Примеры отчетов о проделанной работе Как составить отчет

Отчет о проделанной работе: зачем он нужен и как его составить

Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.

• Как написать заявление об оскорблении
• Дают ли больничный в платной клинике
• Повышение зарплаты медработникам
• Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
• Коды 10 и 21 в больничном листе

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Польза для руководителя

Единожды составив подробный и грамотный отчет, впоследствии можно пользоваться им, как шаблоном, для минимизации затрачиваемого на его составление служебного времени. Если в подчинении есть сотрудники, руководящие подотделами или структурными подразделениями основного направления, гораздо проще будет составить документ на основании обобщенного отчета каждого из них.

С точки зрения стратегического планирования и управления производством регулярная отчетность всех сфер организации обладает следующими плюсами:

• помогает в организации постоянного контроля за исполнением должностных обязанностей сотрудниками предприятия;
• путем сравнения отчетов разного периода времени позволяет беспристрастно анализировать достижения и недоработки как отдела целиком, так и отдельного сотрудника в частности;
• позволяет всесторонне оценить полноту принятия мер для достижения конкретного результата или степень стремления каждого сотрудника в выполнении поставленных задач;
• ведет к естественному поддержанию уровня трудовой дисциплины в рабочем коллективе и повышает обязательность отдельных категорий сотрудников;
• является хорошим показателем обоснованности или безосновательности оплаты труда всех категорий сотрудников, отделов, руководителей на местах;
• хорошо подходит для подготовки расчет-обоснования истребования финансовых средств на предстоящий календарный (финансовый, отчетный) период;
• для сотрудника составление грамотного отчета с отображением основной сути выполненных мероприятий без лишних подробностей может стать показателем способности грамотно и доступно излагать ход своих мыслей.

Требования к составу рабочего отчёта

1. Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
2. Достигнутый результат. (пример: «Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров»). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.
   • Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
   • Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
   • Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
   • При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
3. Время, затраченное на выполнение задачи. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.
   • Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Пример результата задачи

Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

• В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
• В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
• Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило — 07:19. В «Часы за свой счет» писать «00:41» плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
• Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
• В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
• Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Кому и для чего требуется отчетность о проделанной работе

На предприятиях и в организациях регулярная формализованная рабочая отчетность (РО) занятых является частью управления по задачам с помощью:

• планов;
• сообщений о выполненных заданиях;
• «обратной связи» руководителя, после анализа выполненного.

Цель формирования ежедневного, еженедельного отчета сотрудника о проделанной работе — контроль и оценка эффективности исполнителей. Особые формы применяются при реализации проектов, для нее характерна:

• многосубъектность исполнителя;
• отсутствие вертикальной подчиненности внутри организации между руководителем и проектной группой;
• этапность (не периодичность), соответствующая стадиям реализации проекта.

Ключевые принципы подготовки документов с перечнем выполненных заданий:

• регулярность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т. д.);
• соблюдение времени и даты подачи;
• детальность;
• электронный формат для анализа руководителем.

Выгоды от РО для руководителей:

• прозрачность действий каждого исполнителя по итогам дня, недели, месяца и т. д.;
• возможность отложенной и дистанционной проверки деятельности;
• экономия времени как руководителя, так и подчиненного за счет отсутствия многочасовых опросов.

Преимущества для подчиненных:

• непрерывный процесс получения знаний и опыта от руководителя;
• развитие профессиональных и личностных умений и навыков;
• возможность самооценки личной эффективности;
• понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю.

Форма отчета для удаленного исполнителя

Для этой категории занятых порядок, сроки и содержание РО указывают:

• в трудовом договоре с дистанционным сотрудником;
• в допсоглашении о переводе на такой формат занятости.

Отчет о проделанной работе

За период с «__» ___________ 20__ года по «__» ___________ 20__ года

На отчетный период передо мной стояли следующие задачи:

Не удалось выполнить:

План на следующую неделю:

Интервал формирования РО, форма документа никак не регламентируются законодательно. Периодичность и параметры утверждаются на конкретном предприятии (в организации), иногда фиксируются в ЛНА. Руководитель может обязать сотрудника сообщать о выполнении заданий раз в месяц, в неделю или даже каждый день — это зависит от сложности функционала и решения самого управленца. В документе указывают:

• Ф.И.О. сотрудника,
• должность;
• номер трудового договора;
• дату составления и период;
• описание выполненных заданий;
• результат;
• время, затраченное на решение задачи (если такую опцию оговорили заранее).

Набор элементов структуры зависит от отчетного периода. РО об офисной или удаленной занятости за день или неделю не обязательно содержит анализ и предложения. В ежемесячном или в годовом формате эти элементы желательно указывать.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий отчетный период (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

Подведём итоги

Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.

Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.

Можете также рассмотреть пример, указанный выше.

Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.