Оптимизация персонала снижение затрат на обеспечение трудовой деятельности

Оптимизация персонала

О том, что такое оптимизация персонала знают и многие сотрудники, и тем более, кадровые специалисты. Однако отдельные тонкости данного процесса известны не каждому – так, оптимизация численности персонала на предприятии далеко не всегда является актуальным решением насущных проблем, либо должна в принципе подразумевать сокращение работников. Учитывая современные тенденции кадрового делопроизводства, оптимизации персонала и его численности должен уделять пристальное внимание каждый руководитель или HR-специалист.

Подробнее

WFM система управления трудовыми ресурсами

разработана для того, чтобы вы могли обеспечить производство нужными специалистами, планировать рабочее время персонала и оперативно управлять рабочей силой, принимая решения в реальном времени.

Прогноз

Качественное планирование работы персонала начинается с точного прогноза. Для разных отраслей

WFM использует разные математические модели прогнозирования потребности в трудовых ресурсах.

В основе прогноза — исторические данные, нормы по операциям, производственная программа. Потребность в персонале можно рассчитать с точностью до 15 минут.

Планирование графиков

Ошибки в планировании рабочего времени могут привести к снижению производительности и неоправданным расходам на труд.

WFM помогает оптимизировать графики работы основного и подменного персонала – с минимальными переработками и без переплат за сверхурочные.

Сформирует графики на год вперёд, – так, чтобы производственные планы выполнялись и не простаивало дорогостоящее оборудование.

Учтёт пожелания сотрудников. Не позволит превысить лимит по сверхурочным, подскажет, кого из сотрудников “нагрузить”, а кому предоставить выходной.

Учёт рабочего времени

Ручное внесение данных в табель рабочего времени приводит к тому, что у линейного менеджера нет актуальной информации, и он не может принимать взвешенные решения.

WFM формирует табель автоматически. Актуальный табель доступен всегда (не только в конце месяца). Все отклонения от графика (сверхурочные, перенос выходного, перемещения) видны онлайн.

На основе данных о типе явки/неявки и типе времени формируется точная база для расчета заработной платы. Каждому временному промежутку система ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные сотруднику.

Например, был на медосмотре в рабочий день – оплата по среднему, работал в выходной – в двойном размере.

Выбор исполнителей

Вы сможете мониторить обеспеченность производства в режиме онлайн; принимать решения о том, кого назначить на работы; подбирать наиболее подходящих исполнителей. А система проконтролирует наличие допусков и медосмотров.

Сотрудник не может выйти на работу? ALFA hrms подберет квалифицированную замену. Без простоя в производстве.

Положения об организации нормирования труда

Коллективный договор предприятия обычно содержит основные положения об организации нормирования труда, которые могут предусматривать:

1. мероприятия по организации труда и повышению эффективности производства, в т.ч. по введению новых, замене и пересмотру установленных норм труда, сроки их действия;
2. установление повышений в оплате труда при работе по напряженным нормам труда;
3. договоренности работодателя и работников по повышению эффективности производства, в том числе за счет снижения трудовых затрат;
4. стимулирование рабочих и служащих за реализацию мероприятий по снижению нормативной трудоемкости;
5. виды рабочих процессов и производств, где будут проводиться организационно-технические изменения в условиях производства;
6. категории и группы работников, для которых вводятся пониженные нормы труда и размеры их снижения;
7. список действующих межотраслевых, отраслевых и внутрифирменных справочников норм и нормативов.

Смотрите также: Методы нормирования труда на производстве.

Больше практических материалов и положений на эту тему можно найти в разделе Нормирование труда библиотеки портала.

На чем не стоит экономить?

Занимаясь вопросами кадровой оптимизации, стоит отдавать отчет, что существуют статьи расходов, на которых не желательно экономить. В противном случае, в недалеком будущем компания может понести убытки. Среди таких направлений:

• Инвестиции в профессиональную подготовку специалистов . Программы обязательной переподготовки и корпоративного обучения научат работников справляться с любыми текущими проблемами. Различные курсы позволяют приобрести необходимые деловые навыки и умения, чтобы в дальнейшем решать более сложные задачи. Кстати, во многих случаях обучение работников компания может проводить собственными силами предприятия, что позволяет уменьшать затраты на обучение;
• Затраты на рекламу и маркетинговую деятельность , а также на разработку и внедрение в производство новых продуктов. Эти статьи расходов необходимы для компаний, в приоритете которых – успешное развитие, а не постепенное сокращение своей деятельности;
• Оборудование рабочих мест для сотрудников . Попытка сэкономить на качественных средствах производства неминуемо вернется большими потерями. Наоборот, лучше вкладываться в приобретение современных рабочих инструментов, позволяющих наиболее рационально использовать рабочее время;
• Заработная плата . Зарплата должна оставаться серьезным мотивационным фактором для сотрудников. В ситуациях, когда прибыль прямо зависит от работы конкретного специалиста, стоит решить вопрос о модернизации соотношения фиксированной и переменной долей трудового вознаграждения. В идеале, следует разработать надежную мотивационную программу для всех работников компании.

Как рассчитать затраты труда: формулы для подсчета

Как посчитать трудозатраты на задачу, если известно, какое время должно быть затрачено на ее решение при работе одного специалиста? Когда стоит цель вычислить трудозатраты на выполнение некоторой операции, используется следующая формула:

где:
Ч — искомые трудозатраты за единицу времени (чел/час),
Т — выбранная единица времени (обычно час),
К — количество работников.

Например, указание, что для решения задачи потребуется объем труда в размере 24 человеко-часов, говорит о следующем:

1. Задачу может выполнить один специалист за 24 часа (3 дня в переводе на человеко-дни со стандартной продолжительностью 8 часов);
2. Два специалиста за 12 часов;
3. Три специалиста за 8 часов (1 человеко-день);
4. Четыре специалиста за 6 часов.

А если задействовать шесть, восемь, двенадцать или даже двадцать четыре сотрудника, то время на выполнение можно сократить, получив от 4-х до 1-го часа (конечно, в том случае, если задача допускает коллективный труд).

Оценка трудозатрат на основании подобных подсчетов наглядно показывает трудоемкость предстоящего процесса (при составлении сметы или коммерческого предложения), помогает планировать предстоящую загрузку специалистов, а также демонстрирует, как можно ускорить выполнение срочной задачи за счет повышения количества вовлеченных работников.

Чтобы рассчитать, каковы будут затраты на оплату труда задействованных специалистов (чтобы заложить их в себестоимость продукта или услуги), используют следующую формулу:

где:
Ц — цена (стоимость) одного человеко-часа (человеко-дня), иными словами — стоимость расчетных трудозатрат,
ЗП — заработная плата сотрудника или группы сотрудников, задействованных в технологическом процессе,
РЧ — количество фактически отработанных (планируемых к отработке) часов (дней).

В величину РЧ входят только часы или дни, непосредственно потраченные на выполнение работы, без учета временных отлучек, перерывов, отгулов и любого иного вида отсутствия на рабочем месте, не связанном с выполнением служебных задач за пределами территории организации.

Эти формулы помогают оценить трудозатраты на выполнение работ при планировании загрузки, подсчете эффективности труда и вычислении величины заработной платы сотрудников.

Увольнение и сокращение штата и численности работников

Наиболее радикальной мерой, на которую вынуждены идти предприятия в условиях финансового кризиса, это сокращение численности сотрудников. Осуществить эту процедуру можно двумя способами:

Сокращение численности означает уменьшение количества штатных единиц для конкретной должности, а сокращение штата представляет собой отказ от отдельных должностей в штатном расписании.

За два месяца до предстоящего увольнения необходимо письменно под роспись уведомить работника, причем двухмесячный срок исчисляется с того момента, когда работник подписал соответствующее уведомление. В уведомлении также необходимо предложить работники все имеющиеся свободные на предприятии вакансии как по его специальности, так и по нижеоплачиваемым должностям.

В «1С Зарплата и управление персоналом 8» для увольнения сотрудника необходимо:

Рисунок 5 Документ «Увольнение из организации»

Для отражения в учете всех необходимых компенсаций при увольнении предназначен документ «Расчет при увольнении сотрудника организации» (рис.6). В документе предусмотрена возможность начисления следующих предусмотренных законодательством компенсационных выплат:

В соответствующих полях документа указываются:

По кнопке «Рассчитать» производится расчет среднего заработка и необходимых начислений, результаты расчета при необходимости могут быть выведены на печать.

Рисунок 6 Документ «Расчет при увольнении сотрудника организаций»

Подводя итоги, авторы еще раз обращают внимание, что только неукоснительное соблюдение Трудового Кодекса позволяет предприятиям избежать непростых трудовых споров и в то же время гибко реагировать на изменения условий внешней среды.

© ООО Аудиторская Фирма «Экономикс Бюро», Тел.: (343) 370-55-19, 378-19-18, 370-52-13

Оптимизация = виртуализация

Когда существующая ИТ-инфраструктура проанализирована, инвентаризация технических и программных средств проведена, процессы управления и обслуживания формализованы, появляются возможности для сокращения затрат на технологическом уровне.

Чаще всего такие возможности выявляются при мониторинге уровня загрузки существующего оборудования. Например, серверы, ресурсы которых загружены на четверть всего одним приложением только из требований информационной безопасности, или коммутаторы с количеством портов, вдвое превышающим количество подключенных пользователей и т.п. Одним из наиболее эффективных методов оптимизации загрузки серверных ресурсов является виртуализация.

Виртуализация серверов предоставляет возможность совместного использования ресурсов одного физического компьютера несколькими виртуальными машинами для достижения максимальной эффективности. Ресурсы используются несколькими виртуальными машинами и приложениями совместно. Аппаратные ресурсы сервера могут динамически выделяться виртуальным машинам по требованию либо статически назначаться администратором. Такая оптимизация ресурсов повышает гибкость организации и снижает капитальные и эксплуатационные расходы.

На один сервер можно установить насколько виртуальных машин, которые будут использовать ресурсы сервера только тогда, когда это действительно необходимо приложению. Причем если это не приложение реального времени с высоким числом обращений пользователей, а задача, выполняемая периодически, то число таких задач может быть больше, чем суммарные ресурсы сервера, поскольку ресурсы будут выделятся по очереди каждому приложению Таким образом, например, построены системы виртуального хостинга, когда на одном сервере могут вполне успешно сосуществовать сотни и даже тысячи Web-сайтов.

Итак, один из самых действенных способов оптимизации затрат на ИТ-инфраструктуру — виртуализация серверов. А если попробовать вообще обойтись без серверов и специально выделенного для них помещения (что особо актуально для небольших компаний и стартапов)? И такое возможно — в следующей части статьи мы отправимся в облака.