Как составить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов
При направлении в налоговую службу различных документов (счетов-фактур, квитанций, договоров и т. п.) к ним следует составить сопроводительное письмо. Оно представляет собой документ, в котором перечисляются направляемые бумаги и зачастую даются также пояснения к ним.
Составление сопроводительных писем значительно облегчает и упорядочивает документооборот. Так, благодаря сопроводительному письму:
- предотвращаются возможные споры относительно комплектности представленного пакета документов;
- упрощается работа канцелярии по регистрации полученных бумаг;
- не возникает неясности относительно цели направления в ИФНС того или иного документа;
- поступившие бумаги оперативно доходят до специалиста, который ожидает их получения.
Какие документы могут потребовать инспекторы
НК РФ не уточняет, какие виды документов могут требовать контролеры у налогоплательщиков. Статьи кодекса содержат лишь обтекаемые формулировки: «документы относительно конкретной сделки», «необходимые для проведения проверки документы», и т. д. Поэтому контролеры самостоятельно решают, какую именно документацию запросить в каждом отдельном случае.
Например, при камеральной проверке декларации НДС с заявленным возмещением, обычно требуют счета-фактуры и иные документы, свидетельствующие о правомерности вычетов.
При выездной проверке могут быть запрошены любые документы в пределах проверяемого периода и налога, включая регистры учета, первичную документацию (счета, договоры, накладные, банковские выписки) и пр.
Если фискалов интересуют сведения о контрагенте (встречная проверка) или определенной сделке, могут запрашивать: договор с конкретным субъектом и дополнительные соглашения к нему, счета, акты, товарные накладные, таможенные декларации, счета-фактуры и т. д.
3. Требования к форме бланка
Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.
При оформлении бланка важно включить в структуру полей:
- верхнюю часть с реквизитами организации;
- поле с исходящим номером и датой;
- блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
- поле для текста письма и приложений;
- контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
3.1 Пример пустого бланка
А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.
Заполненный пример в конце статьи!
Лист А4 (пустой бланк)
Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)
Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________
(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)
- Документ 1.
- Документ 2.
- Документ 3.
С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________
Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________
Сроки ответа
Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.
С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.
Кто пишет?
Сопроводительные письма пишутся лицами, которые обязаны декларировать свои доходы. К ним относятся:
- индивидуальные предприниматели (ИП);
- юридические лица;
- общества ограниченной ответственности (ООО).
Также необходимость подать отчетность в органы налогообложения с пояснительной запиской может возникнуть и у физических лиц. К этим случаям относятся продажа имущества, получение доходов от источников за границей, использование полученной в наследство интеллектуальной собственности. Выигрыш в лотерее также облагается налогом.
Подать документы в инспекцию и написать к ним приложение с пояснением можно самостоятельно, но лучше доверить это юристу. Специалист оформит записку к документам по всем правилам и учтет все необходимые нюансы.
Что собой представляет сопроводительное письмо в налоговую службу
Сопроводительное письмо является своего рода поясняющей запиской к отправленной в ИФНС бухгалтерской и налоговой документации. В нем указывают, какие именно документы и в каком количестве были отправлены. Благодаря этому сотрудники налоговой инспекции без труда смогут понять назначение полученных документов. А в случае утери их части отправитель сможет доказать свою правоту.
Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов выполняет следующие задачи:
облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками;
позволяет четко понять, что представляет собой каждый отправленный документ;
определяет назначение передаваемых для проверки бумаг;
позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты предоставленного пакета документов;
упрощает регистрацию принятых бумаг в канцелярии налогового органа.
Сопроводительное письмо обязательно составляют в ответ на запросы и требования налоговой. Требование о предоставлении документов может быть получено в таких случаях:
Если организация решила не присылать на проверку какие-либо затребованные бумаги – в сопроводительном письме необходимо обосновать причину такого решения.
Хранение
Сопроводительное письмо теряет свою актуальность после рассмотрения представителем адресата его приложений и убеждения в предоставлении полной комплектности бумаг, о перечне которых в нем упомянуто. На письме отображается отметка о регистрации, после чего оно передается на рассмотрение к руководителю, который наносит на нее резолюцию о назначении ответственного лица по рассматриваемому вопросу и о его дальнейших действиях.
Для решения поставленной задачи, специалист работает с приложениями, передав сопроводительное письмо для хранения. Впоследствии оба документа хранятся вместе. При перенаправлении документа, его сопроводительное письмо остается на хранении и составляется новое сопровождение для следующей отправки. Срок хранения сопроводительного документа соответствует сроку хранения его приложений.
