того, штрихкодирование позволяет обмениваться и бумажными документами: оцифровывать, искать и передавать контрагентам.

#2 Ускорить обмен документами и оплату

С помощью ЭДО и ШКУД можно быстро обмениваться платежными документами, согласовывать акты и выставлять счета, вносить соответствующие корректировки при необходимости.

Читать еще:  Каковы особенности заключения соглашения о разделе наследства и кто обладает преимущественным правом?

Более того, нужно понимать, что перевозка может быть оплачена лишь после того, как накладная будет доставлена в бухгалтерию грузоотправителя. В случае, если документ на бумажном носителе, он может доставляться от 5 до 30 дней. В зависимости от того, откуда стартовал водитель и где перевозка была завершена.

ЭДО позволяет ускорить процесс оплаты услуг перевозчика и избежать длительных отсрочек платежа.

#3 Экономить ресурсы

Если компания пользуется только бумажным документооборотом, то делопроизводитель или архивариус становится уникальным сотрудником. Ведь только он знает, где лежат нужные документы.

Использование ЭДО и ШКУД помогают каждому сотруднику найти нужные договоры, акты, платежные поручения и вынести из них нужную информацию. Например, срок действия договоров и согласованные ставки, выставленные и оплаченные счета и акты можно отслеживать в автоматическом режиме. ШКУД позволит экономить время бухгалтерии: если необходимо подобрать документы по запросу налоговой (ФНС), то по штрихкоду программа автоматически сформирует пакет документов.

#4 Помочь наладить работу в удаленном формате

ЭДО, как инструмент оперативного обмена информацией, а также согласования и подписания документов, достаточно хорошо показал себя во время пандемии. Еще в первый локдаун бизнес столкнулся с необходимостью перевода минимум 30% сотрудников на удаленный формат работы. В основном на «домашний режим» перевели бухгалтерию, юридический и кадровый отделы, а также IT-специалистов. Отделы уже не могли обмениваться бумажными документами, и роль ЭДО закономерно возросла.

Четыре шага к цифре

Согласно данным совместного исследования «Газпромбанк Автолизинга» и компании «Контур» (LR. разработчик ПО для ЭДО), по итогам 2020 года электронный документооборот в своей деятельности использовали всего 30% российских предприятий. При этом компании, отчисляющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД), и индивидуальные предприниматели (микро- и малый бизнес) к ЭДО прибегают реже остальных – лишь в 5% случаев.

Сейчас проводятся тестирования применения электронной транспортной накладной и электронного путевого листа. Однако Госдума 16 июня приняла в окончательном третьем чтении законопроект об ЭДО в автомобильных грузоперевозках. Согласно документу, процесс перехода официально стартует с 1-го января 2022 года.

До этого срока бизнесу нужно будет пройти четыре этапа. Ведь цифровизация может как помочь, так и усложнить процессы. Например, «Новолипецкий металлургический комбинат» все технологические инновации тестирует в рамках пилотных проектов, которые длятся от 6 до 12 месяцев. Предварительное тестирование позволяет компании оценить степень проработки технологии и экономический эффект от ее внедрения.

Мы предлагаем процесс перехода на ЭДО условно разделить на четыре этапа

Первый этап: просчитайте эффективность перехода

Если не увидеть эффективность, то переход будет казаться бессмысленным. Расчет выглядит следующим образом. Для одной перевозки нужны минимум 5 транспортных документов: заявка, доверенность, бухгалтерские документы, экспедиторская расписка и товарно-транспортная накладная. Если у тебя 1 000 перевозок, то для каждой из них документы нужно создавать, распечатывать, согласовывать, подписывать, сканировать, хранить, тратить на эти операции рабочее время.

Однако и сам переход на ЭДО потребует от компании финансовых вложений. В структуру затрат входят разовые инвестиции в разработку программного обеспечения, покупку устройств для обмена документами (смартфоны и планшеты для водителей) или с амортизацией этих устройств, а также оплата услуг оператора ЭДО по обработке электронных документов.

Второй этап: сформулируйте план или стратегию

Важно понять цели использования ЭДО, зафиксировать их, сделать расчет экономической эффективности, назначить ответственных за проект. После этого задача — найти исполнителя. Некоторые IT-компании, предлагающие решения для учета электронных документов, сами выступают операторами ЭДО, другие сотрудничают с операторами.

Законопроект об электронном документообороте в автомобильных грузоперевозках ужесточил требования к операторам ЭДО. Так, оператором может быть только юридическое лицо, зарегистрированное на территории страны и имеющее чистые активы стоимостью не менее 300 млн рублей. В его собственности должна находиться телекоммуникационная инфраструктура, а также аппаратные средства электронной подписи. Ряд требований к доверенным операторам ЭДО выдвинула и ФНС. Соответствие всем необходимым условиям потребует от операторов существенных капиталовложений. В результате некоторые компании уже сейчас анонсировали свой уход с рынка. В их числе сервис ЭДО Synerdocs от IT-компании Directum.

Поэтому перед началом внедрения ЭДО важно сравнить тарифы и определиться с исполнителем. Скорее всего, со стороны сотрудников не будет никакого сопротивления: с электронными документами в специальной системе работать намного быстрее и удобнее. Но для простоты внедрения нужно запланировать краткое знакомство с программными продуктами, обучение, предоставить инструкцию по работе, желательно в виде слайда или видеоурока.

Третий этап: переведите всех контрагентов на ЭДО.

Для того, чтобы план сработал, нужно подключить к документообороту контрагентов. Например, направить официальное приглашение своим поставщикам и сообщить в нем, что с 1 июня все сделки будут проходить через ЭДО, всем контрагентам нужно подключиться к IT-решению и сделать себе электронную цифровую подпись.

На этом этапе могут возникнуть трудности. Например, контрагенты будут сопротивляться переходу на ЭДО. В связи с чем могут потребоваться длительные переговоры, в рамках которых до партнеров нужно донести мысль о том, что ЭДО повысит продуктивность и сократит издержки на бумажные документы.

Четвертый этап: внедрите систему штрихкодирования и управления документами

ШКУД помогает бизнесу пережить переходный период. Этот инструмент удобен, если в компании используют и бумажный, и электронный документооборот. Некоторым компаниям и их партнерам сложно быстро перейти на ЭДО, так как это затратно, и требует большого числа технических специалистов.

Но нужно быть готовым к тому, что этот период закончится, и все документы будут только электронными. Если сильно задержаться в переходном периоде, то экономический эффект будет меньше.

*Всего одно письмо в неделю с дайджестом лучших материалов

Вам важно быть в курсе ежедневно? Читайте и подписывайтесь на наш Твиттер и Telegram
Хотите больше юмора, видео, инфографики — станьте нашим другом в Фейсбуке

Разместите новостной информер и на вашем сайте всегда будут обновляемые отраслевые новости

Читайте также

Цифровое дефиле на СеМАТ
О том, какие решения выставки достойны войти в топ автоматизированных и роботизированных

Склады: ставки над пропастью
Что стало с рынком складских услуг после семилетнего «тарифного штиля»

CeMAT: спланировать и искать, найти и не отступиться
О том, куда смотреть и что сложить «в портфель», чтобы уйти с главной складской выставки страны с пользой

Курьер: свой или чужой
Чем закончится борьба за заказы, и кому в итоге достанется самый большой кусок рынка e-commerce

Час страхования
Чего не хватает клиентам в страховании сборных грузоперевозок и как меняется рынок

Шаг 2. Оформите электронные подписи

Документ принимает статус электронного не просто при наборе или оправке его онлайн, а при наличии на нем специальной подписи. Чтобы не возникало сомнений, что завизировал его определенный человек, придумали электронные подписи. Прочитать документ можно и без ЭП, но именно она подтверждает, что договор, письмо, счет-фактура и пр. подписаны, и гарантирует, что в них после этого не вносили изменений.

Юридическая сила ЭП предусмотрена ФЗ № 63 от 06.04.11 «Об электронной подписи». Законом утверждено, какой вид можно использовать в различных ситуациях.

Внешние и внутренние документы

Документооборот с физлицами

Оформлять ЭП для всех сотрудников не нужно, а только для тех, кто непосредственно визирует документы. Но обязательно учитывать, для каких целей они ее будут использовать:

  1. Простая подойдет для заверения внутренних документов. Фактически в системе ЭДО это логин и пароль для пользователей. Таким способом можно разграничить права доступа к ней.
  2. Неквалифицированную используют для внешнего и внутреннего документооборота. Но при работе с контрагентами нужно оговорить в договоре или доп. соглашением действительность такого визирования.
  3. Квалифицированная обязательно нужна для обмена с контролирующими органами отчетами и пр. Но ее можно применять в любом документообороте без ограничений, так как сертификат придает юридическую силу любому документу. КЭП оформляют только в удостоверяющих аккредитованных центрах.
Читать еще:  Как отказаться от доли в приватизированной квартире?

Услугу оформления КЭП или НЭП часто предлагают операторы ЭДО, которые прошли аккредитацию, как УЦ. Если планируете работать через провайдера, выгоднее заказать подписи у них, так как стоимость может входить в пакетное предложение, или услуга предоставляться со скидкой.

О трудностях при внедрении ЭДО

В начале статьи мы упомянули 3 причины, почему большинство компаний откладывает внедрение ЭДО:

  • Нужно вкладывать деньги;
  • Нужно потратить много времени;
  • Очень трудно перестроить сотрудников.

Это действительно важные вопросы при любых изменениях. Мы описали процесс внедрения ЭДО в соответствии с каждым из этих пунктов:

  • Из чего состоят расходы на ЭДО и сколько они составляют;
  • Насколько сложно внедрить ЭДО;
  • Как перестроить процессы в организации.

Насколько дорого внедрять ЭДО

Затраты на ЭДО состоят из 2 частей:

  • Приобретение электронной подписи;
  • Плата оператору ЭДО за доступ к инфраструктуре ЭДО.

Каждый удостоверяющий центр устанавливает свою стоимость выпуска электронной подписи. В среднем минимальная стоимость для юрлица – 2 500-3 000 рублей. (установка специализированного ПО и сама подпись (сертификат) на флешке).

Электронная подпись обычно действует 12 месяцев, после чего её нужно покупать заново

Тарифы операторов ЭДО зависят от количества исходящих документов: чем больше документов включено в тариф, тем меньше стоит отправка одного документа. Входящий трафик обычно бесплатен. В среднем стоимость одного исходящего документа – 6-7 рублей.

Если сравнить с бумажным письмом:

  • Отправка письма по России стоит от 25 рублей, заказного – от 50. Экономия при ЭДО составляет от 18 руб./документ.
  • Так как электронная подпись в год стоит примерно 3000 рублей, с финансовой точки зрения подключать ЭДО выгодно, если вы отправляете более 166 документов в год (3000/18).

Сложно ли внедрить ЭДО

Процесс внедрения ЭДО состоит из нескольких этапов:

  • Определить, можно ли установить блок интеграции ЭДО в используемое бухгалтерское ПО (в стандартном ПО 1С это возможно, для нестандартного 1С или любого другого нужно уточнять) или необходимо настраивать обмен другими способами;
  • Выбрать тарифный план системы ЭДО;
  • Выпустить цифровую подпись и сертификат;
  • Настроить маршруты согласования документов в ЭДО. Для этого необходимо создать роли для пользователей системы, прописать маршруты исходя из бизнес-процессов компании, обучить пользователей и проанализировать результаты.
  • Внести изменения в учётную политику.

В целом перестроить процессы документооборота непросто. Необходимо провести его полный анализ, определить способы оптимизации, разработать и внедрить новые регламенты и т. д.

Однако переход на ЭДО позволяет существенно сэкономить время и деньги, а также оптимизировать процессы управления.

Сложно ли обучить сотрудников

Для многих сотрудников, привыкших к бумажным документам, переход на ЭДО может стать большим стрессом. На самом деле в конечном итоге, ЭДО значительно упростить работу сотрудников. Поэтому важно организовать обучение. Сами системы ЭДО довольно просты, их интерфейс не сильно отличается от привычных офисных программ или почтовых сервисов. На обучении сотрудники смогут в этом убедиться.

Хожу с Mi Band 6 два месяца и понял, зачем нужны фитнес-браслеты

В iOS 15.1 beta 3 появился выключатель макро в iPhone 13

Вышла iOS 15.1 beta 3 для разработчиков. Что нового

Apple обновила правила App Store. Все приложения должны добавить функцию удаления учетной записи

Twitch крупно взломали. Выложены пароли и заработки всех стримеров

В Госдуме предложили отрепетировать отключение соцсетей в России

Как космический спутник СССР помог создать прототип Интернета. Это было 52 года назад

Genesis раскрыла характеристики электромобиля GV60. Он получит режим дрифта, активное шумоподавление и сканер лица

В метро Москвы запустили распознавание лица Face Pay для оплаты проезда

🙈 Комментарии 79

Водительское удостоверение туда будет входить? Или это только паспорт?

@mambet , вот мне тоже интересно… чтобы можно было наконец-то отказаться от этого набора бумажных доков и освободить карман

@mambet , можно ещё мед.карту сразу….3 в 1

@Slix77 , достаточно привязать медкарту к номеру электронного паспорта

@mambet , изначально утверждали что будет.

Общаясь с миграционным отделом, Воронеж попадает под пилотный проект по запуску таких паспортов в 22ом году…

Сертификаты о вакцинации были бетатестом

вы лучше скажите, в Wallet можно будет добавить?)

@heller , Экосистема Apple рулит!

Стоим с супругой в ликер шопе в США (2013 год), продавец попросил показать ID, все вокруг показывают карточку, а мы как два чудика загранпаспорт достаём, на нас смотрят как на дикарей 🙂

Неужели мы наконец дожили до человеческого документа?

@Y.Badiner , нет, поскольку внутренний электронный паспорт не имеет силы в штатах

@Dmitry T , в целом понятно, но там в любом случае будет фото и дата рождения, может сгодится в ряде бытовых случаев, чтобы просто показать и снять вопросы. Понятно что полицейскому или в банке такое показывать бесполезно.

@Y.Badiner , думаю у них также есть закон и перечень документов, которые можно принимать, как и у нас в магазинах тех же, а там законы построже будут в этом плане

@Dmitry T , у 65% населения США нет паспортов, только ID и Driver’s License. Паспорт им нужен только для выезда за пределы страны.

@Y.Badiner , да, только в США ID штатов != ID какой-то страны, с которой даже безвиза нет

@Y.Badiner , если американец приедет в ликер шоп в россию, то он точно также достанет бумажный паспорт

@Y.Badiner , водительское показали бы

@Dr.Plush , если оно есть

@Dmitry T , есть, но российского образца. Наше ВУ не котируется в США, поэтому с собой не брали – все равно водить машину с такими правами там нельзя.

@Y.Badiner , можно. Наше ВУ без проблем котируется в США, ЕС и почти во всех остальных странах мира (кроме Японии и небольшого кол-ва регионов, не попавших в Венскую конвенцию). Лично кучу раз в США брал авто в аренду и ездил, включая показ его полиции, когда превысил скорость и был пойман ))) Все котируется без проблем.

@Dr.Plush , ВУ с собой не брал, так как с российским ВУ там нельзя садиться за руль.

@Y.Badiner , полная ерунда. У меня подруга в штатах живет и ездит по нашим правам в калифорнии и никаких проблем за столько лет не было. Да и я в 2017 спокойно ездил по российским, США подписывали венскую конвенцию, а наши ВУ ей соответствуют.

@Dr.Plush , С российским ВУ нельзя ездить в США. Сначала как минимум нужно получить временное разрешение на 6-12 месяцев и уже потом получить полноценную Driver’s License. Привет подруге.

@Y.Badiner , подруга в штатах уже не первый год, в феврале даже прилетала обновлять наши права, так как срок кончился. У меня все кто летал и не брал авто в прокатном сервисе ездили по нашим правам и никаких проблем при проверке документов не было, ну если не считать штрафа за выезд на полосу для car pool

@Y.Badiner , Во всех штатах можно ездить по российским правам. Работать водителем по ним нельзя, и плюс если в США находишься больше полугода, то они становятся недействительными и нужно получать их права. Очень много путешествую по США и машину в аренду всегда беру по российским правам и проверяли их когда нарушал и штрафы выписывали. В Европе почти всегда к нашим правам требуют международные. США, кстати, к конвенции не присоединилась, но наши права там везде признаются.

Читать еще:  Ходатайство об ознакомлении с административным делом. образец и бланк 2021 года

@Maxim Dmitriev , от международных шарахаются, как от чумы… особенно полиция…
в основном истории про «дайте международные права или две премиальные кредитные (не дебетовые) карты известных банков, – это когда прокатная контора по некой причине (их множество: от вы мне не нравитесь до не перегнали нужный вовремя с другой стоянки) ищет возможность вам отказать в забронированном авто…

@Andrey , ну у меня всегда в Европе международные права при оформлении аренды просили. Отказывать не пытались никогда.

@Maxim Dmitriev , если вам не отказали не означает, что не хотели отказать…

легенда про то, что необходимы «международные» права потому, что на «обычных» российских правах отсутствует надпись «водительское удостоверение» на французском имеет право на жизнь не более, чем легенда про первый въезд через страну выдачи визы

@Andrey , дело не легенде или в отсутствии надписи. Про международные права или заверенный перевод в правилах компании написано, если через их сайт бронируешь. Кому в голову придёт мне отказывать в аренде?) я для них покупатель). Я авто путешественник со стажем под 30 лет не сталкивался с таким)

@Maxim Dmitriev , на ваше крайнее ответить не дает… хз… отвечу тут

все так примитивно на самом деле… «международные» в правилах означает лишь соответствие Венской конвенции, а не требование предъявить филькину грамоту, выдачу которой так и не смогли полноценно «монетизировать»…

при бронировании он-лайн процесс производится по формальным призракам, а при выдаче вы имеете дело с живыми людьми, у которых есть право на мнение, что ваш Kiton не соответствует заказанному Рено Клио, равно и наоборот Hilfiger, заказанному BMW 730 L… или тупо проимели наличие авто, а выдавать в условиях высокого спроса имеющийся x6 вместо 118d нет желания, а доплачивать вы же не станете, правда… или перепродали заказанный вами авто на 30€/день дороже… да миллион причин… и это очень наивно полагать, что если вы клиент для компании, то вы клиент для клерка этой компании… на его kpi потенциальный гемор с снгшником влияет больше, чем степень вашей удовлетворенности его работой

@Y.Badiner , бред пишете… что-то слышали, но смысла не уловили…

не путайте требование омологации документов для постоянно проживающих и для туристов… в Европе аналогично в странах, с которыми нет соглашения о взаимном признании документов, по прошествии 180 дней должны иметь местное в/у

@Dr.Plush , в разных штатах свои законы.

@2bonus , это да, но в баре канают права без проблем, что я изначально предложил показывать, чтобы не с паспортом ходить там.
А насчёт вождения, то вот в калифорнии и Массачусетс точно без проблем с нашими правами

@2bonus , знаете штат, прекративший на своей территории действие Венской конвенции? ;)))

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

  • В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
  • Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
  • Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
  • По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

  • возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
  • разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
  • персональные доработки СЭД под потребности компании;
  • интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
  • доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Оформление сертификата ЭП на бухгалтера

Для сдачи электронной отчётности в государственные органы бухгалтерии необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП подойдет и для подписания бухгалтером всех остальных рабочих документов.

Использование бухгалтером КЭП практически всегда предполагает наличие системы электронного документооборота. Здесь возможны два основных подхода:

  1. Оформление сертификата КЭП в составе комплексного программно-технического продукта (программное обеспечение + КЭП + дополнительные услуги), включая услуги оператора ЭДО.
  2. Оформление сертификата КЭП для использования в рамках действующей в компании системы ЭДО.

Если же отчётность не входит в цели использования ЭП бухгалтером, возможно получение сертификата ЭП как услуги любого удостоверяющего центра. Но и в этом случае чаще всего речь будет идти о КЭП и услугах УЦ из списка аккредитованных Минкомсвязью. Ведь кроме ЭДО, самыми популярными средствами применения ЭП будут системы, которые требуют от пользователя именно такой вид подписи. Это означает, что получить и использовать сертификат КЭП можно по единому порядку практически в любой точке страны и для любых целей.

В свете изменений в законодательстве об электронной подписи, которые будут вступать в силу постепенно с 1 июля 2020 года по 1 января 2022 года, нужно учитывать следующее:

  1. Сейчас и до 1 января 2022 года первые лица компании и другие сотрудники получают сертификат КЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Затем руководители организаций смогут оформить КЭП только в УЦ ФНС и у его доверенных лиц.
  2. Для других сотрудников организаций, включая бухгалтера, правила оформления сертификата КЭП не изменятся. Однако действовать от имени юридического лица и использовать при этом рабочую КЭП смогут только руководители. Прочим сотрудникам при подписании документов нужно будет использовать свою КЭП и с 1 января 2022 года прикладывать к ней машиночитаемую (электронную) доверенность для подтверждения соответствующих полномочий. Также нужно помнить, что ФНС и ПФР для приёма отчетности требуют предоставить доверенность на бухгалтера, оформленную по специальному порядку и формату.

С 1 июля 2020 года появится возможность использования сертификата ЭП юридического лица, в котором не будет указан руководитель или другое физическое лицо. Однако в этом случае в организации обязательно должны быть определены конкретные люди, которые отвечают за сохранность ключа ЭП, а также за правильность и достоверность сведений в подписываемых документах. Среди таких лиц может быть указан и главный бухгалтер.

При реализации продуктов для бизнеса мы делаем упор на гибкость основных функций. ViPNet ЭДО Отчет, система для составления, проверки, подписания и обмена документами с государственными органами, поддерживает использование сертификатов ЭП различных ответственных лиц предприятия.

Благодаря развитой ролевой модели ViPNet ЭДО Отчет также поддерживает множество адаптируемых удобных сценариев для организации полномочий в системе.

Для УП и любых иных форм бизнеса система поддерживает все типы доверенностей на подписания и передачу отчётности во все подключённые государственные органы. Кроме того, уже сегодня доступен полнофункциональный документооборот доверенных лиц и организаций с ПФР в рамках документооборота по электронным трудовым книжкам. Абоненты системы могут подключить и использовать электронную отчётность полностью удалённо, а доверенности оформить в электронном виде прямо в программе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector