Как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени

Табельный учет рабочего времени сотрудников в организациях ведется в соответствии как с ТК РФ (в частности, об этом говорит ст. 91), так и актов исполнительной власти. В частности, постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены формы табелей Т-12 и Т-13, а также правила их заполнения. Хотя с 01.012013 это постановление не является обязательным, утвержденные им формы табелей во многих организациях применяются до сих пор. При этом для бюджетных организаций является обязательной форма № 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

Для заполнения табеля используется стандартная таблица сокращений, позволяющая с помощью 1-2 букв или цифр описать конкретную ситуацию.

К примеру, вот часть сокращений, используемых при заполнении табелей по формам Т-12 и Т-13:

• «01» или «Я» — длительность рабочей смены в дневное время;
• «02» или «Н» — продолжительность работы ночью;
• «04» или «С» — длительность сверхурочной работы;
• «06» или «К» — время служебной командировки.

Всего таблица сокращений, используемых при заполнении стандартных форм табеля, насчитывает 36 позиций, отражающих самые разные ситуации — от обычной работы до приостановки ее из-за невыплаты работодателем зарплаты. От того, что именно указано в табеле, зависит размер зарплаты, которая будет начислена сотруднику по итогам периода работы. Именно поэтому к заполнению табеля нужно подходить как можно внимательнее.

Подробнее об использовании обозначений в табеле учета рабочего времени читайте в нашей статье.

Вместе с тем, организация вправе ввести свои коды, если обозначений, утвержденных Госкомстатом, недостаточно. В частности, это касается периода оплачиваемых нерабочих дней, установленных указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206 и от 02.04.2020 № 239.

Какие формы бывают

Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.

Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:

— «Я» или «01» — работа в дневное время.

— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.

— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.

— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.

А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.

В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Условные обозначения для заполнения табеля учета рабочего времени

При заполнении табеля учета рабочего времени, применяйте условные обозначения, приведенные в унифицированной форме № Т-12. При заполнении формы № Т-13 эти обозначения также используются.

В ряде случаев вы можете использовать собственные условные обозначения, если нет необходимого обозначения, предлагаемого Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Например, для отражения нерабочих «президентских» дней, предоставленных в связи с распространением коронавируса. В таком случае вы можете проставить свой код:

• «НОД» – нерабочие оплачиваемые дни;
• либо «ОН» – оплачиваемый нерабочий день.

Коды, которыми в табеле отражают фактическую работу сотрудника

Дни фактической работы отражайте в табеле с помощью кодов:

• Я (01) – означает продолжительность работы в дневное время. Этот код применяется, если табель заполняют методом сплошной регистрации;
• Н (02) – проставляйте при работе в ночное время;
• РВ (03) – нужен, чтобы отразить продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни;
• С (04) – если сотрудник работает сверхурочно;
• ВМ (05) – для работы вахтовым методом.

Сокращенную продолжительность рабочего времени обозначайте кодом:

• УВ (12) – для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;
• ЛЧ (21) – для отражения сокращенной продолжительности рабочего времени в предусмотренных законом случаях. Например, если обозначаете продолжительность работы сотрудника, которому законом установлено сокращенное рабочее время. К таким категориям работников относятся несовершеннолетние, инвалиды I или II группы.
• НС (25) – если работодатель по своей инициативе режим неполного рабочего времени.

Кроме того, смотрите:

Коды, которыми в табеле отражают отсутствие сотрудника на работе

Для того, чтобы отразить время отсутствия сотрудника на работе, в табеле учета рабочего времени предназначены следующие коды:

• К (06) – отражает время нахождения в командировки;
• ПК (07) – означает, что работник был на курсах повышения квалификации, а код ПМ (08) – что работник на курсах повышения квалификации в другой местности;
• ОТ (09) – используется для указания времени нахождения в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, ОД (10) – в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске, У (11) – в учебном отпуске с сохранением среднего заработка, УВ (12) – в учебном отпуске с сокращенным рабочим графиком и частичным сохранением среднего заработка;
• Б (19) – проставляйте, если сотрудник болел, в том числе находится на самоизоляции в связи с эпидемией коронавируса, пособие назначается, а Т (20) – если болел, но пособие не назначается;
• ДО (16) – предусмотрен для отражения времени отпуска за свой счет, ОЗ (17) – отпуска за свой счет в случаях, предусмотренных законодательством;
• Р (14) – проставляйте, если сотруднице предоставлен отпуск по беременности и родам, а ОЖ (15) – если отпуск по уходу за ребенком;
• ПР (24) – означает прогул. В табеле это обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна.

Смотрите по теме:

Чек-лист всех изменений
принятых и вступивших в 2021 году

Подготовьтесь к отчетности заранее, посмотрите изменения в бухучете за 2021 год, чтобы показатели налоговой отчетности не шокировали вас в конце года, а налоговиков не спровоцировали на проверку. Воспользуйтесь вашим бесплатным доступом к бератору.

Кто ведет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведет лицо, назначенное приказом или распоряжением руководителя, ответственным за ведение учета рабочего времени в целом по компании или по отдельному структурному подразделению или филиалу. Таких сотрудников называют «табельщик».

Табельщик должен проставлять явки или неявки сотрудников на основании приказов по кадровому составу. Если табельщик видит, что сотрудник сегодня отсутствует на работе, он должен поднять приказы. Если на отсутствующего сотрудника оформлен приказ на отпуск по уходу за ребенком, в табеле должно быть указано: «ОЖ» или «15».

Последний день отпуска по уходу за ребёнком — это день, когда ребенку сотрудника исполнится 1,5 или 3 года соответственно. В случае выхода сотрудника из отпуска писать заявление не надо. Заявление нужно только если сотрудник выходит из отпуска досрочно.

Командировки и повышение квалификации:

Отсутствие на рабочем месте:

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

Как обозначается отпуск за свой счет в табеле

Определения кодовых обозначений, используемых в табеле рабочего времени:

• в случае если ТК РФ обязывает работодателя предоставить неоплачиваемый отпускной период, тогда числа, на которые приходится отпускной период, обозначаются буквами «ОЗ», либо цифрой «17»;
• если же отпуск без сохранения заработной платы происходит с разрешения работодателя, для обозначения необходимо использовать цифру «16», либо буквы «ДО».

Необходимо производить обозначение каждого отпускного дня вышеуказанными кодами. Допустимо выбрать либо цифровой, либо буквенный код.

Образец обозначения выходных без сохранения заработной платы в табеле Т-12:

Образец обозначения отгулов за свой счет в табеле форма Т-13:

Обозначение отпуска в табеле при больничном

Если сотрудник, будучи в отпуске за свой счет, заболел, что делать? Какие обозначения нужно проставить в табеле учета?

Заболевание работника во время отпуска за свой счет, не считается причиной для его продления и дальнейшей оплаты, в том числе, если он предоставляется по ТК РФ. Также нет необходимости в оформлении листа, подтверждающего нетрудоспособность работника, так как оплаты по нему трудящийся все равно не получит. Оформление больничного имеет смысл только после завершения отпуска без сохранения заработной платы, если до его окончания работник не выздоровел. В этом случае больничные дни будут оплачены.

Обратите внимание: Если больничный наступил в оплачиваемом ежегодном отпуске, период отдыха либо продляется автоматически, либо переносится по запросу заболевшего отпускника.

Если больничный работника, который взял отпуск за свой счет, наступила во время нахождения в нем, обозначение в табеле учёта рабочего времени не меняется.

Отпускные дни, в которые болел сотрудник, необходимо обозначать точно также, как и неоплачиваемые: буквами «ДО» и «ОЗ» либо цифрами «16» и «17».

Обратите внимание: Когда сотрудник пребывает в запланированном отпуске, больничные, которые попали на время отдыха, обозначаются в табеле учёта следующими кодами:

• буква «Б», либо число «19» если больничные дни являются оплачиваемыми;
• буква «Т», либо число «20» если больничные дни не являются оплачиваемыми.

Обозначение отпуска без сохранения заработной платы в часах

Для того, чтобы отметить продолжительность необходимого периода отдыха за свой счет, согласно части 2-ой статьи 128 ТК, применяются календарные дни. В каждый день отсутствия работника проставляется соответствующее кодовое обозначение в виде цифр или букв.

Однако, по статье 128-ой, части 1-ой ТК РФ отпускной период за счет сотрудника, предоставленный по согласованию с руководством, может иметь любые временные рамки. Длительность отдыха может составлять несколько часов. Как в этом случае заполнить табель учета рабочего времени, как обозначить предоставленные часы отдыха за свой счет?

Табель нужно заполнить правильно, в противном случае возможны проблемы во время пересчёта отпускных часов в календарные дни.

Необходимо обозначить 2 пункта в столбце определённого дня:

• с помощью буквы «Я» либо числа «01» в табеле учета обозначается количество часов рабочего времени, когда работник трудился на работе;
• с помощью кода “ДО”, либо числа “16” в табеле обозначается пребывание сотрудника в неоплачиваемом отпуске за свой счет по договоренности с работодателем, при этом отмечается количество часов, приходящихся на этот период.

Вопросы и ответы по теме

Вопрос 1: Какое обозначение использовать для обозначения отгула за свой счет, предоставленного в бюджетной организации?

Ответ: Бюджетные организации заполняют табель учета рабочего времени по форме 0504421. При этом в день, когда работник взял отгул без сохранения заработной платы, но поставить обозначение “А”, что означает факт неявки служащего с разрешения руководства. Можно использовать свое обозначение, для этого его нужно закрепить в учетном политике.

Вопрос 2: Работником пенсионного возраста оформлен отпуск за свой счет на 5 дней. На второй день отдыха наступила болезнь, в связи с чем оформлен больничный лист на 10 дней. Оплатит ли работодатель больничный?

Ответ: Оплачена будет только часть больничного. 4 дня болезни, попавшие на отпуск без заработной платы, не оплачиваются. За остальные 6 дней работодатель обязан посчитать больничное пособие.

Вопрос 3: Работник чернобылец за первый рабочий год отдохнул 28 дней и просит предоставить ему еще 3 дня отдыха. Как их обозначить в табеле учета рабочего времени?

Ответ: Существует закон РФ №1244-1 от 15.05.1991, который обязывает работодателей предоставлять работникам, имевших в прошлом воздействие радиацией на Чернобыльской АЭС, дополнительный отпуск с оплатой в количестве 14 дней. Поэтому в данном случае нужно уточнить у работника, какой вид отпуска ему необходим – за свой счет или оплачиваемый дополнительный. Если оформляется оплачиваемый дополнительный отпуск, то в табеле учета проставляется буквенный код “ОД” или цифровой код “10”.

Задайте свой вопрос в комментариях и получите на него ответ бесплатно!