Как упростить работу с командировками Новые возможности в 1С

Автоматизация кадрового делопроизводства

Отдел кадров существует в любой компании, и его работа становится всё сложнее по мере роста предприятия и появления новых подразделений и должностей.

Какие вопросы решает отдел кадров?

• Работа с персоналом: поиск, наём, увольнение, переводы внутри компании.
• Работа с внутренними документами: отчёты, учёт рабочего времени, составление личных дел сотрудников, выдача справок и больничных листов.
• Расчёт и начисление заработной платы.
• Работа с внешними документами (налоговая документация).
• Приём и обработка заявлений.

При количестве сотрудников до 10 человек всё это можно осуществлять вручную, однако на предприятиях, где работают 10-100 сотрудников, это будет уже сложно, а если в компании больше 100 человек, то автоматизация кадрового делопроизводства совершенно необходима.

Командировки в выходные в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЕРП

В данной статье будет рассмотрен алгоритм действий при начислении в 1С:ЗУП и 1С:ЕРП командировочных, которые по графику работы сотрудника накладываются на выходные дни.

Рассмотрим два варианта:

Так как блок 1С:ЗУП 3.1 полностью включен в ЕРП 2.4, то рассмотрю на примерах в конфигурации 1С:ЕРП 2.4. В конце каждого примера кратко будет приведен алгоритм действий в программе 1С:ЗУП 3.1.

В организации «Деловой союз» сотрудник Новиков Вячеслав Владимирович уезжает в командировку в период 26.03.2020 – 29.03.2020, где 28.03.2020 и 29.03.2020 выходные дни по графику работы (пятидневка). Необходимо корректно начислить командировочные.

1. Настройка программы 1С ЕРП

2. Оплата дней командировки в выходной день в одинарном размере

1. Создать документ Индивидуальный график работы

2. Создать документ Командировка

Для того чтобы сдвинуть работу сотрудника в выходные дни на один месяц, в программе предусмотрен ввод документа Индивидуальный график.

Зарплата – Учет времени – Индивидуальные графики – кнопка Создать.

Необходимо указать организацию, месяц ввода и дату ввода документа. По кнопке Заполнить документ заполнится исходными данными нормы работы сотрудников организации за месяц, указанный в документе. В нашем примере необходимо нажать на кнопку Подбор и из списка сотрудников компании выбрать нужного.

Теперь для сотрудника Новиков Вячеслав Владимирович 28.03.2020 и 29.03.2020 рабочие дни, а 23.03.2020 и 24.03.2020 – выходные.

После чего создаем документ Командировки.

Зарплата – Командировки – создать.

В документе Командировки указываем месяц создания документа, организацию, дату создания документа, сотрудника и период его отсутствия (командировочные).

Ниже заполнение документов из нашего примера.

3. Оплата командировки в выходной день в двойном размере

1. Создать документ Командировки

2. Создать документ Работа в праздники и выходные дни

По первому пункту: Зарплата в командировке (подробнее смотри выше).

Как видим, учтено дней 2, так как 28.03.20 и 29.03.20 – выходные дни (суббота и воскресение).

Далее необходимо за работу в выходные начислить двойную заработанную плату, поэтому создаем документ Работа в выходные и праздники (при настройке системы ранее мы включили, чтобы было можно работать в выходные дни).

Зарплата – Работа в выходные и праздники – кнопка Создать.

Заполняем организацию, рабочие выходные дни, выбираем оплата производится по дням или часам и подбираем сотрудника, ниже заполненный документ.

Двойная оплата за работу в выходные дни произведется с помощью документа в 1С Начисление зарплаты и взносов, когда расчетник, работающий в организации, начисляет заработанную плату за месяц «итого».

Расчет зарплаты в 1С:ЗУП 8. Пошаговая инструкция

Каждый месяц бухгалтер производит в программе 1С:ЗУП 8 определенные действия по расчету заработной платы для сотрудников. Представим эти действия в виде шагов.

Первый шаг. Вводим плановые удержания.

Нужно зайти в журнал «Алименты и другие удержания», затем выбрать нужный для конкретного работника документ. Система предложит несколько: от «Исполнительного листа» до «Удержания профсоюзных взносов».

Однако стоит учесть, что некоторые из приведенных документов становятся доступными только после того, как в настройках на вкладке «Удержания» будут установлены необходимые флажки.

Далее стоит указать, с какой периодичностью будет выполняться удержание, а также способ: расчет или фиксированная сумма.

Второй шаг. Утверждение документов перед расчетом аванса.

Здесь необходимо утвердить документы отклонений, о которых говорилось выше. Для этого необходимо зайти в «Расчеты и выплаты».

К примеру, вам предстоит утвердить «Отпуск без сохранения заработной платы». В этом случае не возникает никаких трудностей. Программа сама подскажет, какие действия нужно выполнить.

Несколько иначе обстоят дела с «Командировками». По сути, их можно не утверждать перед расчетом аванса, а перенести на время, когда будет рассчитываться зарплата. Ведь сотрудник не отсутствовал, а был по рабочим делам в командировке. Зачем же тогда его лишать полноценного оклада в момент выплаты аванса?!

Третий шаг. Расчет и выплата аванса.

Обычно эти операции производятся двумя способами:

• фиксированной суммой или процентом от тарифа;
• по расчету за первую половину месяца.

В первом случае нужно сразу вводить в «Ведомость».

Во втором – использовать специальный документ «Начисление за первую половину месяца».

Четвертый шаг. Утверждение документов перед расчетом зарплаты.

Сразу обратите внимание на «Премии». Они играют важную роль для целей НДФЛ.

В программе 1С:ЗУП 8 в настройках премии на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» ставим Код дохода – 2002. «Категория дохода» — «Прочие доходы от трудовой деятельности».

Пятый шаг. Начисление и выплата зарплаты.

Месячная зарплата, НДФЛ, страховые взносы и удержания начисляются при помощи документа «Начисление зарплаты и взносов» по кнопке «Заполнить».

Далее следует произвести выплату заработной платы. Для этого в системе предусмотрен раздел «Выплаты» Способ вы выбираете в программе, она предложит несколько. К примеру, «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».

Кроме того, не забудьте выбрать значение «Зарплата за месяц».

Шестой шаг. Работа с НДФЛ.

Запомните, если НДФЛ перечисляется в день выплаты одним платежным поручением, то в «Ведомости» ставим флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой». При этом обязательно нужно будет указать реквизиты соответственного платежного поручения.

Если вы используете для перечисления НДФЛ несколько платежных поручений и делаете это позже выплат, то нужно убрать флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой». Далее работаем с документом «Перечисление НДФЛ в бюджет».

Седьмой шаг. Страховые взносы.

Чтобы перечисление взноса было зарегистрировано, используем документ «Уплата страховых взносов в фонды».

Далее вы должны выбрать нужный вид платежа. Программа подскажет вам, это удобно.

Онлайн-система для организации и управления командировками

Все документы доступны в личном кабинете в системе и объединяются по заказам

Передача данных в бухгалтерию с помощью модуля Colibri.travel для 1С

Подсказки по лимитам при бронировании согласно тревел-политике компании

Система авторизации сотрудниками для конкретного пассажира или группы

Мини-правила для быстрого выбора тарифов с багажом или без, возвратных или обменных

Наличие понятных схем всех вагонов, что значительно сокращает время на подбор подходящего варианта

Полная информация при бронировании отеля – отмена со штрафами или без, наличие завтрака или обеда в заказе

Согласование бронирования в несколько кликов. Отправьте подходящие варианты на согласование с сотрудниками

Модуль 1С Colibri.travel

Это доработка для 1С была создана для быстрой обработки отчетных документов по командировкам сотрудников компании:

Поступление денежных документов

Выдача денежных документов

счет, акт, счет-фактура на наземные услуги и сборы

Авансовый отчет для отслеживания закрытия командировки и отражения дополнительных расходов, например суточные, расходы на проезд и так далее

Как это работает?

Все просто –– достаточно установить модуль 1С Colibri.travel и синхронизировать ваш аккаунт в Colibri с 1С, что легко сделать в настройках онлайн-системы. В модуле Colibri.travel бухгалтер может выбрать сотрудников, документы по командировкам которых нужно выгрузить.

Получите полный доступ к бронированию тревел услуг онлайн и экономьте

Собственные прямые контракты и доступ к международным системам бронирования:

оформление размещения в гостиницах как в Российской Федерации, так и за рубежом;

заключение 2D и 3D контрактов с отелями, программы корпоративной лояльности.

Подключения к ТКП, BSP Россия, прямым стоками авиакомпаний и по протоколу NDC, а также чартерные и лоукост рейсы

множество вариантов, среди которых просто найти подходящий вам рейс

сочетание двух авиабилетов в одну сторону по более низкой цене, чем авиабилет «туда-обратно»

заключение 2D и 3D контрактов с авиакомпаниями, программы корпоративной лояльности

автоматический подбор наиболее подходящих пользователю вариантов перелета.

Высокоскоростные поезда, региональные и частные перевозчики, РЖД и Аэроэкспресс

25 000 станций, 24 международных маршрута по территории 17 стран

электронная регистрация, оформление возврата онлайн

бронирование туда-обратно в одной транзакции

интеграция программ лояльности

наличие понятных схем всех вагонов, что значительно сокращает время на подбор подходящего варианта

Контролировать расходы и управлять деловыми поездками еще проще!

Настройка авторизации на компанию и привязка авторизующего лица к пассажиру или группе пассажиров

Настраиваемая система уведомлений

Гибкая система распределения доступа через настройки разных ролей в системе

Система логирования действий пользователей

Возможность настройки тревел политики с разными уровнями доступа сотрудников

Автоматическое создание и редактирование личных кабинетов новых сотрудников путем загрузки данных из внутренней системы клиента

Коммуникация по заказу полностью в режиме онлайн

Служба поддержки клиентов 24/7 с сохранением выделенного менеджера

Выгрузка данных по завершенным командировкам во внутренние системы клиента

Обмен электронными документами в системе Диадок

Возможность настройки тревел-политики с разными уровнями доступа сотрудников

Отображение актуального баланса в режиме реального времени

Просмотр истории расходов онлайн

Формирование отчета по остатку бюджета на выбранный период

Установка кредитных лимитов

Что такое OBT?

Оnline Booking Tool или OBT – это онлайн-система бронирования туристических услуг для корпоративных клиентов. С её помощью компании могут полностью автоматизировать и управлять всеми процессами по организации командировок, контролировать соблюдение тревел-политики сотрудниками компании, а также экономить время и ресурсы на каждом этапе организации деловых поездок.

Агентство АВИА ЦЕНТР предлагает своим клиентам собственный Оnline Booking Tool – Сolibri.travel , надежного помощника в организации деловых поездок.

Онлайн-система, созданная нашими разработчиками, помогает эффективно управлять и решать все вопросы по организации деловых командировок в режиме онлайн. Интеграция с различными с клиентскими системами, такими как 1С, позволяет полностью автоматизировать процесс и сократить время и трудозатраты офис-менеджеров, бухгалтерии и руководителей на управление командировками.

Автоматизация значительно упрощает процесс взаимодействия сотрудников вовлечённых в процесс подбора, согласования и оформления служебных командировок. Все операции можно совершить удаленно, нужен только доступ к интернету и логин/пароль от вашей учетной записи в онлайн-системе.

Вы сможете согласовывать поездки с руководством, мобильно управлять бронированием, выгружать все документы по поездке самостоятельно, а также следить за актуальностью документов для поездок – паспортов и виз. Мобильное приложение позволяет быстро решать все возникающие вопросы в любое время и день недели.

Пользователям открыт доступ к документам в онлайн сервисе, их можно скачать из системы в любой момент, даже находясь в бизнес командировке. Соединив системы, которые используют ваши менеджеры и бухгалтера для отчетности с Colibri.travel, вы забудете об необходимости контролировать получение этих документов от агентства. Мы также используем ЭДО для обмена документами с клиентами, что позволяет сократить бюджет на организацию командировок.

Сolibri позволяет полностью управлять бронированием сотрудников на каждом этапе организации командировки – от бронирования авиа- и ж/д билетов и отелей до закрывающих документов по командировке.

Запросите демо доступ к нашей OBT Colibri, чтобы убедиться насколько удобна данная онлайн-система.