Отмена трудовых книжек на бумажном носителе в 2021 году

Представление формы СЗВ-ТД регулируют:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)».
• Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Уведомление работников об изменении трудового законодательства

Все без исключения работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с отказом от бумажных трудовых книжек и переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Указанное уведомление необходимо было в письменной форме направить каждому работнику. Сделать это первоначально требовалось до 30 июня 2020 года включительно. Но в середине года указанный срок был перенесен на 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Материалы по теме

Новые русские

Новое поколение

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. При этом необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года, а в электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Среди преимуществ нового формата — удобный доступ работников к информации, дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, удаленное оформление пенсий, также данные из электронной трудовой книжки можно будет использовать для получения госуслуг. Еще один плюс виртуального документа — решение проблем с логистикой и хранением, а также сокращение расходов на кадровое делопроизводство. По подсчетам Минтруда, 1 рубль затрат на офисное кадровое делопроизводство при переходе в электронный формат превращается в 28 копеек. Возможная экономия для работодателей оценивалась примерно в 500 миллионов рублей в год.

1. Прием на работу впервые в 2021 году

1. Прием на работу впервые в 2021 году

Планировалось, что с 2021 года нас ждут изменения по оформлению СЗВ-ТД при приеме на работу и оформлению отчетности.

Но сроки сдачи СЗВ ТД в случае приема на работу и увольнения не позднее следующего дня уже действуют с апреля 2020 года. Новая форма расчета уже опубликована, но она вступит в действие с июля 2021 года, а не с 1 января, как изначально планировалось.

Но обо всем поподробнее.

Переходный период по внедрению «электронных трудовых книжек (ЭТК)» практически закончился. Теперь, если у работника раньше не было трудовой книжки, регистрация сведений о приеме на работу и СЗВ ТД при приеме на работу 2021 впервые — только в электронном виде.

Бумажная трудовая книжка с 01.01.2021 для работников, у которых ранее не было трудовых отношений, не оформляется.

Для простоты будет говорить об «электронной трудовой книжке», хотя законодательно такой термин не введен. В статье 66.1 ТК РФ речь идет о сведениях о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Итак, к нам пришел устраиваться на работу человек, для которого наша организация будет первым местом работы.

В упрощенном виде порядок действий при приеме на работу выглядит так:

Будущий сотрудник представляет документы, перечисленные в статье 65 ТК РФ. Если сотрудник не впервые устраивается на работу, то наряду с привычными документами и сведениями, будущий работник представляет сведения о трудовой деятельности взамен бумажной трудовой, если в 2020 году перешел ее электронный аналог.

Кандидата на должность знакомят с нормативными документами организации по труду, правилами внутреннего распорядка, правилами техники безопасности (при необходимости). Новый сотрудник своей подписью подтверждает, что он ознакомлен с правилами организации и согласен их выполнять.

С сотрудником заключается трудовой договор и создается приказ о приеме на работу.

Сотрудник кадровой службы или работник бухгалтерии (иной работник, ответственный за прием на работу), заполняет бумажную трудовую книжку сотрудника (если она у него еще ведется), заводит личную карточку сотрудника, либо отражает все необходимые данные в программе.

Затем создается отчетная форма СЗВ-ТД и отравляется в ПФР РФ.

Сведения Прием на работу СЗВ ТД должны содержать указания на кадровое мероприятие «Прием», наименование должности, на которую принимается новый сотрудник, его трудовую функцию. В форме проставляется дата и номер Приказа о приеме на работу.

Итак, сотрудник устраивается на свое первое в жизни рабочее место в 2021 году. Ему оформляется только ЭТК, все записи в которой ведутся в электронном виде.

Сотрудник может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности.

Работодатель должен представить такую информацию в 3-х дневный срок, выдав форму СТД-Р. Форма была утверждена в январе 2020 г. (Приказ Минтруда от 20.01.2020 № 23н), вступила в действие с 07.03.2020. При увольнении сотрудника работодатель также должен выдать эту форму в день увольнения, но только сотрудникам, которые перешли на ЭТК.

2. СЗВ ТД при приеме на работу 2021

Порядок формирования формы будет различаться в зависимости от периода оформления: до 1 июля 2021 или после 1 июля 2021 года.

На момент написания статьи у работодателя нет обязанности в случае приема на работу в 2021 года сотрудников, которые ранее трудились у другого работодателя, запрашивать какие-либо сведения о подаче ими заявления о способе ведения трудовой книжки.

Те, у кого на руках бумажная трудовая книжка, и дальше могут продолжать жить и работать, ничего не меняя. При приеме на работу такого сотрудника работодатель делает запись в бумажную трудовую книжку. И одновременно заносит данные в программу (ведет учет сведений по труду в электронном виде).

Если сотрудник представил только форму СТД-ПФР или СТД-Р, то работодатель вполне может запросить и бумажную трудовую книжку. Для того чтобы внести данные о стаже работника в свой кадровый учет, но потом он должен трудовую книжку вернуть.

У сотрудника, ответственного за составление формы СЗВ-ТД могут возникнуть сложности при заполнении графы «код выполняемой функции».

До 2021 года эту графу вообще можно было не заполнять, а в период 01.01.2021 — 30.06.2021 ее должны заполнять те, кто применяет профессиональные стандарты.

Формат данных — ХХ.ХХХ-Х-Х, где:

первые 5 знаков с точкой – код наименования профессиональной деятельности,

последние 2 знака — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровое обозначение уровня квалификации в соответствии со стандартом трудовой деятельности.

Например, для бухгалтера по заработной плате, который составляет зарплатную отчетность, код может выглядеть как «8.002-В-6», где:

8.002 означает «деятельность в области бухгалтерского учета,

В — подразумевает, что бухгалтер не только ведет первичный учет, но и составляет отчетность,

6 — что для трудовой функции «ведение налогового учета, составление налоговых расчетов и деклараций…» («зарплатная» отчетность). Нужна квалификация, которая расшифровывается в стандарте под кодом 6.

3. СЗВ ТД при приеме на работу 2021 после 1 июля 2021

Рассмотрим изменения, которые внесены в форму СЗВ-ТД и порядок ее заполнения. Нормативный документ — Постановление Правления ПФР РФ от 27.10.2020 № 769 (изменения в Постановление ПФР РФ от 25.12.2019 № 730п).

Еще раз уточним, что новая форма вступит в силу с 1 июля 2021 года.

В форму (в поле до основной таблицы) добавлены строки, в которых указываются сведения об организации, правоприемником которой является страхователь (организация, представляющая форму).

В самой таблице появится новая графа 4, в которой будут указываться сведения о работе застрахованного лица в районах Крайнего Севера, либо в местностях, приравненных к ним.

Количество граф увеличится на одну, поэтому прежняя графа 4 получит номер 5, прежняя пятая — номер 6 и так далее. Всего в таблице будет 11 граф.

В инструкции прописан новый порядок заполнения графы 6 «Код выполняемой функции»:

код теперь будет содержать 5 ячеек, разделенных точкой,

в первых четырех ячейках требуется указывать код наименования группы занятий в соответствии с Общероссийским классификатором занятий,

в пятой — контрольное число.

Но по-прежнему, эту графу заполняют только те, у кого в организации введены в действие профессиональные стандарты.

Также с 01.07.2021 изменится формат представления формы в электронном виде.

4. Сдача СЗВ ТД при приеме на работу

Сдача СЗВ ТД при приеме на работу с января 2021 года происходит по тем же правилам, которые действовали и в 2020 году.

Уточним, что сдача СЗВ ТД при приеме на работу в ПФР РФ должна проводиться не позднее следующего для не после начала работы, а именно после издания приказа о приеме на работу.

Пример.

Сотрудник написал заявление о приеме на работу с 1 марта 2021 года. Дата заявления — 17.02.2021. Компания заинтересована в сотруднике и с оформлением документов было решено не затягивать. Будущий сотрудник ознакомился со всеми необходимыми документами организации и подписал трудовой договор. Дата подписания трудового договора и дата в Приказе о приеме на работу — 19.02.2021. Планируемая дата начала трудовой деятельности на новом месте 01.03.2021.

СЗВ ТД при приеме на работу 2021 необходимо в этом случае было подать не позднее 20.02.2021 (рабочая суббота в связи с переносом выходных).

Если вдруг сведения по форме СЗВ-ТД при приеме на работу сотрудника были поданы с ошибкой, нужно представить новую форму СЗВ-ТД, в которой отменить неверные сведения, проставив в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» знак «Х».

Напомним, что с 2021 году при непредставлении формы СЗВ-ТД, либо представлении неполных или недостоверных сведений, могут быть штрафные санкции. Например, сначала предупреждение, а затем и штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ.

5. Подача СЗВ ТД при приеме на работу совместителя

При оформлении на работу совместителей у бухгалтеров часто возникает вопрос, следует ли вообще по ним подавать сведения в ПФР РФ. Никаких исключений в приказе, утвердившем форму и инструкцию по ее заполнению, в отношении совместителей не предусмотрено.

Следовательно, подача СЗВ ТД при приеме на работу совместителя осуществляется в обычные сроки. Это касается как внешних, так и внутренних совместителей.

Маленький нюанс. Подача СЗВ ТД при приеме на работу в этом случае отличается тем, что в графе «Трудовая функция» следует указать не только наименование должности, но сделать пометку «по совместительству». Не конкретизируя, о внешнем или внутреннем совместителе идет речь.

В отношении совместителей есть еще одна особенность — если совместитель по каким-либо причинам решит в 2021 году подать заявление о способе ведения трудовой книжки, то отказать в приеме такого заявления нельзя. А вот подать сведения по такому работнику в составе СЗВ-ТД не требуется. Об этом говорилось в Письме ПФР РФ от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 «Об особенностях заполнения формы СЗВ-ТД в отношении совместителей».

6. Отказ от бумажной трудовой книжки в 2021 году

Сотрудник, который в 2020 году подавал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, может подать заявление о переходе на ЭТД в 2021 году и позднее (п. 5 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Возможно, в скором времени будут внесены изменения в правила работы с ЭТД. Например, в отношении сведений о трудовой деятельности до 31 декабря 2019 года (а такие проекты есть). Возможно, некоторые сотрудники решат подать заявления о переходе на ЭТД. Хотя раньше у них таких намерений не было.

А вот те, кто вообще не подавал заявление, хотя и имел такую возможность, и решил сделать это в 2021 года, находятся немного в другой ситуации.

Для них возможность сделать выбор в пользу ЭТК прямо в законодательстве не предусмотрена. Заявление нужно было подать до 31.12.2020. Но, учитывая общий курс на повсеместный переход на электронный документооборот, в том числе на ЭТД, вряд ли ПФР будет против и откажет в приеме такого заявления в 2021 году.

Работодатель, на наш взгляд, должен такое заявление принять и передать в ПФР в обычные сроки (до 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления).

Мы рассмотрели с вами особенности приема на работу и составления формы СЗВ-ТД в 2021 году, в т.ч. для сотрудников, впервые вступающих в трудовые отношения. Если у вас остались вопросы, пишите их в комментариях ниже.

Подробнее про заполнение отчетных форм в теории и программе 1С Бухгалтерия 8 смотрите в курсе «Азбука отчетности»

Подписывайтесь на наш инстаграм и телеграм

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

• Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
• Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Печать заявлений о способе ведения трудовой книжки

Создадим заявления на электронную трудовую книжку:

• Указываем организацию и дату заявления.
• Добавляем сотрудников по кнопкам “Добавить” или “Подбор”.
• Для каждого сотрудника указываем вид заявления: ведение бумажной книжки или ЭТК.
• Флажок “Отозвано” используется, если после подачи заявления сотрудник его отзовет.
• Указываем руководителя и его должность.

По кнопке “Заявление” печатаем заявление:

Биометрия – чистейшее зло

Не менее настороженно Наталья Касперская относится к биометрии. Она порекомендовала не передавать никому свои биометрические данные и, цитата, “не вестись на удобство».

В настоящее время в России существует государственная Единая биометрическая система (ЕБС), популярностью среди россиян не пользующаяся. По данным «Ведомостей», на середину февраля 2021 г. в ней было зарегистрировано всего около 164 тыс. граждан России из более чем 146 млн. Также биометрию любят собирать банки, предлагая взамен упрощенную авторизацию в личном кабинете.

Создание ЕБС началось в 2016 г., а первые тесты прошли в декабре 2017 г. Официальный запуск ЕБС состоялся 1 июля 2018 г. однако еще в марте 2018 г. CNews сообщил о том, что оператором ЕБС назначен «Ростелеком». За 3,5 года в этом плане ничего не изменилось – развитием системы по-прежнему занимается «Ростелеком».

Широкую популярность ЕБС приобрела у российских банков. В настоящее время она используется как минимум в Сбербанке, Альфа-банке, Промсвязьбанке и Почта-банке.

«Моя личная рекомендация: ни в коем случае не сдавать биометрические данные, не вестись на удобство. Их практически с гарантией украдут, продадут, сольют. Давайте нам сначала объяснят: как эти данные планируется защищать, в том числе, от своих сотрудников», – заявила Наталья Касперская. Она добавила, что лично ей непонятно, зачем в принципе нужно повсеместное использование биометрии.

«Граждане сдают отпечатки пальцев и фото лиц, их лица снимают без их ведома и согласия на улицах, на транспорте, в офисах и торговых центрах, а потом такую информацию может кто-то слить, украсть, перехватить и использовать, например, в крупных сделках с недвижимостью, при управлении счетом в банке, при проходе на закрытые объекты и тому подобном», – предостерегла россиян об опасности президент InfoWatch.