Прощальное письмо коллегам руководителю и коллективу при увольнении примеры

Пишем прощальное письмо коллегам и начальнику при увольнении

С увольнением может столкнуться каждый сотрудник. Кто-то просто нашел место получше, кто-то уезжает в другой город, кого-то сократили из-за сложной ситуации в компании, а кто-то достиг пенсионного возраста.

Причин для увольнения может быть много, но в любом случае корпоративная этика требует написания прощального письма. Поговорим о том, как и в какой форме можно попрощаться с коллегами и руководством.

Необходимо ли писать такое письмо на вашем рабочем месте

Прощальное письмо коллегам – формальный метод прощания и в большей степени рассчитанный для крупных компаний с большим количеством сотрудников и различных отделов, где далеко не все сотрудники имеют возможность для личного знакомства.

В таких случаях письмо публикуется на корпоративном блоге, размещается на информационной доске или зачитывается на общем собрании, в зависимости от должности человека и причины ухода.

Для небольших офисов и компаний, где работает не более 10-20 человек прощальное письмо необязательно и применяется скорее в качестве формальности при прощании, оставаясь на память для сотрудников. В небольшом коллективе Вы можете самостоятельно попрощаться с каждым сотрудником или устроить прощальную вечеринку.

В целом, все зависит от предпочтений и пожеланий увольняющегося сотрудника, традиций коллектива, наличия или отсутствия практики написания прощальных писем.

Как написать прощальное письмо

В таблице приведен образец письма с необходимой для коллег информацией.

Строгих правил для написания писем об уходе нет: они могут быть деловыми, дружескими или юмористическими.

Назовем главные ошибки прощального послания:

Ошибка 1. Отсутствие темы письма.

Будет серьезной ошибкой, если отправленное по электронной почте прощальное письмо будет без обозначения темы. Так оно рискует просто затеряться в потоке корреспонденции.

Самый простой и логичный вариант обозначения темы — «Прощальное письмо коллегам». Хотя, любой другой вариант тоже подойдет. Главное, чтобы благодаря правильно сформулированной теме письмо привлекло внимание его получателей.

Ошибка 2. Неверная формулировка начальной фразы

Другую распространенную ошибку при написании прощального письма мы совершаем в самом начале текста. Можно, конечно, начать письмо с фразы: «Я, Иванов Иван Иванович, менеджер отдела продаж…». Но подобное начало сразу вызывает ненужные ассоциации — такой формулировкой обычно начинаются объяснительные записки провинившихся сотрудников и исковые заявления в суд.

Может сложиться ощущение, что в прощальном письме вы хотите в чем-то признаться или повиниться, что не уместно в данных обстоятельствах. Поэтому, такой фразы желательно избегать. Нет необходимости обозначать таким образом свою должность и ФИО, так как получателю и без того понятно, от кого он получил письмо исходя из адреса электронной почты и вашей подписи в конце письма.

Ошибка 3. Неграмотное изложение текста.

Польза от прощального письма будет нулевой и даже отрицательной, если его текст написан безграмотно, с применением ненормативной лексики, сплошным текстом без абзацев и пробелов. Подобная ошибка допускается теми, кто не имеет опыта в написании подобных текстов и не считает необходимым тратить время на изучение правил. Такой текст трудно читается и плохо воспринимается, не говоря уже об общем впечатлении от такого послания.

Ошибка 4. Письмо слишком длинное или очень короткое.

Еще одна ошибка — слишком длинный или очень короткий текст письма. В первом случае есть риск, что письмо не будет прочитано целиком и будет выглядеть как попытка злоупотреблением временем получателя письма, то есть неуважением к нему. Короткий тест тоже может оставить негативный след у экс-коллег, если будет выглядеть как формальная отписка.

Ошибка 5. Излишняя персонифицированность.

Следующая ошибка: упоминание в тексте письма отдельных сотрудников, которым вы хотите выразить благодарность за что-либо или пожелать что-то на прощание. Чтобы не получить негативный обратный эффект от прощального письма, в его тексте придется упомянуть всех сослуживцев поименно. Это допустимо, если коллектив состоит из 3-5 человек и неприемлемо, если коллектив большой.

По возможности следует избегать излишнего внимания к отдельным персонам и никого не упоминать лично. Сотрудники, не попавшие в список особо упомянутых, могут счесть это оскорбительным для себя фактом: неужели у автора письма не нашлось в их адрес пары теплых слов?

Не можете обойтись без «перехода на личности»? Напишите конкретным лицам отдельные прощальные послания.

Прощальное письмо руководителю

Причины и цели написания прощального письма на имя руководителя компании диктуется теми же обстоятельствами, что и оформление письма коллегам. Однако некоторые акценты всё же следует расставить.

Дело в том, что не всякому увольняющемуся сотруднику с этической стороны удобно писать прощальное письмо на имя руководителя. Действительно, обращение рядового инженера к директору предприятия с коллективом из нескольких сотен или даже тысяч человек выглядит неуместным. И в то же время оформление такого прощального письма, например, начальником отдела кадров или главным специалистом является нормой деловой корпоративной этики.

Следующей особенностью оформления письма является возможность его влияния на мнение руководителя. Директор предприятия иногда, упустив какие-то детали или оказавшись под влиянием непосредственного окружения, может составить неправильное представление о своём подчинённом и в результате понизить его в должности или уволить. Именно в прощальном письме такой сотрудник может объяснить свои поступки и тем самым заставить начальника изменить своё решение. Поэтому форма письма руководителю в такой ситуации может коренным образом отличаться от обычного формального стиля, приближаясь скорее к форме служебной записки.

Я, Павленко Игорь Петрович, заместитель начальника цеха № 2, хочу попрощаться с Вами в связи с моим увольнением. Возможно, Вы меня вспомните, так как до вашего перехода на должность заместителя генерального директора мы неоднократно собирались вместе на технические совещания. Я помню, что вы всегда отличались скрупулёзностью и тщательностью в планировании производственных задач. К сожалению, ваш преемник, Сидоров В. Н., в отличие от Вас занимается планированием довольно поверхностно.

Так, неделю назад он вместо того, чтобы заранее подготовить заготовки для выпуска изделия 4/15, не сделал соответствующей заявки в цех №1, что привело к срыву сроков выполнения важного заказа. Это и послужило причиной моего увольнения по собственному желанию, так как Сидоров В. Н. всю вину за срыв заказа свалил на меня.

Однако вынужденно покидая очень интересную для меня работу, я всегда буду помнить нашу совместную и продуктивную работу в цехе.

С искренним уважением, Павленко Игорь Петрович.

Мой контактный телефон 99 999 99 99.

В любом случае обращаться в прощальном письме к руководителю необходимо со слова «уважаемый» и по имени-отчеству, тем самым подчёркивая своё уважение к нему. Особенно поощряются немногословность и чёткая логическая структура изложения.

Прощальное письмо при увольнении – своеобразное новшество корпоративной этики. Поскольку увольнительный процесс всегда несет некоторые огорчения и для увольняющегося, и для коллектива, послание коллегам разрядит обстановку и оставит о бывшем сотруднике положительные воспоминания.

Такое письмо – ритуал, который показывает не только уровень воспитания сотрудников, но и позволит сохранить связи, которые могут понадобиться в дальнейшем.

Правила этикета, если брать конкретно отношения на работе, подразумевают, что в маленьком коллективе, в котором чуть больше 5 человек, лучше обойтись прощанием и напутствием лично, на словах. В крупных организациях, например, школе, трудно попрощаться со всеми лично, а обидеть никого не хочется. Кроме того, в последнее время даже в маленьких организациях используют именно письма, которые служат неким дружественным жестом.

Поэтому и были придуманы прощания. Никакого конкретного образца прощального письма коллегам при увольнении не существует. Обычно стиль выбирают по ситуации:

• официальный;
• дружеский;
• шуточный.

Выбор стиля зависит от отношений, сложившихся на работе. Если это шуточные напутствия, лучше использовать несколько стикеров веселой расцветки и прикрепить на дверь каждого кабинета, если официальное – лучше отправить рассылку по внутренней почте.

Правила написания

Несмотря на то, что письмо пишется в свободной форме, не стоит забывать о некоторых правилах, которые необходимы именно при рассылке по и-мейл. Например, некоторые нюансы предотвратят удаление письма без прочтения.

1. В окошке «тема» следует вписать фамилию, имя при желании, и должность, которую занимал сотрудник до того, как собрался уволиться. Таким образом адресату будет сразу понятно, от кого письмо.
2. В самом начале необходимо рассказать о том, что сотрудник собрался увольняться. При этом не обязательно указывать причину поступка. Можно ограничиться сдержанной информацией о том, что на данное время другой вариант в профессии лучше и заявление об увольнении – единственно возможный вариант.
3. Затем нужно поблагодарить тех, с кем работал уволенный. При этом не просто сказать «спасибо», но описать ту поддержку, которую оказывали коллеги на протяжении всего периода работы, написать о том, чего он достиг в коллективе.
4. Напутствие. Можно пожелать успехов в карьере в общем, можно пожелать чего-то конкретного каждому.
5. Представить того, кто будет работать вместо уволенного, если таковой имеется. Ему можно отдельно посвятить абзац послания, где рассказать о тонкостях работы.

Заканчивают письмо тем, что пишут о желании общаться и далее. Тут есть некоторые нюансы – если желания на самом деле нет, контакты оставлять не нужно, однако о сотруднике все равно останется хорошее впечатление. Если же бывший работник действительно хочет поддерживать связи, лучше оставить новые контакты, если они изменились.

Важно! Ни в коем случае нельзя хвастаться и писать что-то вроде «Прощайте, неудачники, я отправляюсь вверх по карьерной лестнице». Даже если это шутка, некоторые могут ее не понять.

Нужно ли прощаться с начальником?

Начальник иногда несколько отстранен от атмосферы в коллективе, но написать ему послание все-таки нужно.

Для руководителя нет особых различий в форме прощания. Единственное, что необходимо учитывать, лучше выбрать официальный стиль повествования.

Обязательно нужно упомянуть, что начальник – настоящий наставник, умеющий создать необходимые условия для работы. Даже если уволиться пришлось по инициативе работодателя , писать об этом не нужно. Следует кратко рассказать, чего добился работник на этом месте работы.

В первом предложении следует обратиться к начальнику по имени и отчеству и обязательно применить «уважаемый». Обращение по имени всегда выигрышный вариант поведения в любой ситуации.

Нюанс! Иногда именно в письме начальству можно исправить ситуацию с увольнением, если в нем виноват сотрудник. Можно попросить прощения, объяснить ситуацию, в которой пришлось нарушить условия контракта. В 34% случаев после таких писем уволенного восстанавливают в должности .

Прощание с коллективом

Прощальное письмо коллегам при увольнении написать намного легче, чем начальству. Тут не обязательно сдерживаться, если отношения сложились теплые.

Рассказывая о том, что уволенному будет не хватать такого хорошего коллектива, можно некоторых особенно выделить, например, поблагодарить секретаря за вкусный кофе или уборщицу за чистый пол.

Обращение к сотрудникам.

Послание в стихотворной форме.

Прощание с коллективом.

Послание перед уходом.

Пожелания в стихах.

Возможно оформление в стихах или прозе.

Напомнить о себе еще раз можно короткими записками, оставленными на рабочих столах у коллег.

А каким должно быть письмо, если увольняется именно начальник? В таком послании может быть некая доля юмора, но основной стиль должен быть официальным.

Обращение от руководителя.

Однако, если отношения между руководителем и подчиненными теплые и хорошие, можно использовать и любой другой вариант написания, включая неформальный.

Для справки! Если хочется отправить прощание клиентам, то его лучше оформить официально, в нем необходимо указать контакты нового сотрудника и на всякий случай оставить собственные.

Письмо от коллег

Можно пойти обратным путем и поддержать коллегу, который решил уволиться и написать прощальное письмо уже ему. Можно придумать оформить коллективное послание, а можно отправить его от кого-то лично.

Пример обращения от сослуживцев.

Письмо ничем не отличается от других прощальных писем, только восхваляют уже самого увольняющегося. Сотруднику будет приятно видеть небезразличное отношение со стороны коллектива, это придаст ему сил к новым свершениям. А для коллектива, для каждого из коллег, это шанс получить более престижную должность в новой организации, если увольняющийся переходит на другое предприятие с повышением.

Кроме этого, сотрудники с прошлой работы могут поддержать бывшего работника на новом месте работы, ответив ему на его прощание. Ответ так же, как и прощания, пишется в свободной форме.

Увольнение в любом случае приносит с собой грусть. Прощальные письма – это способ поддержать и немного повеселить сотрудников, а главное — шанс уйти достойно и оставить о себе теплые воспоминания.

Каждый руководитель, каким бы строгим он ни был, лично переживает уход сотрудника – вне зависимости от причин. Если у уволившегося остались хорошие отношения с директором, ему можно прибегнуть к написанию прощального сообщения в классической форме без фамильярностей и прочих запрещенных моментов.

Отказаться от затеи следует в том случае, если увольнение сопровождалось скандалом. В этом случае работник может только усугубить ситуацию, особенно если составит текст таким образом, что получится двоякое восприятие. Также не стоит оставлять гневное письмо, поскольку директор, обидевшись, может серьезно испортить карьеру бывшего работника. Он попросту оповестит всех знакомых руководителей компаний о сложном характере человека, отчего они будут отказываться сотрудничать с ним.

Прощальное письмо коллегам при увольнении должно быть приветливым и добрым. Если подобного рода текст не получается, лучше отказаться от затеи вовсе.