Референт кто это такой чем занимается особенности профессии

Профессия секретарь

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Референт

Референтом является сотрудник компании, который выполняет обязанности непосредственного помощника руководителя.

Содержание:

• История профессии
• Особенности профессии
• Обязанности
• Важные качества
• Навыки и знания
• Перспективы и карьера
• Обучение

История профессии

Профессия референт имеет древние корни. Она возникла еще в период существования Древнего Рима. На тот момент секретарями знатных особ являлись их доверенные лица.

Представители данной профессии могли сосредотачивать в своих руках огромную власть, и пользовались огромным уважением. При этом их услуги щедро оплачивались. Изначально должность личного помощника занимали исключительно представители сильного пола. Только в конце XIX века женщины получили право занять место секретаря.

На сегодняшний день референты не только занимаются делопроизводством и работают с базами данных, но и координируют связь между отделами компании и обеспечивают комфортные условия работы для своего непосредственного руководителя.

Особенности профессии

Должность референта способна стать для начинающих специалистов отличным стартом при продвижении по карьерной лестнице в дальнейшем. Она дает возможность изучить основы работы с документацией, научиться составлять приказы и протоколы, общаться с посетителями.

Идентичная профессия: Секретарь

Среди достоинств указанной профессии уместно выделить следующее:

• востребованность;
• опыт общения с людьми;
• развитие умения принимать верные решения;
• возможность завести полезные знакомства;
• работа с офисной документацией дает ценный опыт для будущей карьеры в иных сферах деятельности.

Недостатками профессии являются ненормированный график, и потребность появляться на рабочем месте в выходной (в ряде случаев). Референт должен прибыть на рабочее место раньше руководителя, чтобы подготовить краткий отчет с указанием предстоящих встреч. Специалист вынужден ежедневно общаться со многими посетителями, что пришли на прием к руководителю. Нередко приходится выслушивать критику в свой адрес со стороны начальника, если результаты проделанной референтом работы не соответствуют заявленным требованиям.

Профессия референт не подходит людям с ярко выраженными физическими дефектами, психическими расстройствами или заболеваниями опорно-двигательного аппарата и нервной системы.

Обязанности

Должностные обязанности личного помощника включают в себя следующее:

• ведение делопроизводства;
• планирование рабочего графика своего начальника;
• организация приема посетителей;
• распределение корреспонденции;
• подбор материалов для последующего их изучения руководителем;
• составление отчетов;
• подготовка к проведению переговоров с партнерами компании;
• участие в подготовке совещаний ― сбор нужных материалов, оповещение всех участников о времени и месте проведения;
• работа с базой данных;
• прием и отправка факсов;
• бронирование билетов, гостиничных номеров для начальника и других сотрудников компании в случае предстоящей командировки;
• решение хозяйственных вопросов (контроль над исправностью офисной техники, наличие канцтоваров и пр.).

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать референт:

• ответственность;
• аккуратность;
• дисциплинированность;
• отличная память;
• внимательность;
• пунктуальность;
• коммуникабельность;
• стрессоустойчивость;
• уверенность в себе;
• наличие организаторских способностей;
• грамотная речь;
• вежливость;
• работоспособность;
• презентабельный внешний вид.

Навыки и знания

Референт ― это специалист, в работе которому необходимы навыки работы на компьютере и оргтехнике, знание офисных программ, высокая скорость печати. Он должен владеть иностранным языком, а также ― знать азы психологии общения, этики и эстетики.

Перспективы и карьера

Местом работы референта являются офисы, фирмы и предприятия разного направления деятельности и любых форм собственности.

Референт ― это профессия, что предусматривает продвижение по карьерной лестнице путем перевода в другой отдел организации. При этом специалист должен получить профильное образование, что соответствует отрасли деятельности компании.

Обучение

Для того чтобы занять указанную должность, достаточно окончить специальные курсы секретарей-референтов. Усовершенствовать навыки владения офисной техникой можно на курсах обучения офис приложений для ПК.

Личностные качества специалиста

Естественно, что данная профессия имеет свои требования, соответствие которым поможет не только найти свое место, но и удержаться в ней. Прежде всего, это относится к личностным характеристикам.

Такой специалист должен быть:

• внимательным;
• аккуратным;
• исполнительным;
• дисциплинированным;
• пунктуальным;
• ответственным;
• надежным.

Естественно, что растерянные люди, имеющие взрывной, эмоциональный и несдержанный характер просто надолго не задержатся. Кроме того, не помешает высокая стрессоустойчивость, что позволит выдерживать сложные и конфликтные ситуации, при этом с честью выходя из них победителем. Хорошо в этом поможет крепкая нервная система, а также устойчивая психика.

Очень часто в помощь референту, понадобится умение улыбаться в любых ситуациях, умение улаживать даже самые сложные конфликтные ситуации.

Как правило, обучение этой специальности не требуется, так как найти нужную специальность очень сложно. Однако такой человек должен постоянно учиться и самосовершенствоваться, чтобы соответствовать действующим требованиям.

Приветствуются люди, всесторонне развитые, имеющие специальность делопроизводство, юристы, психологи. Это поможет им не только самоорганизовываться, но и помогать другим настраиваться на рабочий лад.

Хороший специалист должен уметь быстро разобраться с направлением деятельности компании, познакомиться с коллегами и с людьми, с которыми ему придется контактировать во время работы. В этом поможет знание основ психологии и даже этикета. Именно по этой причине стоит внимательно изучить все существующие плюсы и минусы. И если плюс – хорошая зарплата и возможность завести полезные знакомства, то минусов будет значительно больше, ведь работа относится к разряду нервных и стрессовых.