Nedcentr.ru

НЕД Центр
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя каковы права и обязанности работника?

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр. Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования. Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

  • 1 Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
  • 2 Общие положения
  • 3 Должностные обязанности
  • 4 Права
  • 5 Ответственность
  • 6 Условия работы
    • 6.1 Похожее

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

Правила составления должностной инструкции

Должностная инструкция — это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений ( Письмо Роструда от № 3042‑6‑0 )

Читать еще:  20 самых популярных вопросов собеседования при найме руководителей

Составление должностной инструкции не регулируется никакими нормативными документами, в трудовом кодексе о ней нет упоминания, поэтому работодатель вправе самостоятельно решить как ее разработать и оформить. Для ее составления коммерческим организациям можно использовать нормативные документы и опыт государственных служб.

Нормативные документы для составления должностных инструкций

Запомните: для гражданских служащих вместо должностной инструкции предусмотрен должностной регламент.

Для коммерческих организаций разработка инструкций является необязательной процедурой, но она необходимакак для работника, так и для работодателя.

При отсутствии должностной инструкции любое действие или решение работодателя может быть успешно оспорено в суде. В то же время при отсутствии должностной инструкции работодатель может давать работнику задания и поручения не соответствующие или противоречащие его обязанностям, и работник просто не сможет отказаться от их исполнения.

С другой стороны, при наличии разногласий и четко прописанной должностной инструкции все вопросы по распределению и выполнению должностных обязанностей каждым работником можно легко разрешить.

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Реквизиты должностной инструкции

В состав реквизитов должностных инструкций согласно

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

гриф утверждения документа;

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

В должностной инструкции должны быть следующие разделы: общие требования, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Должностные инструкции, как правило, должен разрабатывать отдел кадров, но на практике этим нередко занимается начальник структурного подразделения.

Должностная инструкция подписывается в трех экземплярах: один хранится в структурном подразделении, другой — в отделе кадров, а третий выдается на руки работнику.

Если вы — работодатель, пропишите функциональные обязанности особенно подробно, во избежание возникновения претензий со стороны работника в дальнейшем.

Если вы — работник, то проверьте, чтобы Ваши должностные обязанности были четко прописаны. Особенно обратите внимание на пункт типа «Выполнять любые поручения начальника отдела помимо указанных в должностной инструкции». Если он есть, отстоять свои права будет непросто.

Многие организации прописывают, что ищут секретаря делопроизводителя с высшим образованием, но иногда допускается и средне-специальное образование или даже начальное. Важен опыт работы или нет, зависит от требований организации. Какой специальностью должен владеть кандидат на должность секретаря делопроизводителя, также определяется самой компанией. Иногда, например, важно юридическое образование или лингвистическое.

Читать еще:  Профессия дизайнер обязанности карьера как стать дизайнером требования

Чаще же на должность делопроизводителя идут люди с освоенной специальностью «документоведение» или «архивоведение». Но не всегда требуется оканчивать вузы или колледжи, чтобы стать делопроизводителем. Иногда хватает пройденных курсов.

Делопроизводитель должен обладать хорошей грамотностью, четкой речью, быть коммуникабельным, аккуратным. Требуется внимательность, организованность, усидчивость и стрессоустойчивость.

Так как работа секретаря делопроизводителя связана в большинстве случаев с компьютером, нужно разбираться в программах хотя бы на уровне уверенного пользователя. Уверенно ориентироваться в интернете, разбираться в офисных приложениях.

Важно умение работать с базами данных, знать Microsoft Excel. Плюсом в работе будет высокая скорость печати. В требования часто также включается знание законодательной базы, на которую ориентируется компания. Часто на работу берут сотрудника с хорошим знанием английского для того, чтобы тот занимался переводами, помогал совершать сделки с иностранными клиентами и т. д. Хорошим навыком является работа с «Гарант» и «Консультант +».

В процессе работы секретарь делопроизводитель должен будет в полной мере освоить структуру и специфику компании и документов, с которыми он имеет дело.

Таким образом, можно увидеть: от секретаря требуется освоение разнообразных навыков. Они связаны с коммуникацией, знанием офисных программ и законодательной базы. Образование не всегда является определяющим для этой должности, но, тем не менее, компании нередко предъявляют требования, чтобы это был работник с высшим образованием. Работа секретаря делопроизводителя требует усидчивости и внимательности, эти навыки, как и другие необходимые в профессии, развиваются посредством тренировки и самообразования.

Должностные обязанности

Основной и наиболее важный раздел инструкции, в котором определяется круг обязанностей секретаря. В число этих обязанностей могут входить:

  1. прием телефонных звонков, сообщений по факсу, электронной почте;
  2. работа с входящей корреспонденцией (регистрация, передача руководителю организации, подготовка рабочих копий и их рассылка руководителям-исполнителям);
  3. работа с исходящей корреспонденцией (проверка орфографии и пунктуации, передача руководителю, регистрация);
  4. отправка почтовой корреспонденции;
  5. работа с заявлениями сотрудников, служебными записками руководителей и иной внутренней документацией организации;
  6. обеспечение представительских функций (кофе, чай, иная продукция для проведения совещаний у руководителя);
  7. контроль сроков исполнения указаний руководства;
  8. подготовка отчетов по работе;
  9. обеспечение конфиденциальности деловой переписки и так далее.
Читать еще:  Прием на работу иностранца с РВП в 2021 году

Сюда же могут быть включены и требования к дресс-коду секретаря.

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

  • Прием телефонных звонков для руководителя.
  • Вся работа с документацией — сортировка по важности, оформление, подготовка, получение и рассылка, хранение и систематизация.
  • Организация приема посетителей.
  • Помощь начальнику в планировании графика работы, по необходимости — заказ авиабилетов и бронирование гостиницы.
  • Подготовка и организация деловых переговоров.
  • Заказ в офис канцтоваров и прочих нужных мелочей, иногда — продуктов.

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Важные функции секретаря делопроизводителя

При составлении должностной инструкции, нужно тщательно изучить и учесть функциональные обязанности секретаря делопроизводителя.

Функциональные обязанности подразумевают в первую очередь те основные действия, которые должен взять на себя секретарь делопроизводитель:

  • Это обработка все приходящий документов, после чего следует занесение их в регистр и отправка согласно классификации, в подразделение;
  • Проведение учета и контроля при документообороте, а также слежение за исполнением;
  • После обработки документации отправка ее к указанному адресату;
  • Проведение организации для максимально лучшего хранения документации.

Здесь были перечислены основные положения, согласно которым организовывается работа делопроизводителя. Стоит отметить, когда указывается или отмечается о должностных обязанностях, то подразумевается функции, которые будет выполнять сотрудник в организации. Поэтому вышеперечисленные действия были изначально рассчитаны на определенную структуру, созданную внутри компании.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя – права и обязанности

Отметим также и важность того, что на секретаря накладываются не только обязанности, но и определенные права. К ним относится непосредственно возможность ознакомится с рабочим проектом.

В случае если секретарь обнаружил в силу своей компетенции недостатки или ошибки в нем, то он обладает правом обратить внимание руководства на них.

Автор: Ксения Михайлова

Руководитель производственного предприятия, к.э.н.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector