Nedcentr.ru

НЕД Центр
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Личные дела уволенных сотрудников срок и порядок хранения

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Что это такое?

Под личным делом подразумевается совокупность документов и сведений о конкретном работнике и его трудовой деятельности, систематизированных в определенном порядке. В общем виде личное дело представляет собой папку, в которую помещаются все документы, связанные с конкретным работником.

Важно! Частные организации, включая ИП, не обязаны вести личные дела сотрудников, так как в закон не содержит такое требование.

Исключением являются государственные служащие. В случае с ними ведение личных дел является обязательным (ФЗ от 27.04.2004 года № 79-ФЗ и Указ Президента РФ от 30.05.2005 года № 609).

В связи с тем, что ведение личных дел — это добровольное решение работодателя, порядок создания и использования таких баз данных никак не регулируется на законодательном уровне.

По этой причине некоторые организации самостоятельно разрабатывают внутреннее положение, в котором устанавливают правила работы с такой информацией.

Все документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, представляют собой его персональную информацию. Защита этих данных гарантирована законом (ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ). Также информацию из личного дела нельзя передавать третьим лицам за исключением случаев, специально установленных законом (например, по запросу суда).

Доступ к данным имеет ограниченный круг специально уполномоченных лиц (например, руководитель организации или начальник кадровой службы). Доступ должен быть закреплен в соответствующих локальных актах организации. Ну и конечно же сам сотрудник в любой момент может свободно получить любую информацию из своего личного дела по требованию.

Читать еще:  Кого и когда нельзя уволить по инициативе работодателя

Все материалы, попадающие в личное дело работника, условно можно разделить на три группы:

  1. Документы, появляющиеся при приеме на работу, включая различные дополнительные справки.

В эту группу могут входить:

  • заявление о приеме на работу,
  • трудовой договор,
  • личная карточка (форма № Т-2),
  • приказ о поступлении на конкретную должность,
  • копия паспорта,
  • СНИЛС, ИНН и др.
  1. Документы, оформляемые в процессе трудовой деятельности.

В данный раздел можно включить следующие виды бумаг:

  • дополнительные соглашения, заключаемые к трудовому договору,
  • аттестационные листы,
  • приказы о повышении в должности и др.
  1. Документы, которые оформляются в случае увольнения работника.

К таковым, например, относится:

  • заявление об увольнении по собственному желанию,
  • приказ об увольнении.

В отношении работников, для которых ведение личные дел является обязательным, перечень документов устанавливается соответствующими нормативными актами.

В целом, несмотря на то, что создание личных дел не является обязательным требованием, многие организации все же их ведут. Это позволяет оперативно находить всю необходимую информацию об интересующем сотруднике.

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Читать еще:  Идеальный сотрудник коллцентра кто он и как его искать

Сроки хранения личных дел уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив не позднее 3 лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.

Личные дела руководителей и работников компании нужно хранить 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003. Если же эта процедура произошла ранее указанной даты, срок хранения личных дел составляет 75 лет (п. 445 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Такой же срок хранения предусмотрен для книг, журналов, карточек учета, базы данных личных дел (п. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236).

Личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Начало течения срока хранения личных карточек следует исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

По истечении сроков хранения личные дела уволенных сотрудников подлежат уничтожению (ч. 1, 2, 4 ст. 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 и 4.3 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

При банкротстве компании или ее ликвидации по иным причинам личные дела сотрудников вместе с другими документами, срок хранения которых не истек, передают в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ).

Порядок ведения дел

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их прямая обязанность. Порядок регламентируется внутренней документацией.

Образец приказа о наделении полномочиями по обработке персональных данных

После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, дополняя его документами по мере поступления до момента увольнения.

Первым подшивают дополнение к листку по учету кадров.

Дополнение к анкете по учету кадров

Затем подшивают персональные данные (анкета, копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т.д.) и прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Читать еще:  Приказ о выдаче молока за вредные условия труда

Так брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают:

  • название организации;
  • номер (если ведется нумерация);
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дата начала ведения (дата издания приказа о приеме);
  • дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
  • срок хранения личных дел уволенных сотрудников (прописывается при закрытии дела);
  • количество листов самого дела (данную графу заполняют, отправляя дела в архив).

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель. Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года. Правила формирования архивного фонда не распространяются на бумаги с несущественным сроком хранения 10 и менее лет.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников можно показать в таблице. Она сформирована с учетом требований статей Перечня типовых управленческих документов от 6 окт. 2000 г.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector