Требования к помещению архива Основные правила работы архивов организаций

Требования к зданиям и помещениям архивов

В соответствии с «Основными Правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, к зданиям и помещениям архивов предъявляются следующие правила.

Для размещения архива используются специально устроенные или приспособленные для хранения документов здания или отдельные помещения зданий.

В случае отсутствия специальных помещений для архивного хранения документации организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. После проведения экспертизы устанавливается пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем. Результаты экспертизы оформляются соответствующим актом.

Требования

Их устанавливают следующие законодательные акты, нормы пожарной безопасности, обеспечивающие регламенты, методики ее обеспечения в помещениях, объектах хранения, где систематизировано накапливается, учитывается, обрабатывается ценная отчетная документация длительного срока сохранности, которая может быть затребована, выдана при возникновении такой необходимости:

• «Технический регламент о требованиях ПБ».
• СНиП 21-01-97* – о ПБ всех строительных объектов.
• СП 118.13330.2012* – об общественных зданиях, которыми являются здания государственных, муниципальных архивов, а также в которых находится большинство архивов организаций, учреждений.
• СП 7.13130.2013, о системах противодымной защиты, в том числе системах дымоудаления с принудительным инициированием.
• СП 31.13330.2012, СП 10.13130.2020 – обо всех видах противопожарного водоснабжения объектов архивного хранения.
• СП 1.13130.2020 – об эвакуационных путях, выходах.
• СП 3.13130.2009 – о создании СОУЭ.
• Разделы 4.2, 4.4 «Основных правил работы архивов организаций».

В последнем нормативно-методическом документе руководители промышленных предприятий, частных, общественных организаций; лица, по должностным обязанностям отвечающие за ведение архива, а также ответственные за пожарную безопасность могут узнать много полезной информации, например:

• В организации, на предприятии размещение архива осуществляется в специально спроектированном, возведенном здании, или приспособленном в соответствии со строительными, противопожарными, санитарными нормами строении, или в отдельных помещениях в административных зданиях.
• Обследование приспособленных объектов проводится комиссией во главе с ведущими специалистами эксплуатационных, инженерных служб организации, с приглашением представителей государственных надзорных органов, по результатам которого составляется соответствующий акт.
• Он подтверждает пригодность строения, группы помещений по прочности, пределу стойкости к огню строительных конструкций, ограждающих/выделяющих их; наличию систем отопления вентиляции; а также по технической охранной, противопожарной укрепленности.
• К последним параметрам относятся прежде всего двери в архив, к которым актуальны как требования к противопожарным дверям, так и к характеристикам противопожарных замков по взломостойкости, изложенных в заводской технической документации, сертификатах пожарной безопасности на товарные изделия.
• Главные требования противопожарных норм – помещение архива должно быть выгорожено, отделено от смежных помещений по горизонтали/вертикали противопожарными стенами, перекрытиями, перегородками; оснащено охранно-пожарной сигнализацией с датчиками дыма, огнетушителями, установками тушения пожаров.
• Группа помещений архива должна иметь запасной выход, в них недопустима прокладка магистралей газоводоснабжения; электропроводка выполняется скрыто с выносом общей отключающей аппаратуры наружу.
• Установка стеллажей проводится перпендикулярно стенам с окнами, без соприкосновения с наружными стенами, радиаторами отопления; согласно следующим нормам расстановки: главный проход между рядами стеллажей – 1, 2 м, проходы между стеллажами, а также между ними и стенами – 0, 75 м.
• Штепсельные розетки должны обеспечивать герметичность, переносная электроаппаратура иметь резиновую оболочку шнуров питания.
• Стационарные системы пожаротушения зданий, помещений должны заправляться нейтральными, безопасными для хранящейся документации огнетушащими веществами.
• Запрещается использование источников открытого огня, любых нагревательных приборов.

Проведение электрогазосварочных ремонтно-монтажных работ необходимо организовывать с обязательным оформлением наряда-допуска на выполнение огневых работ, при строжайшем соблюдении мер безопасности; с проведением целевого инструктажа по пожарной безопасности с сотрудниками архива, охраны.

Где нельзя разместить архив

Рассмотрим, где в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также какими должны быть условия хранения документов.

Здание и помещение

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Размещение архива не допускается:

• в ветхих строениях;
• деревянных постройках;
• зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями;
• зданиях с печным отоплением;
• в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

Оснащение архивного хранилища документов

Архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

• обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;
• поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;
• производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
• отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища (п. 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН (утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009)) должна быть менее 2,25 м и не выше 4 м.

Запрещается применять в архиве огонь, нагревательные приборы, размещать посторонние объекты.

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях согласно составленному акту организация осуществляет размещение архива.

Управление архивами: проблемы и их решение

Проблема создания архивов стоит перед человечеством едва ли не с момента зарождения письменности. Значимость хранящейся информации во все времена была велика. Именно поэтому главным хранителем Александрийской библиотеки являлся не кто-нибудь, а непосредственно наследник египетского престола. Для Архимеда даже в смертный час не было ничего важнее его чертежей. Во времена правления последних Рюриковичей для хранения архивов использовались даже башни Кремля.

Прошли века, но и в наше время проблема архивов не утратила актуальность. Более того, она приобрела воистину циклопический масштаб, ведь сегодня количество генерируемой документации совершенно несопоставимо с прошлыми веками.

Проблемы управления архивами

Эти проблемы можно разделить на несколько блоков.

Нехватка места при традиционном способе хранения документов. Любая организация непрерывно создает новые и новые бумажные документы, значительная часть которых подлежит длительному хранению. Это обусловлено либо нормативно-законодательным регулированием, либо непосредственно нуждами организации. Постоянно встает проблема расширения пространства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, освещенности. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, которые потом невозможно будет восстановить. Между тем, некоторые из них приходится хранить до 75 лет.

Нормативное регулирование и методология. В этом вопросе важную роль играет вопрос определения ценности документов: внешней и внутренней. Внешняя ценность регламентируется законодательными нормами. Внутренняя – нуждами самой компании. К примеру, закон предписывает хранить некоторые виды документации (по станкам, оборудованию, техническим процессам и т.д.) в течение 10 лет, в то время как реально они могут понадобиться в течение 60 лет и больше. По этой причине компаниям приходится самостоятельно определять, какие документы следует хранить дольше положенного законом времени.

На некоторых крупных металлургических предприятиях до сих пор работают производственные элементы времен ГДР (мартеновские печи и др.). Для их техобслуживания и реконструкции нужна документация, которую приходится хранить.

Проблема оценки внутренней значимости документов также особенно актуальна на предприятиях, которые являются источниками комплектования государственных архивов. В основном это организации, имеющие важное историческое значение.

Проблема нехватки квалифицированных кадров. Провести правильную экспертизу документов с точки зрения их ценности для предприятия могут очень немногие специалисты. Для этого необходимо сформировать экспертную комиссию с привлечением высококлассных специалистов (главный инженер, главный технолог и др.). Только они могут принять взвешенное решение, может ли понадобиться подлежащая списанию документация. Между тем, такие специалисты обычно бывают заняты другими важными делами, и участие в комиссии надолго отвлечет их от непосредственных обязанностей.

Защита информации. Эта проблема актуальна для высокотехнологичных производств, владеющих теми или иными ноу-хау. Большинство хранителей архивов на таких предприятиях получают очень невысокую зарплату, что заставляет принимать всерьез человеческий фактор. Каким бы ни был документ по важности, он все равно попадает к рядовому архивариусу, а от него технологические новинки могут перейти к конкурентам.

Не следует забывать и о нормах хранения документации, при несоблюдении которых юридически значимые бумаги могут утратить свою силу (от выцветшей подписи до полного уничтожения). При малейшем несоблюдении процедуры хранения весь фонд документов может стать «пустым». А практика показывает, что под архивы выделяют не лучшие помещения по остаточному принципу, так что вероятность потерять нужные бумаги из-за ненадлежащего хранения очень велика.

Проблема уничтожения. При огромных объемах документов каждый год нужно проводить их списание с последующим уничтожением по процедурам, регламентируемым ГОСТами и внутренними политиками. Для такого уничтожения нужно либо нанимать специальную компанию, либо организовывать вывоз документации и доставку уполномоченного наблюдателя на полигон. Кроме того, сжигание документов наносит вред окружающей среде.

Решение проблем

Единственным решением вышеперечисленных проблем является переход на электронные архивы. Он предоставляет ряд неоспоримых преимуществ. Да, архив по-прежнему будет комбинированным, ведь далеко не все документы можно хранить в электронном виде, но острота проблемы значительно уменьшится.

Для наилучшей организации и управления такими архивами разумнее всего применять непрерывные системы замкнутого цикла, где документы изначально создаются в электронном формате, проходят свой жизненный цикл и в том же виде поступают в архив.

Одним из лидеров электронного архивирования является СЭД Directum. Использование этой системы уже сейчас позволяет не выводить на бумагу значительную часть документов. Это может быть служебная и внешняя переписка. При правильном внутреннем регламентировании 90% организационно-распорядительных документов также могут создаваться и храниться в электронном виде.

В перспективе при дальнейшем развитии в России юридически значимого документооборота Directum обеспечит создание, управление и хранение всей договорной и бухгалтерской документации. Поддерживая применение электронно-цифровой подписи, система Directum помогает обеспечить централизованное хранение документов с обеспечением сохранения их юридической значимости. На базе Directum предусмотрено создание номенклатуры дел – основной инструкции, определяющей сроки хранения документов в архиве, а также позволяющей проводить их систематизацию и управлять фондами. Кроме того, на базе системы возможно формирование критериев для автоматического определения ценности документов, что в значительной степени облегчит работу по их периодической экспертизе, сократит риски предприятий и организаций по утрате важных для бизнеса сведений.

Неоспоримым преимуществом электронного архива, помимо значительной экономии физического пространства, является возможность защиты отдельных массивов документов и разграничение прав доступа к ним. Так, в частности, система Directum позволяет закрыть доступ к определенным сведениям, обеспечивая тем самым их конфиденциальное хранение. Дополнительным плюсом электронного архива является возможность его экстерриториального распределения для резервного копирования. Даже если с основным сервером что-то произойдет, резервный архив останется.

Дополнительным плюсом и стимулом к развитию электронного хранения документов являются значительные подвижки в части нормативного регулирования электронных архивов. В частности, изменения, касающиеся основных правил работы архивов организации.

Подытоживая все вышесказанное, мы должны констатировать тот факт, что не только ближайшее будущее, но и фактическое настоящее требует от всех организаций, в особенности от крупных предприятий и холдингов, начала незамедлительных работ по созданию и совершенствованию электронных архивов и максимальному сокращению бумажного документооборота и, как следствие, уменьшению количества хранимых бумажных носителей.

Вопросы?

На них ответит Артем Тропин, аналитик группы внедрений СЭД/ECM компании Softline, Artem.Tropin@softline.com

1.2. Виды архивов

1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

1.2.2. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

архив документации на электронных носителях.

1.2.3. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Особенности хранения архивных материалов требуют размещения их в специально приспособленных помещениях, которые предварительно обследуются представителями различных технических служб.

Пожарная безопасность помещений архива определяется:

1. пределом огнестойкости строительных конструкций;
2. наличием отопительной и вентиляционной систем;
3. прочностью дверей и замков;
4. наличием охранной сигнализации и средств пожаротушения;
5. герметичностью штепсельных розеток.

Архивные помещения отделяются от остальной части здания противопожарной стеной и оборудуются запасным выходом. Внутри них не допускается установка газо- и водопропроводов, выполняется скрытая электропроводка, а общий рубильник выносится наружу.

Требования пожарной безопасности к архивам организации содержат также запрет:

• на отделку стен агрессивными материалами;
• ремонтные работы без специального допуска и применения мер защиты;
• использование нагревательных элементов или открытых источников огня;
• содержание легковоспламеняющихся веществ.

Специальные правила

С учетом ценности хранящейся в них информации установлены Специальные правила пожарной безопасности государственных архивов.

В них прописаны еще более высокие требования к специализированным сооружениям:

1. обеспечение свободного проезда ко всем его запасным выходам и лестницам;
2. доступность подземных гидрантов пожарного водоснабжения в любое время;
3. техническая исправность всех установленных средств противопожарной защиты;
4. организация круглосуточного дежурства на пожарном посту, где находятся системы сигнализации и средства пожаротушения.

Кроме того, нормы пожарной безопасности архива требуют:

• чтобы все деревянные конструкции в здании имели пропитку огнезащитным составом, которая регулярно обновляется;
• обработанные элементы проверялись дважды в год;
• щели или проемы в перегородках, в местах прокладки коммуникаций были заделаны огнезащитными материалами.

Правила хранения документов в архивах

Пожарная безопасность в архиве обеспечивается комплексом мер, включающих:

1. их рациональное размещение;
2. поддержание оптимального светового режима;
3. контроль показателей уровня освещенности, температуры и влажности;
4. оборудование охранной сигнализацией.

Требования пожарной безопасности к архивам регламентируют правила установки стеллажей:

• они должны располагаться под прямым углом к тем стенам, где расположены оконные проемы, и не ближе, чем на 0,75 м;
• находиться на расстоянии минимум 0,5 м — от лампочек и 0,6 м — от пожарных извещателей;
• не касаться наружных стен и радиаторов отопления;
• между стеллажами допускается стандартный проход, равный 0,75 м;
• между рядами должен оставаться главный проход шириной 1,2 м;
• поперечные проходы – иметь ширину не меньше 0,8 м;
• стеллажи должны изготавливаться из металла;
• допускается временное использование деревянных конструкций при условии обработки их огнестойкими составами;
• разрешается установка вспомогательного оборудования в виде металлических шкафов или боксов с перегородками.

Согласно инструкции о мерах пожарной безопасности в архивах, на входе в помещение вывешивается табличка, на которой указаны фамилия ответственного за соблюдение пожарной безопасности сотрудника, а также номер телефона соответствующей службы.

Работники архива должны:

1. пройти противопожарный инструктаж;
2. уметь применять огнетушитель;
3. пользоваться пожарным краном;
4. разбираться в пожарных знаках;
5. знать о месте расположения установок для тушения возгораний.

Системы пожаротушения в архивах

Основная часть хранящихся в архиве материалов выполнена на бумажном или полимерном носителе. Поэтому пожарная безопасность в архиве особенно важна.

Для выбора средств пожаротушения руководствуются критериями:

• эффективности действия;
• безопасности для людей и архивных материалов;
• экологической безопасности;
• стоимости средства.

Все архивные помещения, независимо от их площади, должны быть оснащены автоматическими установками пожаротушения (АУП). Огнетушащее вещество (ОТВ), которое в них используется, должно обладать нейтральным действием по отношению к бумаге и полимерным пленкам, но эффективно справляться с тушением плотных бумажных пачек и пленок.

Эти требования делают неприменимыми:

1. водяные установки, вызывающие набухание бумаги, растворение краски, проникновение процессов разрушения далеко внутрь;
2. порошковые системы, которые, будучи химически активными веществами, вызывают разрушение материалов;
3. аэрозольные – могут стать источником дополнительного очага возгорания, так как на выходе дают высокую температуру.

Оптимальным выбором считаются установки газового пожаротушения. В них используются углекислый газ, аргон, азот, которые безвредны в течение первых минут. Поэтому газовые установки могут использоваться еще до начала эвакуации людей из помещения.

Их отличают и другие преимущества:

• они эффективно справляются даже с тлеющими очагами;
• не наносят вред хранящимся материалам;
• экологически безопасны;
• компактны и доступны по стоимости;
• просты в применении.

Действия сотрудников при пожаре

С сотрудниками архивных служб дважды в год должны проводиться учебные занятия по эвакуации в экстренной ситуации. При возникновении возгорания в здании они должны действовать согласно инструкции по пожарной безопасности в помещении архива, не поддаваясь панике.

После сигнала автоматических звуковых извещателей сотрудники должны выполнить определенный алгоритм действий:

1. отключить электроснабжение в помещениях;
2. сразу же начать эвакуацию.

Сотрудник, обнаруживший признаки возгорания, обязан:

• сразу же сообщить о нем в пожарную службу;
• позвонить сотрудникам охраны; до их прибытия приступить к тушению возгорания, используя имеющиеся средства;
• при сильном воспламенении следует срочно покинуть помещение, используя эвакуационные пути.

Определен и порядок действий должностного лица после прибытия на место пожара:

1. он организует немедленную эвакуацию людей, согласно утвержденному плану;
2. обеспечивает помощь для беспрепятственного подъезда пожарных установок к зданию;
3. руководит действиями по ликвидации пожара до приезда специализированной службы;
4. проводит проверку систем пожаротушения и дымоудаления;
5. организует меры по обеспечению эвакуации и сохранности ценных материалов;
6. проверяет соблюдение мер безопасности в отношении работников, оказывающих помощь в пожаротушении;
7. после прибытия специализированного подразделения должен оказывать помощь в выполнении указаний их руководителя.

Заключение

Несомненно, пожарная безопасность в архиве может быть обеспечена только комплексными мерами. Анализ факторов, повышающих вероятность возникновения пожаров, свидетельствует о недостаточной защищенности архивных помещений и необходимости дальнейших научно-экспериментальных разработок в этой области.

Видео: Пожарные учения в государственном архиве кинофотодокументов

Основные требования к системам пожаротушения

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении. При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей. Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма. По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения. Из всех используемых средств пожаротушения максимальное предпочтение всегда будет отдаваться устройствам, обеспечивающим наиболее безопасное воздействие на документацию, хранящуюся в помещении. Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.