Переход на электронные трудовые книжки в программах 1С

Совет: Как вести электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП 3.1 – заполнение формы СЗВ-ТД

Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года, все работодатели обязаны формировать ЭТК на каждого работника и передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст.3 ФЗ от 16.12.2019 г. N 439-ФЗ).

Несмотря на то, что программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (Редакция 3.1) уже поддерживает функционал ЭТК и автоматизирует процесс работы с ними, у работодателей остается множество вопросов по оформлению операций.

В статье мы рассмотрим следующие вопросы:

Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) – правила и сроки заполнения и представления

Для целей отчетности была введена форма Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД). Порядок заполнения формы и представления ее в территориальный орган ПФР утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019г. N730п. В соответствии с ним форма СЗВ-ТД:

• представляется, начиная с 1 января 2020 года, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности;
• является документом персонифицированного учета;
• заполняется отдельно на каждого сотрудника на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между страхователем и зарегистрированным лицом, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
• заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе);
• заполняется отдельно на каждого сотрудника, если в отчетном месяце произошло одно из событий:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение с работы;
• подано зарегистрированным лицом заявление о порядке ведения страхователем трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде;

• изменение наименования страхователя;
• установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности и заниматься определенной деятельностью.

Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа. В случае если численность работающих у него зарегистрированных лиц менее 25, он может представлять СЗВ-ТД на бумажном носителе.

При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица, страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

В программе 1C:Зарплата и управление персоналом 8, (редакция 3.1.13.120), Форма СЗВ-ТД и другие документы, связанные с ЭТК находятся в разделе Кадры, подраздел Электронные трудовые книжки.

Документооборот в 1С:ЗУП 8 при получении от сотрудника заявления о порядке ведения трудовой книжки

В течение 2020 года сотрудник может подать заявление о порядке ведения электронной книжки – выбрать бумажный вариант, либо полный переход на электронную форму. При этом, даже если сотрудник выбрал бумажную форму, электронная трудовая книжка будет вестись параллельно. В нашем примере сотрудник Электронов И.И. написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Вводим новый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Заявление заполнить и провести. Затем, по кнопке Печать выводим на печать Уведомление сотруднику об изменениях в трудовом законодательстве.

И Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ

Эти два документа отдаем на подпись сотруднику.

В документе Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД отразится полученное заявление. В документе отражаются все операции по всем сотрудникам за отчетный период.

Информацию можно детализировать по каждому сотруднику. Для этого предназначен список Мероприятия, который собирает все операции из СЗВ-ТД.

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей. Этот отчет теперь можно будет сдать в ПФР в бумажном виде, или отправить через сервис 1С-Отчетность.

Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при приеме на работу нового сотрудника

Вернемся немного назад и примем на работу сотрудника Электронова И.И. В кадровые документы разработчики добавили флаг Отразить в трудовой книжке, который автоматически отражает документ в СЗВ-ТД. При создании документа Прием на работу Флаг активирован автоматически – снимать его не нужно.

Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Прием на работу.

Мероприятие по приему сотрудника Электронова И.И.

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей.

Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при увольнении сотрудника

Как и в предыдущем случае, в документе Увольнение обязательно должен быть установлен Флаг Отразить в трудовой книжке. При создании документа Флаг устанавливается программой автоматически.

Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Увольнение.

С релиза 3.1.13.120, если до момента увольнения по сотруднику в 2020 году не было отражено в программе ни одного мероприятия, то сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя отражаются в СЗВ-ТД автоматически (необходима проверка и контроль).

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Вычетову И.П.

Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при кадровом переводе сотрудника

В документе Кадровый перевод (при создании нового документа) Флаг Отразить в трудовой книжке программой автоматически НЕ устанавливается, так как не все мероприятия по Кадровому переводу должны отражаться в Форме СЗВ-ТД. Пользователю необходимо самостоятельно принять решение об установке Флага в зависимости от перевода. В нашем примере сотрудник Отпускникова Н.А. переведена в другое подразделение и на другую должность, такой перевод отражается в СЗВ-ТД, поэтому в документе устанавливаем Флаг Отразить в трудовой книжке.

Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Кадровый перевод.

Мероприятие по кадровому переводу сотрудника Отпускниковой Н.А.

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Отпускниковой Н.А.

Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!

Переход на электронные трудовые книжки в 1С

Форма уведомления и заявления законодательно не утверждена, поэтому работодатель может:

• разработать собственные формы;
• использовать формы, реализованные в 1С.

В программе можно сформировать документы на всех работников в разделе Заплата и кадры — Электронные трудовые книжки — Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности .

Заполните табличную часть всеми или отдельными сотрудниками.

Укажите любой из вариантов в графе Вид заявления и нажмите Записать .

Проводить документ не нужно, иначе сведения попадут в форму СЗВ-ТД.

По кнопке Заявление на всех указанных сотрудников сформируются:

• уведомление;
• два заявления о способе ведения трудовой книжки.

Печатные формы документов можно распечатать, сохранить или отправить по электронной почте из программы.

По мере того как сотрудники будут сдавать заявления, создавайте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности и выбирайте в графе Вид заявления способ, указанный работником.

Укажите актуальную дату, указанную работником в заявлении.

При проведении Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности данные о выборе сотрудника отразятся в СЗВ-ТД указанной датой.

До 15 числа направляйте в ПФР сведения СЗВ-ТД по работникам, которые подали заявления в предыдущем месяце.

См. также:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и заполнение заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки в программах 1СРаботодателям в 2020 г. предстоит выполнить ряд мероприятий для перехода.
2. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — с чего начатьС 1 января 2020 г. начался переход на электронные трудовые.
3. Как облегчить переход на электронные трудовые книжки: подсказки работодателюЧрезвычайные меры, которые приходится предпринимать работодателям и властям в связи.
4. Электронные трудовые книжки (из записи эфира от 17 января 2020 г.).

Карточка публикации

ID задана и содержит ID поста $termini = get_the_terms( $post->ID, ‘post_tag’ ); // так как функция вернула массив, то логично будет прокрутить его через foreach() foreach( $termini as $termin )< echo '' . $termin->name . »; > /* * Также вы можете использовать: * $termin->ID — понятное дело, ID элемента * $termin->slug — ярлык элемента * $termin->term_group — значение term group * $termin->term_taxonomy_id — ID самой таксономии * $termin->taxonomy — название таксономии * $termin->description — описание элемента * $termin->parent — ID родительского элемента * $termin->count — количество содержащихся в нем постов */ —>

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Шаг 4. Регистрация текущих кадровых событий

В кадровых документах, которые регистрируют кадровые события, подлежащие включению в отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р , установим флажок Отразить в трудовой книжке . Если в трудовой книжке нужно указать конкретный вид работы, нужно заполнить реквизит Трудовая функция . Можно отредактировать Наименование документа , которое будет отображаться в отчетах по ЭТК, если требуется, чтобы оно отличалось от стандартного наименования документа, которое подтягивается в отчет:

Если кадровое мероприятие не регистрируется отдельным кадровым документом, отразите его через документ Регистрация трудовой деятельности .

Документ Регистрация трудовой деятельности появился, начиная с версий 3.1.10.348 и 3.1.13.120. В предыдущих версиях программы требовалась ручная корректировка СЗВ-ТД и СТД-Р .

Добавим новое отдельно взятое мероприятие (например, Установление (присвоение) профессии ) в документе Регистрация трудовой деятельности по кнопке Добавить в меню Еще .

В новой строке подберем Сотрудника и укажем Дату и Вид мероприятия, а также заполним дополнительную информацию о мероприятии.

Для регистрации переименования организации удобно заполнить табличную часть документа всеми действующими сотрудниками по кнопке Переименование . После нажатия кнопки откроется окно Переименование организации для заполнения сведений о мероприятии.

В какой программе вести электронные трудовые книжки рекомендует ПФР

Список бесплатных программ , в которых можно подготавливать и передавать различные виды отчетности, размещен на официальном сайте Пенсионного фонда России. Некоторые из них подходят для составления отчета по форме СЗВ-ТД и его отправки. Обращаем внимание, что в настоящий момент обязанности работодателя по ведению ЭТК ограничиваются подготовкой и своевременной подачей отчетности по указанному формату в бумажном или электронном варианте (по мере необходимости, то есть если произошло одно из вышеуказанных кадровых изменений). Непосредственным формированием ЭТК граждан России занимается ПФР.

Однако программа для ведения электронных трудовых книжек сможет взаимодействовать с пенсионным ведомством только после заключения с ним соответствующего соглашения об электронном документообороте (ЭДО). Для его оформления нужно подать заявку в районное отделение ПФР, которая подлежит согласованию. Если она одобрена, между Пенсионным фондом и организацией (или ИП) заключается договор об ЭДО. Заявка рассматривается в течение двух рабочих дней.

Кратко рассмотрим несколько вариантов бесплатного программного обеспечения, рекомендованного Пенсионным фондом для составления отчетности по форме СЗВ-ТД:

• «Spu_orb» — программа для ведения электронных трудовых книжек, позволяющая сформировать и распечатать отчет, выгрузить пачки документов для пенсионного ведомства. Подходит для таких старых операционных систем, как WindowsXP. Распространяется бесплатно, регулярно обновляется.
• «ПД СПУ» — еще одна бесплатная программа для электронных трудовых книжек. Разработана в г. Смоленске. Ориентирована на компьютеры, где установлена операционная система Windows (версии XP, 2000, 7, 8, 10, Vista). Позволяет заполнять и распечатывать необходимые формы отчетности, переводить их в формат электронных документов. Снабжена справочным руководством по работе с программой.
• «Документы ПУ-6» — позволяет сформировать отчетность по форме СЗВ-ТД. Занимает на компьютере немного места – около 65 Мбайт.

Пользователи-работодатели не обязаны вести электронные трудовые книжки в программном обеспечении, представленном лишь на сайте Пенсионного фонда. Для формирования отчетности они могут выбрать любую удобную для них программу, платную или бесплатную. Например, возможность формирования СЗВ-ТД реализована разработчиками в программе 1С: ЗУП 8.3 по учету зарплаты, а также в программах, предназначенных для электронного обмена – «Контур Экстерн» и т.п.

Пенсионный фонд напоминает, что для предоставления отчетности удаленно, организации необходимо визировать документы электронной подписью руководителя. Использование подписи лицом, не являющимся ее владельцем, недопустимо. Сведения, касающиеся персонифицированного пенсионного учета, относятся к персональным данным сотрудников. Поэтому их обработка и пересылка осуществляется в полном соответствии с законодательством об их защите.

На сайте ПФР также приведен список и контакты удостоверяющих центров, которые оказывают услуги изготовления и поддержки сертификата электронного ключа подписи руководителя, а также электронного обмена с ПФР. В частности, в списке представлены:

• АО «ЦентрИнформ» (система «Контур-Экстерн»);
• ООО «Компания Тензор» (система «СБиС++ Электронная отчетность»);
• ООО «Такском» (ПК «Спринтер»), и другие.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.